2017-02-09

WorkDo_FAQ

常見問題

帳號、通知...各種常見使用問題幫你快速解答

10 個你會想知道的常見問題

註冊好您的 WorkDo 帳號並登入後,不知道從哪下手開始運用 WorkDo 嗎?別急,其實,就只需要依序完成 5 大簡單的設定步驟:建立公司 > 讓同仁加入 > 設定好公司層級的管理人員 > 決定要用的工具以及誰可以用 > 設定好每個工具裡的使用規則
 
沒錯,從成立公司到設定公司內部的制度與規則,我們幫您把整間公司營運的真實情況都搬進了 WorkDo。這篇不藏私,同步奉上每一個設定步驟的詳細教學文連結,更提供了整份的教學文件供您下載,現在就開始 WorkDo!

開始 WorkDo 的 5 大步驟
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員公司管理員
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 建立公司
註冊好 WorkDo 帳號後,在 WorkDo 開始的第一件事就是必須在 WorkDo 建立您的公司,才能往下一個步驟把公司員工拉進這間公司,一起使用即時通訊、檔案共享、任務管理、企業管理等相關日常工作必備工具。
 
如何在 WorkDo 上建立您的公司?
 
22_通知設定_01_入口  快速入門-導入管理篇-建立無網域公司-01

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STEP 2 │ 請同仁加入您建立好的 WorkDo 公司
在這個步驟裡,可以直接請所有同事都主動加入或由公司管理員邀請他們加入,也可以分下列階段加入。

  • 初期導入測試:建議邀請至少 1~3 位同仁一起測試研究,分別擔任公司管理員、工具管理員、主管及一般員工。
  • 正式使用:邀請未加入同仁都加入,新加入的同仁若有需要擔任公司管理員或工具管理員,再請重複 STEP 3~4 完成設定。

 
如何請其他同事加入公司?
 
快速入門-導入管理篇-邀請加入-有網域信箱-01  快速入門-導入管理篇-邀請加入-無網域信箱-01

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STEP 3 │ 設定公司管理員
當您在 WorkDo 裡建立了您的公司,系統將預設您為公司擁有者,您可以設定其他已加入公司的同事為共同的公司管理員,一起管理公司介紹、邀請設定、啟用工具、員工是否可建立私密群組、員工顯示暱稱、付款資訊等相關設定,建議由行政管理部門或資訊人員擔任。
 
如何新增或移除公司 / 群組 / 好友的管理員?
 
快速入門-導入管理篇-新增公司管理員-03

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STEP 4 │ 啟用工具 & 設定進階隨選工具的使用權限
一如公司營運,要讓總務、人資、業務、會計等專業人員掌管各自的相關資料,要讓主管可輕鬆調閱管轄團隊的部分資料,也要確保一般員工不會看到其他人的各項隱私資料, WorkDo 因應設計了不同工具有不同使用權限!在這個步驟裡,設定好每位同事在每個要使用的工具裡的權限,一般員工或管理者看到的資料就會正確無誤。
 
啟用或停用特定工具?
找不到設定功能?請設定工具使用權限
 
快速入門-導入管理篇-啟用工具-設定權限-03

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STEP 5 │ 各別設定所有進階隨選工具
每家公司的用語和規則不太一樣,WorkDo 提供了極大的彈性讓您可以自己決定每個工具的使用規則,在這最後一個步驟裡,到每個工具裡訂好相關規定,才能確保所有資料的正確性。
 
快速入門-進階工具篇-工具設定-01

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小提醒
  • 使用權限雖然標示只有管理員可使用,要強調的是所有 WorkDo 使用者都可以開始在 WorkDo 上建立公司(也就是 STEP 1),一旦建立了公司,就只有公司管理員可繼續完成後續的 4 個步驟
  • 完成這 5 大必要設定步驟,就可開始 WorkDo,但 WorkDo 還有更多更精細的設定,想要一次看手把手步驟教學嗎?

下載 STEP 1~4 教學文件 下載 STEP 5 教學文件

 

快捷門行事曆幫您整合了各層級中所有活動、任務、投票等待辦事項及人事工具中的公司行事曆,等於就是您個人專屬的行事曆,想要把 WorkDo 行事曆整合到您現有的行事曆軟體中嗎?
 
只要在 WorkDo 公司設定中開啟『行事曆訂閱』功能,就可取得專屬於您的快捷門行事曆訂閱連結,再複製貼上到您常用的外部行事曆軟體中,輕鬆訂閱成功!

 

訂閱公司的快捷門行事曆
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  • 網頁版
    進入公司 > 點擊小齒輪圖示進入公司設定 > 行事曆訂閱 > 點擊後顯示藍色 V 圖示 > 複製連結 > 貼上您的行事曆軟體中
  • 手機版
    進入公司 > 公司設定 > 點擊個人頭像暱稱區塊 > 行事曆訂閱 > 點擊後顯示藍色 V 圖示,表示已開啟訂閱 > 複製連結 > 貼上您的行事曆軟體中

 

小提醒
  • iPhone 使用者於開啟訂閱後,畫面上將有『訂閱』功能,點擊後,系統將自動把訂閱連結貼進 iPhone 內建的行事曆軟體,您可直接到該軟體中確認『WorkDo-公司名稱』相關待辦事項。
  • 若您於 WorkDo 中加入了多家公司且須訂閱多份行事曆時,請分別切換進入公司,再於該公司設定中取得訂閱連結。
  • 每個外部行事曆軟體的訂閱方式不盡相同,欲確認您所使用的外部行事曆如何貼上訂閱連結,請查詢該軟體的使用規範。
  • 每個外部行事曆軟體的即時同步時間不盡相同,可能會有延遲顯示 WorkDo 行事曆的狀況;欲確認您所使用的外部行事曆軟體更新頻率,請查詢該軟體的使用規範。
  • 當您於外部行事曆軟體訂閱了 WorkDo 行事曆,若日後您於 WorkDo 停用或更新了訂閱連結,原本已訂閱的外部行事曆軟體將停止更新,重新訂閱即可恢復。

WorkDo 的計費制度其實很簡單,是採公司成員人數計費。您可以想像成在 WorkDo 裡購買固定座位使用費,只要您選擇好使用方案,第一次收費是根據您在 WorkDo 裡現有的公司人數收取座位數的使用費。
 
在下一次付款日之前,有人離職了,只要在付款日之前有任何新人補進來,都可以補滿原本已購買的座位數,不會加收費用;一旦加進來的人數超過原本的座位數,位子不夠用了,沒關係,新人們還是可以先使用,系統會自動在下一次付款日依照您選擇的月付制 / 年付制來加收這些新人們的使用費。
 
我們來多說一些實例,看看月付制 / 年付制這二種不同計費週期是如何計算費用。


 

01 │ 月付制

我們會自付款日起於每月同付款日日期當天確認 WorkDo 裡的公司成員總人數,並依成員總人數收取費用。
從下面例子您會發現,如果公司員工來來去去較頻繁,員工流動率是較高的,月付制的計費週期是相對適合您的。

您可能會想知道的月付制實例
  • 第 1 期計費 │ 月付制尊榮方案,首購日:2020 年 05 月 15 日(系統自動檢核成員人數並收費的日期將為每月 15 日)
    首購人數 │ WorkDo 裡的公司成員總人數 10 人
    費用計算 │ 10 人 x 月付制每人每月的尊榮方案費用 $90 = $900
  •  

  • 第 2 期計費 │ 付款日:2020 年 06 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 05 月 20 日 5 位新成員加入
    當次費用計算 │ 15 人 x 月付制每人每月的尊榮方案費用 $90 = $1350
  •  

  • 第 3 期計費 │ 付款日:2020 年 07 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 06 月 25 日 3 位成員離職
    當次費用計算 │ 12 人 x 月付制每人每月的尊榮方案費用 $90 = $1080
  •  

  • 第 4 期計費 │ 付款日:2020 年 08 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 07 月 16 日 8 位新成員加入、2020 年 07 月 19 日 3 位成員離職
    當次費用計算 │ 17 人 x 月付制每人每月的尊榮方案費用 $90 = $1530

 
 
02 │ 年付制
我們會自付款日起於每月同付款日日期當天確認 WorkDo 裡的公司成員總人數,若後續有加入新成員,則需在次月依照剩餘月份比例支付新成員人數的費用。
從下面例子您會發現,如果公司員工數很穩定成長,員工流動率是較低的,年付制的計費週期是相對適合您的。
除了員工流動率這個參考點之外,精打細算的您,先知道會更容易做選擇的 3 件事:

  • 年付制每人每月平均費用約略是月付制的 67 %,超值優惠不搶嗎?!
  • 付款日後才加入的新進員工可直接補進了離職造成的空缺,不另加收。
  • 如果已補滿原先離職空缺,付款日後才加入的員工當月使用費免費,是從下一次付款日才開始加收。
您可能會想知道的年付制實例
  • 第 1 年第 1 次計費 │ 年付制尊榮方案,首購日:2020 年 05 月 15 日(系統自動確認並收費日將為每月 15 日)
    首購人數 │ WorkDo 裡的公司成員總人數 10 人
    費用計算 │ 10 人 x 年付制每人每月的尊榮方案費用 $60 x 12 個月 = $7200
  •  

  • 第 1 年第 2 次計費 │ 檢核付款日:2020 年 10 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 09 月 16 日擴編 5 位新成員加入
    當次費用計算 │ 加收 5 人使用 2021-10-15 ~ 2021-05-14 共 10 個月的費用
    新進 5 人 x 年付制每人每月的尊榮方案費用 $60 x 10 個月 = $3000
  •  

  • 第 1 年第 3 次計費 │ 檢核付款日:2021 年 01 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 12 月 31 日 2 位成員離職、2021 年 01 月 12 日 4 位新成員加入
    當次費用計算 │ 4 人中有 2 人續補離職 2 人的費用,因此只再加收 2 人使用 2021-01-15 ~ 2021-05-14 共 4 個月的費用
    2 人 x 年付制每人每月的尊榮方案費用 $60 x 4 個月 = $480
  •  

  • 第 2 年第 1 次計費 │ 檢核付款日:2021 年 05 月 15 日
    當次人員異動 │ 2021 年 04 月 18 日 1 位新成員加入、2021 年 05 月 01 日 2 位成員離職
    當次費用計算 │ 直接重計第 2 年總人數 16 人使用 2021-05-15 ~ 2022-05-14 整年的費用
    16 人x年付制每人每月的尊榮方案費用 $60 x 第二年使用 12 個月 = $11520

 

小提醒
  • 付費方案目前有二種,擁有的功能、儲存空間總容量都不同,購買前請詳讀價格與方案,來選擇您適合的方案。
  • 針對員工來來去去的計算,雖然這篇我們建議可以視員工流動率高低來選擇,但仍需請您依據實際情況選擇適合的計費週期。
  • 我們有額外提供優惠專案給 100 人以上的企業,請點這裡聯絡我們

WorkDo 提供了多種讓員工順利加入的方式,包含了由員工主動加入、從 WorkDo 中邀請、人資匯入員工檔案時由系統邀請等三種方式。
 
若您是公司的管理員,或公司設定中的『隱私設定』為所有成員都可以邀請新成員時,您便可以隨時進入主功能頁『公司』中點擊『邀請成員』,並透過以下任一方式來邀請同事加入。

邀請同事加入公司
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員公司管理員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入公司首頁
  2. 點擊螢幕左上角『邀請成員』
  3. 點擊選取適當的驗證方式 ( 使用時機、詳細說明請見下方的『小提醒』)
    • 使用公司電子郵件驗證
    • 手機號碼驗證
    • 電子郵件驗證
    • 邀請連結、圈內好友或搜尋
  4. 發送邀請連結
    • 手機 APP │ 可發送至安裝的 Facebook / LINE / Whatsapp / WeChat ,或自行複製邀請函內容至任何外部軟體
    • 網頁版 │ 僅能針對驗證方式產生對應的邀請函內容,請自行複製貼上至任何外部軟體

 

小提醒

步驟 3 中,WorkDo 會針對您選擇的驗證方式,產生一對一專屬或給多人通用的邀請函內容,並將影響受邀者的註冊帳號、是否須審核加入。

接下來,直接把『由員工主動加入、從 WorkDo 中邀請、人資匯入員工檔案時由系統邀請』等三種方式,一次告訴您,讓您快速選擇您所需要的。對了,下列所有圖片都可以直接點擊看放大圖唷!
 

 

  • 請員工主動加入公司
    直接下載安裝 WorkDo 並註冊,畫面將引導至『加入 / 建立公司』畫面,只要點擊『加入公司』並填入個人的企業網域電子信箱,即自動加入。

 
 

 

  • 從 WorkDo 裡邀請對方
    請任選一個指定驗證方式,系統將產生對應的邀請連結,且對方加入公司時需以該手機號碼或電子郵件帳號註冊為 WorkDo 帳號,才能加入。

    • 點擊『使用公司電子郵件驗證』:此邀請函可發送給多人,受邀者任選註冊帳號後,加入程序與主動加入公司相同
    • 點擊『手機號碼驗證』:若對方沒有個人的企業網域電子信箱,產生的邀請內容只能傳送給號碼持有人,並請受邀者以該手機號碼註冊登入,即自動加入
    • 點擊『電子郵件驗證』:若對方沒有個人的企業網域電子信箱,產生的邀請連結只能傳送給 Email 信箱持有人,並請受邀者以該電子郵件帳號註冊登入,即自動加入
    • 點擊『邀請連結、圈內好友或搜尋』:公司是以免費電子信箱建立時適合使用,該邀請連結可發送給多人,但受邀者任選註冊帳號後,必須再點擊邀請連結並等待管理員審核加入

 
 

 

  • 人資在人事工具裡批次匯入員工檔案
    匯入員工檔案成功後,系統將主動發送邀請到匯入檔案中尚未加入的電子郵件信箱或手機號碼,視同上述的『電子郵件驗證 / 手機號碼驗證』 ,對方須以該帳號註冊成為 WorkDo 帳號,註冊成功後就會立即加入。

 

注意!
  • 使用權限中,雖然標註了一般成員與管理員皆可操作此功能,實際上是需要依照您的公司隱私設定來決定誰可以邀請成員。
  • 使用『請員工主動加入公司』或『從 WorkDo 裡邀請對方』順利讓員工加入公司後,系統將在『人事』工具中自動新增對應的員工檔案供您編輯,需編輯的內容請參考這篇

「公司以外的廠商、客戶要怎麼一起用 WorkDo 討論公事?」
工作圈就是專門讓您跟外部客戶 / 廠商一起用的!這其實是許多使用者覺得公司內部使用 WorkDo 之後的確有效提升工作效率,向我們許願希望可以跟客戶一起用的功能。只要一個 WorkDo 帳號,對內對外的公事都在 WorkDo 裡一起輕鬆完成!
 
在 WorkDo 工作圈裡可以做的 4 件事:

  • 加客戶 / 廠商為好友

    需要跟獨立客戶或廠商一對一溝通協作的時候,加好友最方便。

  • 好幾位客戶 / 廠商一起做案子,通通拉進群組

    最受歡迎、也最實用的『加群組』功能,適合合作對象有多人時使用。只要跟對方加為好友,就可以把人一起拉近群組。

  • 基本的溝通協作工具都可用

    只要將外部客戶 / 廠商加為好友或是拉進同一個群組,就可以使用聊天室、群組通話、公告、筆記、任務、活動、相簿、檔案、連結及投票等基本溝通協作工具,當然,也有最重要的個人隨身智慧秘書『快捷門』功能,讓您一鍵確認所有待辦事務,幫助您和每位外部客戶 / 廠商的協作更順暢。

  • 獲知 WorkDo 官方帳號的最新消息

    關於 WorkDo 的新功能更新、功能教學、最新活動…等資訊,都會不定期通知您。

 
現在就邀請對方下載安裝並註冊使用 WorkDo,一起用 WorkDo 解決工作大小事吧!
 

沒辦法一起面對面坐下來開會、主管或同事出差、遠距工作人員遍布世界各地,需要線上多人通話或遠距會議嗎?身為 All-in-One 智慧行動辦公軟體的 WorkDo,當然能讓您撥打群組通話!
 
WorkDo 的公司及群組兩層級裡的聊天室,都有提供免費群組通話的功能。不管是在公司、在群組,任何一位成員都可以撥打群組通話,通話前還可以選擇要邀哪些人一起進行線上多人通話,有效減少溝通成本,讓遠距會議更暢通無礙。

 

我要打群組通話
適用方案:所有方案
誰可以用:所有群組成員
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 進入要撥打群組通話的群組聊天室
  2. 點擊聊天室裡的左下角『+』圖示
  3. 點擊『群組通話』
  4. 點選要邀請通話的成員
  5. 點擊『完成』就開始撥打,被邀請的成員會收到通知

 
STEP │ 網頁版

  1. 進入要撥打群組通話的群組聊天室
  2. 點擊聊天室裡的左下角『話筒』圖示
  3. 點選要邀請通話的成員
  4. 點擊『完成』就開始撥打,被邀請的成員會收到通知

 

小提醒
  • 開始通話時,群組聊天室也會顯示通知,未收到邀請的成員也可以視情況點擊加入通話。

當您在 WorkDo 加入的公司 / 群組 / 好友各層級中運用各種 All-in-One 智慧行動辦公工具時,只要出現最新消息,系統會在對應的功能標示紅點 / 數字 / 發送訊息來提醒您持續關注、保持互動,都稱之為『通知』。最重要的是,與您個人直接相關的最新消息將集中顯示於『通知中心』,並以紅色數字表示最新通知數。
 
覺得通知太多想關掉、通知太少想增加,都可以做個人化的通知設定
。個人化的通知形式包含了 APP 整體的提示聲、震動及每日待辦事項件數提醒,也包含可針對特定公司或群組設定事件通知、郵件通知、活動鬧鐘及聊天通知。

 

變更個人的 APP 整體通知設定
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:
點擊右上角 圖示 > 『APP 設定』 > 『通知設定』,下列設定預設皆為開啟,您可自行點擊變更

  • 提示聲:當程式執行中,有最新消息時是否發出提示聲,藍色勾勾代表發出提示聲,白色叉叉表示靜音
  • 震動:當程式執行中,有最新消息時是否開啟震動提醒,藍色勾勾代表震動提示,白色叉叉表示不震動
  • 每日提醒:每天啟動程式後,是否跳出提醒您當日有幾件待辦事項

 

小提醒
  • Android 版本 8.0 以上(含)的裝置,在『通知設定』功能中,將直接套用裝置版本之通知設定,供您調整『聊天通知』及『事件通知』提示聲及震動方式。
  • 最新消息:包含各層級中有人發佈 / 編輯 / 喜歡 / 留言 / 發送提醒您參與基本工具貼文的互動、需要您簽核的電子表單、新的聊天訊息…等。

 

變更個人的公司基本通知
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:
點擊進入欲變更的『公司設定』 > 個人化設定裡的『個人通知』,下列設定依畫面上的排序依次說明,預設皆為開啟,您可自行點擊變更

  • 事件通知:此設定僅影響發送此公司中最新消息到您裝置的通知中心時,是否開啟裝置的提示聲 / 震動提醒,關閉表示沒有提示聲且不震動,但您仍可主動至通知中心確認
  • 郵件通知:與您有關的最新消息是否發送郵件至畫面上標示的 Email ,請確認是您可收取的電子信箱;此 Email 預設為人事工具裡的公司 Email 、註冊帳號或您連結綁定的電子信箱帳號
  • 活動鬧鐘:當您於『活動』工具中回覆『參加 / 可能參加』時,於活動開始前多久提醒您,預設為前 15 分鐘
  • 聊天通知:是指聊天室中的新訊息通知,最上方『聊天通知』右側功能鍵,可全部開啟或全部關閉該公司及加入群組的聊天室通知;若只須變更公司或特定群組的聊天通知設定,請點擊下方各個專屬的功能鍵
注意
  1. 當您的『郵件通知』設定未標示 Email 或標示錯誤,請這樣做…
    • 請人事工具管理員調整:點擊進入『人事』 > 員工檔案 > 修改您的『公司 Email 1』欄位資料
    • 公司未啟用人事工具,由您自行調整:
      返回主功能列『公司』頁 > 點擊右上角直立的『…』圖示 > 我的帳號 > 連結綁定電子信箱帳號
  2. 當您使用的行動裝置未開啟 WorkDo,您將會額外收到行動裝置的推播通知

WorkDo『人事』裡的 6 個重要設定功能,讓您靈活套用公司內部用語、組織章程、福利制度,最重要的是直接自動串接員工的打卡、請假、加班等出缺勤工時計算及各項電子表單簽核流程,其它隨選 Do 工具裡就不用再重複設定(如下表),輕鬆極了!完成這些設定程序,再讓員工開始使用,才能萬無一失地讓員工都看到正確的資料。
 
人事主要功能

│ 人事工具的重要設定功能所串接整合的工具 │

 
當您想開始設定人事工具裡的相關基本資料和規則,請確認都已經依照 開始 WorkDo 的 5 大簡單設定 完成前面的設定步驟,才能順利找到下列這張圖裡的設定功能唷。

人事設定程序-01

│ 點擊看所有設定:WorkDo-人事使用手冊

 
若您已經是 WorkDo 人事的工具管理員『人資』,就可以打開您的網頁版 WorkDo,開始依照下面的流程設定囉!

人事的 6 個重要設定功能及步驟
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資人資檢視
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 設定工作時間
每週哪幾天是基本工作日(影響是否需打卡、請假是否要扣假)、上下班打卡時間的計算(如遲到 / 早退、是否有彈性工時、當天幾點可開始打卡、幾點前須打完卡)…等,都是在這功能裡設定好。您可以直接編輯系統提供的預設工作時間,也可自行建立多組工作時間。

若您要使用『打卡』工具,記得先啟用並設定工具使用權限,才能在這個功能裡同步調整打卡的彈性工時與相關設定。
 
STEP 2 │ 建立部門組織架構
員工忘記打卡要補卡或申訴、假單、加班申請單、核銷單、簽呈要給誰簽?簽完往上送再送給誰簽?別擔心,這些電子表單的簽核流程,都是在這個設定功能裡,完成後就會依照您設定好的公司組織層級架構及部門主管來層層往上遞送。

  • 初期導入測試:建議邀請至少 1~3 位同仁一起測試研究,分別擔任公司管理員、工具管理員、主管及一般員工。
  • 正式使用:邀請未加入同仁都加入,新加入的同仁若有需要擔任公司管理員或工具管理員,再請重複 STEP 3~4 完成設定。

 
STEP 3 │ 確定員工別名稱
WorkDo 系統預設了三種員工別,您可以自行新增或編輯成符合公司規章的名稱。所有員工別的名稱確認好,在 STEP 6 裡就可以直接選取,同時也影響了誰可以享有『請假 Pro』中的假別額度、誰可以用『加班』工具申請加班,是常常被忽略的重要控制資料。
 
STEP 4 │ 設定內部行事曆
國定假日、補班、補假、特殊活動都可以在這個功能搞定。設定完成後,會串聯影響員工打卡、請假、加班相關申請。
如果同事工作地點遍佈全球、特定部門或員工有特殊放假日的需求?放心,這功能可以設定多份行事曆,解決這個難題。每份行事曆裡,都可以建立多個國定假日、補班、補假、特殊活動,並指定套用給某個部門或某個員工,這麼方便,快快設好吧!
 
STEP 5 │ 系統設定
每次新人加入後還要手動調整他要不要打卡?當然不會讓您這麼麻煩,只要在這個功能裡把『新成員預設需打卡』先設定好,一次搞定。
系統預設這個設定為『否』,也就是原本已加入公司的成員一律不需要打卡,改過這個設定後,只有後面新加入的員工適用,請記得到『打卡 > 需打卡人員』原本已加入公司的成員變更成需打卡;若您沒有使用 WorkDo 打卡,就可以跳過這個設定。
 
STEP 6 │ 單筆調整或批次匯入員工檔案
前 5 個設定其實都是為了讓辛苦的人資小天使們更方便管理每位員工的人事員工檔案。員工檔案可以單筆調整,也可以批次匯入。調整完成之後,相關資料會直接串接影響員工打卡、請假、加班等出缺勤工時計算及各項表單簽核流程。也就是說,員工檔案整理好之後,後續其它工具裡要設定的東西就大幅減少囉!

 

小提醒
  • 管理權限及工具使用權限標示只有工具管理員為人資可以管理人事裡的相關設定,這是 WorkDo『人事』裡的貼心設計,大多數公司管理員並不是由人資擔任,因此多一層使用權限的控管,可有效避免非人資員工看到不該看的資料。
  • 這篇只是重要設定功能的介紹,想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載人事使用手冊

WorkDo 打卡工具是透過 Wi-Fi / GPS 兩種方式讓大家可以打卡。設定好之後,若您是需打卡員工,使用手機或電腦連接上已設定的 Wi-Fi 或進入已設定的 GPS 地點範圍時,就可以打卡。
 
不能打卡的因素大概有 5 類:未完成打卡設定、手機未正確連接指定 Wi-Fi、未允許 WorkDo 存取您的位置或定位精確度太低、未進入指定的 GPS 範圍(被遮蔽或飄移)、網路連線暫時不穩定,請依下列簡易障礙排除的步驟操作。

 

無法打卡障礙排除
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

簡易排除:

  1. 請打卡工具管理員確認是否已完成打卡必要設定
  2. 確認您的手機是否已連接上指定 Wi-Fi
    • iPhone │ 一律必須連接上指定 Wi-Fi 才可打卡
    • Android │ 部分手機可設定只要掃瞄到指定的 Wi-Fi(掃到就會在 Wi-Fi 列表上顯示),就算未連接上也可以打卡(請於手機設定中搜尋關鍵字『掃描 Wi-Fi』)
  3. 確認您的裝置 / 網頁是否已允許 WorkDo 存取您的位置並提高定位精確度
    • 裝置 │ 各家手機 / 平板 / 電腦作業系統命名不一定,可確認您裝置設定中的『應用程式 > WorkDo』裡的位置或定位設定,或直接在裝置設定中搜尋關鍵字為『位置 / 定位』的設定功能;另外,部分裝置還可同時設定存取位置 / 定位時提高精確度,也請一併設定
    • 網頁 │ 請點擊網址列左前方的『鎖頭』圖示,變更位置設定為允許
  4. 確認是否 GPS 被遮蔽
    在水泥建築中、騎樓下,GPS 訊號都可能遭受遮蔽阻斷,請移動至窗邊或空曠處,再嘗試打卡
  5. 確認是否 GPS 飄移
    GPS 定位會因為座標系統採用標準不同、衛星時鐘誤差及裝置後端硬體等因素造成飄移,若您不確定是否已飄移造成無法打卡,請打開 Google Map 應用程式並點擊重新定位鍵(iPhone 為箭號圖示,Android / Windows / Mac 皆為羅盤圖示)
  6. 網路連線暫時不穩定
    請與公司的資訊人員確認是否公司網路連線不穩定或網路供應商斷線影響

 

小提醒
  • 各家手機 / 電腦作業系統或瀏覽器的設定名稱不同,請以關鍵字搜尋較準確

原則上,當請假 Pro 工具管理員確實完成必要設定時,員工應該就會拿到應得的假別及額度。設好假別後,發現沒給到假?員工說他找不到請假 Pro?請假有錯誤訊息不讓他請?不用擔心,當您遇到這些情況,應該是遺漏了幾個設定沒完成或設定值被異動過,趕緊跟著這篇完成設定就可以囉。
 
若您是 WorkDo 請假 Pro 的工具管理員『人資』,請使用電腦網頁版確認各項設定。

假別額度不正確的障礙排除
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 員工的 Do 工具裡沒出現請假 Pro 工具
啟用請假 Pro 時,系統會預設所有成員都具有最小可用權限『員工』。員工的 Do 工具中找不到請假 Pro 時,通常是使用權限被設定為『無權使用』,只要請公司管理員調整成『員工』,再請員工重新整理畫面,應該就可以點擊 Do 找到請假 Pro。
 
公司管理員如何調整工具使用權限?
 
 
STEP 2 │ 員工沒有拿到假別

  1. 確認請假 Pro 中的假別適用資格
    請假 Pro 必要設定的 STEP 2『假別管理』中,『適用資格』頁籤提供人資設定哪類性別、哪些員工別、哪些部門員工才能拿到該假別及額度。初期導入或是當有成立新部門或是設立新員工別時,請務必確認這個頁籤中是否已經把該員工所屬的員工別及部門放到右方框框中。
  2. 請假 Pro 的必要設定有哪些?

  3. 確認人事員工檔案中的資料
    假別適用在哪類性別、哪些員工別、哪些部門員工設定完成後,系統將直接自動串接人事工具裡的員工檔案裡對應的資料,因此,上一個步驟確認假別管理設定沒問題之後,應該就會是該員工的人事員工檔案設定問題。請務必確認該員工的到職日、員工別及所屬部門是否正確。
  4. 如何調整人事的員工檔案?

 
STEP 3 │ 員工有拿到假別,但額度不對

  1. 確認人事員工檔案中的資料
    休假額度的計算與員工任職年資有關,而任職年資是依據員工的到職日來計算。初期導入邀請員工加入公司或後續新進員工加入成功時,人資都必須先調整該員工的員工檔案內容,讓系統可以對照串接到其他隨選 Do 工具。因此,員工拿到的假別額度不正確時,請務必確認該員工的到職日是否正確。
  2. 新進員工加入,我該處理哪些設定?

  3. 運用請假 Pro 調整額度
    初期導入請假 Pro 時,必要設定程序就是一定要調整員工當下可用的休假額度。請利用『個別調假』功能調整特定員工的假,或利用『批次調假』功能一次調整多位員工的假。
  4. 請假 Pro 的必要設定有哪些?

 

小提醒
  • 只要上述功能調整完成,系統會立即給符合適用資格員工應得的假別及額度,人資可立即利用『員工額度異動』功能查詢確認。
  • 想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載請假 Pro 使用手冊

註冊與登入

開始使用 WorkDo 的第一步,是需要先註冊一個您專用的 WorkDo 帳號。WorkDo 提供了多種註冊方式,您可以透過個人電子信箱 ( 以下簡稱 Email ) 或手機號碼作為您的 WorkDo 註冊帳號,也可以參考最下方的相關連結,使用 Google / Facebook / WeChat 等第三方外部帳號快速註冊為您的 WorkDo 帳號。

另外,為了降低讓錯誤的人加入公司的可能性,在一些特定的邀請行為中,是需要以指定的 Email 或手機號碼作為您的 WorkDo 註冊帳號,請繼續閱讀下列說明,確保您能正確加入公司並開始使用 WorkDo。
 
適用方案: 所有方案

誰可以用: 所有使用者

適用裝置: 手機 APP 網頁版

我要用 Email 帳號註冊
  1. 安裝好 WorkDo 並開啟 WorkDo
    • 手機 APP │ 開啟 WorkDo 即進入登入畫面 > 點擊『註冊』鍵
    • 網頁版 │ 進入官網 > 點擊右上方『網頁版登入』 > 點擊畫面最下方的『現在就註冊吧!』
  2. 預設進入『電子郵件』註冊畫面,輸入 Email 帳號和密碼
  3. 點擊『註冊』並至該電子信箱收取帳號開通驗證信
  4. 回到裝置上的 WorkDo,並填上信裡的驗證碼
  5. 設定您在 WorkDo 的個人暱稱及頭像等資料,就可以開始使用 WorkDo
我要用手機號碼註冊
  1. 安裝好 WorkDo 並開啟 WorkDo
    • 手機 APP │ 開啟 WorkDo 即進入登入畫面 > 點擊『註冊』鍵 > 點擊『以手機號碼註冊』
    • 網頁版 │ 進入官網 > 點擊右上方『網頁版登入』 > 點擊畫面最下方的『現在就註冊吧!』 > 點擊畫面上方『手機號碼』,該按鍵顯示為藍底表示已進入畫面
  2. 確認區域碼並輸入手機號碼
  3. 點擊『註冊』並收取系統發送的帳號開通驗證簡訊
  4. 回到裝置上的 WorkDo,並填上簡訊裡的驗證碼
  5. 設定您在 WorkDo 的密碼、個人暱稱及頭像等資料,就可以開始使用 WorkDo

 

這種情況就要用指定的帳號註冊!
  • 當您是被公司人資或同事透過『手機號碼驗證 / 電子郵件驗證 / 人事工具的批次匯入員工檔案功能』邀請加入,您會收到邀請函,點擊當中的邀請連結後,請務必用邀請函中所指定的 Email 或手機號碼註冊登入,才能順利加入公司

登入與註冊的差別是您在開始使用 WorkDo 前,必須先註冊一個 WorkDo 帳號成功後,才可使用該帳號登入。如果您尚未註冊過 WorkDo 帳號,請先參照『如何註冊我的 WorkDo 帳號?』完成註冊(延伸閱讀:『我的 WorkDo 帳號』功能介紹)。
 
如果您已經用電子信箱 / 手機號碼 / Google / Facebook / WeChat 註冊過 WorkDo 帳號,請您用註冊的 WorkDo 帳號按照下方教學步驟登入。

適用方案: 所有方案

誰可以用: 所有使用者

適用裝置: 手機 APP    網頁版

01 │ 我要用電子信箱帳號登入
  1. 使用電子信箱帳號完成註冊 WorkDo 帳號
  2. 開啟 WorkDo
    • 手機 APP │ 安裝並開啟 WorkDo > 點擊『登入』
    • 網頁版 │ 進入官網 > 點擊右上方『網頁版登入』
  3. 預設進入『電子郵件』登入畫面,請輸入註冊成功的電子信箱帳號和密碼
  4. 點擊『登入』鍵,將依情況顯示畫面
02 │ 我要用手機號碼登入
  1. 使用手機號碼完成註冊 WorkDo 帳號
  2. 開啟 WorkDo
    • 手機 APP │ 安裝並開啟 WorkDo > 點擊『登入』
    • 網頁版 │ 進入官網 > 點擊右上方『網頁版登入』
  3. 點擊『手機號碼』鍵,該按鍵顯示為藍底表示已進入畫面
  4. 確認區域碼並輸入註冊成功的手機號碼
  5. 點擊『登入』鍵,將依情況顯示畫面
03 │ 我要用 Google / Facebook / WeChat 登入
  1. 開啟 WorkDo
    • 手機 APP │ 安裝並開啟 WorkDo,即進入登入畫面
    • 網頁版 │ 進入官網 > 點擊右上方『網頁版登入』
  2. 依照您註冊時選用的 Google / Facebook / WeChat 帳號,於登入畫面點擊下列對應的按鍵
  3. 登入成功將依情況顯示畫面

 

當您登入成功後,將依照下列情況進入不同的畫面
  • 若已有加入任一家公司,將進入上一次登入時最後停留的公司
  • 若尚未加入任一家公司,將顯示『加入/建立公司』畫面,請點擊適合的功能鍵,即可進入公司

除了用個人手機號碼或電子信箱帳號註冊使用 WorkDo,想要少記一組帳號密更方便碼?放心,您也可以直接使用現有的 Google 帳號快速註冊登入 WorkDo,這組帳號及密碼就成為您的 WorkDo 註冊帳號。當您下載安裝好 WorkDo,請直接於登入畫面點選『用 Google 登入』並依照下方步驟進行即可。

我要用 Google 帳號註冊登入 WorkDo
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 於登入畫面點擊『用 Google 登入』
  2. 通過 Google 帳號登入驗證
    如果您的裝置還沒登入 Google,系統將導引至Google 登入畫面,請輸入您的 Google 帳號及密碼
  3. 設定您在 WorkDo 的個人暱稱及頭像等資料,就可以開始使用 WorkDo

 

小提醒
  • 若您選用 Google 帳號註冊作為您的 WorkDo 帳號,建議您先安裝並登入 Google,將更快速通過使用步驟 2
  • 當您有多組 Google 帳號,請務必選取正確的帳號,並輸入正確密碼,就可順利通過 Google 帳號驗證
  • 若您想查看 Google 帳號授權 WorkDo 存取的資料範圍,請點這裡

除了用個人手機號碼或電子信箱帳號註冊使用 WorkDo,想要少記一組帳號密更方便碼?放心,您也可以直接使用現有的 Facebook 帳號快速註冊登入 WorkDo,這組帳號及密碼就成為您的 WorkDo 註冊帳號。當您下載安裝好 WorkDo,請直接於登入畫面點選『用 Facebook 登入』並依照下方步驟進行即可。

用 Facebook 帳號註冊為 WorkDo 帳號
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 於登入畫面點擊『用 Facebook 登入』
  2. 通過 Facebook 帳號登入驗證
    如果您的裝置還沒登入 Facebook,系統將導引至 Facebook 登入畫面,請輸入您的 Facebook 帳號及密碼
  3. 設定您在 WorkDo 的個人暱稱及頭像等資料,就可以開始使用 WorkDo

 

小提醒
  • 若您想要選用 Facebook 帳號註冊作為您的 WorkDo 帳號時,建議您先安裝並登入 Facebook,將更快速通過使用步驟 2
  • 當您有多組 Facebook 帳號,請務必選用正確的帳號及密碼,就可順利通過 Facebook 帳號驗證
  • 若您想查看 Facebook 帳號授權 WorkDo 存取的資料範圍,請點這裡,找到 WorkDo 並點擊『檢視並編輯』即可

除了用個人手機號碼或電子信箱帳號註冊使用 WorkDo,想要少記一組帳號密更方便碼?放心,您也可以直接使用現有的 WeChat 帳號快速註冊登入 WorkDo,這組帳號及密碼就成為您的 WorkDo 註冊帳號。當您下載安裝好 WorkDo,請直接於登入畫面點選『用 WeChat 登入』並依照下方步驟進行即可。

我要用 WeChat 帳號註冊登入 WorkDo
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 於登入畫面點擊『用 WeChat 登入』
  2. 通過 WeChat 帳號登入驗證
    如果您的裝置還沒登入 WeChat,系統將導引至WeChat 登入畫面,請輸入您的 WeChat 帳號及密碼
  3. 設定您在 WorkDo 的個人暱稱及頭像等資料,就可以開始使用 WorkDo

 

小提醒
  • 若您選用 WeChat 帳號註冊作為您的 WorkDo 帳號,建議您先安裝並登入 WeChat,將更快速通過使用步驟 2
  • 當您有多組 WeChat 帳號,請務必選取正確的帳號,並輸入正確密碼,就可順利通過 WeChat 帳號驗證
  • 若您想查看 WeChat 帳號授權 WorkDo 存取的資料範圍,請點這裡

註冊好您的 WorkDo 帳號並登入後,不知道從哪下手開始運用 WorkDo 嗎?別急,其實,就只需要依序完成 5 大簡單的設定步驟:建立公司 > 讓同仁加入 > 設定好公司層級的管理人員 > 決定要用的工具以及誰可以用 > 設定好每個工具裡的使用規則
 
沒錯,從成立公司到設定公司內部的制度與規則,我們幫您把整間公司營運的真實情況都搬進了 WorkDo。這篇不藏私,同步奉上每一個設定步驟的詳細教學文連結,更提供了整份的教學文件供您下載,現在就開始 WorkDo!

開始 WorkDo 的 5 大步驟
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員公司管理員
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 建立公司
註冊好 WorkDo 帳號後,在 WorkDo 開始的第一件事就是必須在 WorkDo 建立您的公司,才能往下一個步驟把公司員工拉進這間公司,一起使用即時通訊、檔案共享、任務管理、企業管理等相關日常工作必備工具。
 
如何在 WorkDo 上建立您的公司?
 
22_通知設定_01_入口  快速入門-導入管理篇-建立無網域公司-01

│ 點擊看所有步驟大圖:WorkDo 快速入門-導入管理篇

 
 
STEP 2 │ 請同仁加入您建立好的 WorkDo 公司
在這個步驟裡,可以直接請所有同事都主動加入或由公司管理員邀請他們加入,也可以分下列階段加入。

  • 初期導入測試:建議邀請至少 1~3 位同仁一起測試研究,分別擔任公司管理員、工具管理員、主管及一般員工。
  • 正式使用:邀請未加入同仁都加入,新加入的同仁若有需要擔任公司管理員或工具管理員,再請重複 STEP 3~4 完成設定。

 
如何請其他同事加入公司?
 
快速入門-導入管理篇-邀請加入-有網域信箱-01  快速入門-導入管理篇-邀請加入-無網域信箱-01

│ 點擊看所有步驟大圖:WorkDo 快速入門-導入管理篇

 
 
STEP 3 │ 設定公司管理員
當您在 WorkDo 裡建立了您的公司,系統將預設您為公司擁有者,您可以設定其他已加入公司的同事為共同的公司管理員,一起管理公司介紹、邀請設定、啟用工具、員工是否可建立私密群組、員工顯示暱稱、付款資訊等相關設定,建議由行政管理部門或資訊人員擔任。
 
如何新增或移除公司 / 群組 / 好友的管理員?
 
快速入門-導入管理篇-新增公司管理員-03

│ 點擊看所有步驟大圖:WorkDo 快速入門-導入管理篇

 
 
STEP 4 │ 啟用工具 & 設定進階隨選工具的使用權限
一如公司營運,要讓總務、人資、業務、會計等專業人員掌管各自的相關資料,要讓主管可輕鬆調閱管轄團隊的部分資料,也要確保一般員工不會看到其他人的各項隱私資料, WorkDo 因應設計了不同工具有不同使用權限!在這個步驟裡,設定好每位同事在每個要使用的工具裡的權限,一般員工或管理者看到的資料就會正確無誤。
 
啟用或停用特定工具?
找不到設定功能?請設定工具使用權限
 
快速入門-導入管理篇-啟用工具-設定權限-03

│ 點擊看所有步驟大圖:WorkDo 快速入門-導入管理篇

 
 
STEP 5 │ 各別設定所有進階隨選工具
每家公司的用語和規則不太一樣,WorkDo 提供了極大的彈性讓您可以自己決定每個工具的使用規則,在這最後一個步驟裡,到每個工具裡訂好相關規定,才能確保所有資料的正確性。
 
快速入門-進階工具篇-工具設定-01

│ 點擊看所有步驟大圖:WorkDo 快速入門-進階工具篇

 

小提醒
  • 使用權限雖然標示只有管理員可使用,要強調的是所有 WorkDo 使用者都可以開始在 WorkDo 上建立公司(也就是 STEP 1),一旦建立了公司,就只有公司管理員可繼續完成後續的 4 個步驟
  • 完成這 5 大必要設定步驟,就可開始 WorkDo,但 WorkDo 還有更多更精細的設定,想要一次看手把手步驟教學嗎?

下載 STEP 1~4 教學文件 下載 STEP 5 教學文件

 

無法使用簡訊服務的因素大概有下列 3 類,若遇到這種情況,請您換用 Email / Facebook / Google / WeChat 帳號來登入並使用 WorkDo。

  • 使用無簡訊服務的平板
  • 手機未安裝並開通 SIM 卡服務
  • 手機設定封鎖企業簡訊


 

一般正常使用的情況下,當您使用手機號碼或 Email 註冊,系統將自動發送一組驗證碼到您輸入的手機或 Email,供您回填於畫面上的驗證碼欄位。若您收不到驗證簡訊 / 驗證信,請依下列簡易障礙排除的步驟操作。
 

無法收到驗證簡訊 / 驗證信
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 驗證畫面上顯示的時效內,若您一直無法收到驗證簡訊 / 驗證信,請先檢查您所輸入的手機號碼 / 電子信箱是否正確,正確請按『重新發送』
  2. 若手機號碼 / 電子信箱錯誤,請返回上一頁,重新填寫正確的手機號碼 / 電子信箱
  3. 依照您的註冊方式確認
    • 手機驗證簡訊:若重新發送後,您還是無法收到簡訊,請聯絡您的電信業者確認您可以收到企業簡訊
    • 驗證信:請確認您的垃圾郵件匣,並將我們的系統信件標示為非垃圾郵件,方便日後能順利接收系統郵件通知
  4. 選擇其它註冊方式或聯絡我們

 

我的帳號到底是哪一個?為什麼不能登入』別急,當您遇上無法登入這個惱人的麻煩,有可能是打錯字、記錯註冊方式或忘記密碼,請先試試下列方法來喚回您的記憶。

無法登入障礙排除
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

簡易排除:

  1. 若您已經加入公司
    請人事工具管理員協助確認您的註冊帳號 │ 人事 > 員工檔案 > 選取您的資料 > 查看『登入電子信箱 / 手機』欄位 > 請使用該帳號登入
  2. 若還沒有加入任一家公司,請回想您當初註冊時所使用的帳號
    • 確認驗證信 │ 若使用電子信箱帳號註冊,系統會發送驗證信,請從可能的電子信箱中確認是否留存驗證信
    • 確認驗證簡訊 │ 若使用手機號碼註冊,系統會發送驗證簡訊,請從手機簡訊中確認是否留存驗證簡訊(請於手機設定中搜尋關鍵字『掃描 Wi-Fi』)
    • 確認外部帳號 │ 若前二種方法試過都找不到,您可能是使用 Facebook / Google / WeChat 等任一外部帳號註冊,請點擊『透過 Facebook / Google / WeChat 繼續』這三種方式登入,但若當時不是使用該方式登入,會形同使用該外部帳號註冊登入
  3. 確認帳號有沒有打錯字
  4. 忘記密碼
    請依照忘記密碼的步驟重設密碼並登入

 

小提醒
  • 成功登入後,建議您速速綁定連結您常用的帳號作為聯合帳號
  • 若您只使用 Facebook / Google / WeChat 等任一外部帳號註冊,是不會有密碼的,請點擊『透過 Facebook / Google / WeChat 繼續』這三顆按鍵登入。
  • 若您尚未加入任何一家公司,且上述簡易排除方法都無法喚回您的記憶成功登入,建議您參考下方相關問題重新註冊新帳號。

WorkDo 支援手機、平板、電腦網頁版等跨裝置同步使用,所有訊息和資料都幫您即時同步。若您想同時在其它裝置使用 WorkDo,您不必從原本的裝置登出,直接在您想使用的其它裝置登入就可以囉!
 
倘若您確實想暫時登出 WorkDo 或切換帳號,就請依照下列步驟操作。

 

登出 WorkDo
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 回到主功能頁『公司』
  2. 點擊右上角 圖示
  3. 點擊『我的帳號』
  4. 點擊畫面最下方的『登出』
  5. 點擊確認視窗中的『登出』

 
STEP │ 網頁版

  1. 點擊螢幕右上角 Workplace-01 圖示
  2. 點擊『登出』
  3. 點擊確認視窗中的『確認』
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如何登入 WorkDo?

沒問題,跨裝置同步登入是 WorkDo 滿足智慧行動辦公的最大優點之一,您可以同時在多台電腦、多支手機和平板上登入使用 WorkDo。
 
最重要的是您只需要使用同一個註冊帳號,登入多個裝置使用時,所有資料都會即時同步,讓您無縫接軌所有工作大小事

 

目前只有用 Email 帳號 / 手機號碼註冊成功,或有設定好連結這兩種其中一種帳號,才會擁有一組登入密碼,若您當初註冊 WorkDo 使用的是 Google / Facebook / WeChat 等第三方外部帳號,請先登入 Google / Facebook / WeChat,就可順利登入使用 WorkDo。
 
只要您曾經連結綁定多組帳號或使用第三方外部帳號註冊,請直接換用其它方式登入
 
若您的註冊帳號只有 Email 帳號或手機號碼,在登入時發現忘記密碼,現在就依照下列步驟設定新密碼。
 

我忘記密碼想重設
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 開啟 WorkDo
    • 手機 APP │ 開啟 WorkDo > 點擊『登入』
    • 網頁版 │ 進入官網 > 點擊右上方『網頁版登入』
  2. 預設進入『電子郵件』登入畫面,可點擊『手機號碼』鍵切換,該按鍵顯示為藍底表示已進入畫面
  3. 點擊『忘記密碼?』
  4. 輸入註冊帳號
    • Email 帳號註冊 │ 至該電子信箱收取驗證信
    • 手機號碼註冊 │ 至手機收取系統發送的驗證簡訊
  5. 回到裝置上的 WorkDo,並填妥驗證碼
  6. 進入變更密碼畫面,請填入新密碼
  7. 點擊『完成』,將直接登入,下次登入時請填上原有註冊帳號及新密碼

 

小提醒
  • 驗證碼是有時效限制的,請依驗證信 / 驗證簡訊上的時效內操作完畢。

帳號 / 個人化設定

我好像是用 Google 登入、又好像是點電子信箱帳號註冊登入?為什麼我用公司 Email 不能登入?』您也有過這類的疑問嗎?放心,WorkDo 聯合帳號功能讓您可以把多組註冊登錄帳號及外部帳號整合成為一個,不管用哪一組帳號,都可輕易順暢登入 WorkDo。
 
不管您當初註冊成功的是選用哪一組帳號,只要照著步驟連結綁定愈多組帳號成為您的 WorkDo 聯合帳號,增加更多登入帳號,就愈不用記憶到底是要用哪組帳號登入,讓您無腦無痛登入。

聯合帳號數的限制

01 │ WorkDo 登錄帳號
目前提供手機號碼及 Email 帳號等二種註冊方式

  • 手機號碼:限一組,含註冊時選用或手動連結綁定
  • Email 帳號:可多組,註冊時選用或手動連結綁定限一組,另外也包含當您加入多間公司的企業網域驗證信箱多組

 
02 │ 外部帳號
目前提供 Facebook / Google / WeChat 等三種外部帳號,可同時綁定這三種外部帳號,每種限綁定一組帳號

 

我要綁定連結聯合帳號
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 進入『我的帳號』功能
    • 手機 APP │ 返回至主功能列 > 點擊右上角 圖示 > 點擊『我的帳號』
    • 網頁版 │ 點擊右上角 圖示 > 點擊『APP 設定』 > 預設將會進入『我的帳號』
  2. 區分為『WorkDo 登錄帳號』及『外部帳號』兩區塊,將顯示已連結帳號,代表您可以用該帳號登入 WorkDo
  3. 在您想要綁定連結的帳號形式右側點擊『尚未連結』
  4. 通過驗證碼
    • WorkDo 登錄帳號 │ 輸入手機號碼 / Email > 收取並回填系統發送的驗證碼
    • 外部帳號 │ 通過 Facebook / Google / WeChat 帳號登入驗證
  5. 完成綁定連結帳號,就可以用該帳號登入 WorkDo

 

小提醒
  • 當您第一個註冊帳號是手機號碼 / Email,系統會讓您設定一個專屬的登入密碼,後續要以任何一個已綁定連結的聯合帳號登入時,都只要輸入同一組登入密碼就可以登入。
  • 如果您第一個註冊帳號是 Facebook / Google / WeChat 這三種外部帳號任一種時,並不需要額外的登入密碼,當您綁定連結了手機號碼 / Email 作為聯合帳號時,系統會要求您設定一個 WorkDo 專用的登入密碼,設定完成後,就請使用這組密碼登入。
  • 當您用不同的企業網域信箱成功加入不同公司,系統會自動綁定連結該企業網域信箱為您的聯合帳號之一。

不用擔心,您的註冊帳號與加入公司用的帳號如果不一樣,在使用 WorkDo 時不會有問題!
 
當您使用個人 Email / 手機號碼 / Facebook / Google / WeChat 等任一個帳號作為您的 WorkDo 註冊帳號,再使用企業網域 Email 帳號通過驗證而成功加入公司,通通會非常聰明地自動列為 WorkDo 登錄帳號(也就是這二個帳號自動連結綁定成為聯合帳號),您都可以用來登入 WorkDo,是不是很方便!
 
 
接下來我們還是來看看註冊帳號和加入驗證帳號到底有哪些要注意的…

 

01 │ 註冊帳號

當公司有提供您個人專用的企業網域信箱,通常在 WorkDo 裡也會是用企業網域信箱建立公司,您就可以自行選用個人的 Email / 手機號碼 / Facebook / Google / WeChat 等任一種帳號註冊。好處是這將是您個人的 WorkDo 帳號,日後職涯異動到其它也有使用 WorkDo 的公司時,就可以直接帶著走,不需要重新註冊一個新帳號。
 
為了降低讓錯誤的人加入公司的可能性,當您是被公司人資或同事透過『手機號碼驗證 / 電子郵件驗證 / 人事工具的批次匯入員工檔案功能』邀請加入,您會收到邀請函,點擊當中的邀請連結後,請務必用邀請函中所指定的 Email 或手機號碼註冊登入,才能順利加入公司,是需要以指定的 Email 或手機號碼作為您的 WorkDo 註冊帳號。
 

02 │ 加入驗證帳號

若您是直接以個人專用的企業網域信箱完成註冊,系統在您註冊通過驗證時就會主動媒合相同的企業網域,直接讓您加入。日後離開公司時,這組註冊帳號您一樣可以帶著走,但須請原公司管理員讓您離開公司的時候選擇『移除 & 封鎖』。
 
註冊步驟若選用個人帳號,並順利進入『加入公司』畫面時,只要輸入您個人專用的企業網域信箱,就會自動加入公司。而這組企業網域信箱也會同步被連結成為您的 WorkDo 聯合帳號,可以跟原本的註冊帳號共用密碼登入。
 
 

小提醒
  • 企業網域信箱指的是公司使用的 Email 為付費電子信箱,簡易判斷方式是 Email 帳號的『@』後面接的字樣是專屬於公司的。有些 @gmail.com 帳號也是付費的企業網域,因此在加入公司前,請與公司相關人員確認公司使用的是否為企業網域。
  • 當您用不同的企業網域信箱成功加入不同公司,該企業網域信箱就自動綁定連結為您的聯合帳號。

沒問題,跨裝置同步登入是 WorkDo 滿足智慧行動辦公的最大優點之一,您可以同時在多台電腦、多支手機和平板上登入使用 WorkDo。
 
最重要的是您只需要使用同一個註冊帳號,登入多個裝置使用時,所有資料都會即時同步,讓您無縫接軌所有工作大小事

 

快捷門行事曆幫您整合了各層級中所有活動、任務、投票等待辦事項及人事工具中的公司行事曆,等於就是您個人專屬的行事曆,想要把 WorkDo 行事曆整合到您現有的行事曆軟體中嗎?
 
只要在 WorkDo 公司設定中開啟『行事曆訂閱』功能,就可取得專屬於您的快捷門行事曆訂閱連結,再複製貼上到您常用的外部行事曆軟體中,輕鬆訂閱成功!

 

訂閱公司的快捷門行事曆
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  • 網頁版
    進入公司 > 點擊小齒輪圖示進入公司設定 > 行事曆訂閱 > 點擊後顯示藍色 V 圖示 > 複製連結 > 貼上您的行事曆軟體中
  • 手機版
    進入公司 > 公司設定 > 點擊個人頭像暱稱區塊 > 行事曆訂閱 > 點擊後顯示藍色 V 圖示,表示已開啟訂閱 > 複製連結 > 貼上您的行事曆軟體中

 

小提醒
  • iPhone 使用者於開啟訂閱後,畫面上將有『訂閱』功能,點擊後,系統將自動把訂閱連結貼進 iPhone 內建的行事曆軟體,您可直接到該軟體中確認『WorkDo-公司名稱』相關待辦事項。
  • 若您於 WorkDo 中加入了多家公司且須訂閱多份行事曆時,請分別切換進入公司,再於該公司設定中取得訂閱連結。
  • 每個外部行事曆軟體的訂閱方式不盡相同,欲確認您所使用的外部行事曆如何貼上訂閱連結,請查詢該軟體的使用規範。
  • 每個外部行事曆軟體的即時同步時間不盡相同,可能會有延遲顯示 WorkDo 行事曆的狀況;欲確認您所使用的外部行事曆軟體更新頻率,請查詢該軟體的使用規範。
  • 當您於外部行事曆軟體訂閱了 WorkDo 行事曆,若日後您於 WorkDo 停用或更新了訂閱連結,原本已訂閱的外部行事曆軟體將停止更新,重新訂閱即可恢復。

『Do-ID』是您在 WorkDo 中的個人識別碼,加同事或在工作圈加客戶為好友時,提供給對方您的 Do-ID,就能快速加彼此好友。設定的時候請留意下列設定規則

  • 須為不含空白的 6~20 個英數字組合
  • 您或其他使用者設定過的 Do-ID,就無法再被任何人使用
  • 設定完成後,將無法再變更或移除

設定 / 查看我的 Do-ID
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入『我的帳號』功能
    • 手機 APP │ 返回至主功能列 > 點擊右上角 圖示 > 點擊『我的帳號』
    • 網頁版 │ 點擊右上角 圖示 > 點擊『APP 設定』 > 預設將會進入『我的帳號』
  2. 『我的 Do-ID』
    • 查看 │ 已經設定好的 Do-ID 會直接顯示在畫面上
    • 設定 │ 點擊欄位右方的『尚未設定 / 尚未連結』 > 輸入您想使用的 ID 並點選『完成 / 儲存』

 

小提醒
  • 當您無法設定想要的 Do-ID,代表已被其他人使用,系統會提醒您重新輸入其它的。

當然有!只要您成功註冊 WorkDo 帳號,就會有一個您個人專屬的 QR Code,想快速加入群組或加同事為好友的時候,就可以視情況利用這些方式分享您的 QR Code:儲存 QR Code、掃瞄別人的 QR Code、複製專屬連結,也可隨時手動更新 QR Code。

用我的 QR Code 加入群組或加同事為好友
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入『我的 QR Code』功能
    • 手機 APP │ 返回至主功能列 > 點擊右上角 圖示 > 點擊『我的 QR Code』
    • 網頁版 │ 點擊右上角 圖示 > 點擊『APP 設定』 > 點擊左側功能選單中的『QR Code』
  2. 選擇想要分享的方式
    • 顯示 QR Code
      當同事就在您旁邊,可以直接秀出您個人 QR Code 讓同事直接掃描,他就可以加你為好友;當他們利用『群組設定 > 邀請新成員 > QR Code 掃描器』,就可以掃描邀你加入群組。
    • 儲存 QR Code
      點擊後將下載儲存到當下使用的裝置裡,隨時可分享給其他人,讓他們可以加你為好友或邀你加入群組;若使用電腦版,請點按滑鼠右鍵,再點擊另存新檔即可儲存。
    • 複製專屬連結
      這是對應您個人 QR Code 的邀請連結,分享這個專屬連結與儲存下來的 QR Code 有相同的作用,點擊後將複製該連結,隨時可以貼上分享給其他人,他們點擊該連結可以加你為好友
    • 掃描 QR Code
      這是手機 APP 才提供的功能,點擊後將開啟掃描器,就可以掃描其他人分享給您的 QR Code。若掃描的是對方個人的 QR Code,將可加對方為好友;若掃描的是群組 QR Code ,您將會加入群組。
    • 更新 QR Code
      QR Code 和對應的個人專屬連結是沒有使用期限的,如果某些情況下您想要更換,請使用手機 APP 版點擊 QR Code 畫面右上角 圖示 > 點擊『更新』 > 詳讀確認視窗中的說明並點擊『確認』。

 

小提醒
  • 當您分享的是『複製專屬連結』,對方點擊後一律只能加為好友。
  • 透過 QR Code 加入群組,須由群組管理員或群組成員利用『群組設定 > 邀請新成員 > QR Code > 掃描您顯示的 QR Code 或是從相簿中選取您分享給他的 QR Code』,就可以讓您加入群組。

目前只有用 Email 帳號 / 手機號碼註冊成功,或有設定好連結這兩種其中一種帳號,才會擁有一組登入密碼,若您當初註冊 WorkDo 使用的是 Google / Facebook / WeChat 等第三方外部帳號,請先登入 Google / Facebook / WeChat,就可順利登入使用 WorkDo。
 
只要您曾經連結綁定多組帳號或使用第三方外部帳號註冊,請直接換用其它方式登入
 
若您的註冊帳號只有 Email 帳號或手機號碼,在登入時發現忘記密碼,現在就依照下列步驟設定新密碼。
 

我忘記密碼想重設
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 開啟 WorkDo
    • 手機 APP │ 開啟 WorkDo > 點擊『登入』
    • 網頁版 │ 進入官網 > 點擊右上方『網頁版登入』
  2. 預設進入『電子郵件』登入畫面,可點擊『手機號碼』鍵切換,該按鍵顯示為藍底表示已進入畫面
  3. 點擊『忘記密碼?』
  4. 輸入註冊帳號
    • Email 帳號註冊 │ 至該電子信箱收取驗證信
    • 手機號碼註冊 │ 至手機收取系統發送的驗證簡訊
  5. 回到裝置上的 WorkDo,並填妥驗證碼
  6. 進入變更密碼畫面,請填入新密碼
  7. 點擊『完成』,將直接登入,下次登入時請填上原有註冊帳號及新密碼

 

小提醒
  • 驗證碼是有時效限制的,請依驗證信 / 驗證簡訊上的時效內操作完畢。

您可以從帳號設定中進行密碼變更。
1. 點擊右上角直立的『…』圖示
2. 點擊『我的帳號』
3. 點擊『變更密碼』
4. 輸入新密碼並點擊右上角的『完成』,下次登入後請以新密碼登入

若您使用 Facebook/Google/Wechat 登入,密碼並不存在於 WorkDo,若需變更請至該外部帳號軟體中變更。若您需要在 WorkDo 上持有密碼,請先綁定一個手機號碼或是電子信箱帳號,並以該帳號登入,才能變更密碼。

WorkDo 聯合帳號功能讓您可以把多組註冊登錄帳號及外部帳號整合成為一個,不管用哪一組帳號,都可輕易順暢登入 WorkDo相對的,當您成功解除綁定之後,您將再也無法使用該帳號登入使用 WorkDo。因此,我們誠懇推薦綁定聯合帳號對您是比較方便的,但是萬一您遇到下列狀況,才建議您解除綁定連結:

  • 其中一個聯合帳號是手機門號,而您換了新的手機門號。
  • 已連結好的 Email / Facebook / Google / WeChat 帳號已經刪除並換新的帳號。

聯合帳號數的限制

01 │ WorkDo 登錄帳號
目前提供手機號碼及 Email 帳號等二種註冊方式

  • 手機號碼:限一組,含註冊時選用或手動連結綁定
  • Email 帳號:可多組,註冊時選用或手動連結綁定限一組,另外也包含當您加入多間公司的企業網域驗證信箱多組

 
02 │ 外部帳號
目前提供 Facebook / Google / WeChat 等三種外部帳號,可同時綁定這三種外部帳號,每種限綁定一組帳號

 

我要解除綁定連結的聯合帳號
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 進入『我的帳號』功能
    • 手機 APP │ 返回至主功能列 > 點擊右上角 圖示 > 點擊『我的帳號』
    • 網頁版 │ 點擊右上角 圖示 > 點擊『APP 設定』 > 預設將會進入『我的帳號』
  2. 區分為『WorkDo 登錄帳號』及『外部帳號』兩區塊,將顯示已連結帳號
  3. 點擊進入您想要解除綁定連結的帳號
  4. 點擊『解除連結』
  5. 請詳閱確認視窗中的說明,確定解除請點擊『解除連結』
  6. 完成解除連結帳號,將無法再以此帳號登入 WorkDo

 

小提醒
  • 您至少需有 2 個以上的聯合帳號,才能解除綁定其中一個。
  • 如果解除綁定的帳號是加入公司的驗證帳號,您還是可以用其它連結好的聯合帳號切換進入該公司

主要設定

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有相關人員負責制定規則與管理運作。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級,就供您自行設定成員、管理員、擁有者等三種權限,可使用的功能將有所不同。
 
公司營運可不只這樣,對吧?而總務、人資、業務、會計、MIS 資訊人員等各種職務,也會有管理人員掌管職務上的相關資料,所以 WorkDo 每個進階隨選 Do 工具裡又可以自行設定每位成員的工具使用權限(了解更多點這裡)。


 
以下就針對公司 / 群組 / 好友三大層級中的成員、管理員、擁有者等三種權限(由小至大)來說明!
 

01 │ 一般成員

  1. 員工 │
  2. 主管 │ 在人事工具裡被設定為主管,則將再擁有簽核團隊成員申請的各項表單及查看相關紀錄之權限。

 

02 │ 管理員

管理員是被擁有者設定來幫忙管理該層級資料的人,公司 / 群組 / 好友三層級都可以各自設定超過一名以上的管理員。除了成員可以做的事情外,管理員還可以:

  1. 刪除或編輯貼文
  2. 刪除貼文裡的特定留言
  3. 管理成員:邀請 / 核准新成員加入、是否開放員工邀請新成員、管理封鎖成員、移除成員
  4. 管理層級設定:
  5. 啟用或停用進階隨選工具設定使用權限

03 │ 擁有者

公司 / 群組擁有者預設為建立公司 / 群組的人,公司及各群組只會有一名擁有者,其權限最大。除了擁有成員及管理員可用的功能外,擁有者還可以:

  1. 轉移擁有者身份給其他管理員
  2. 刪除公司 / 群組

 

確認誰是公司 / 群組 / 好友層級的管理權限
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 切換進入公司首頁
  2. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  3. 點擊『管理員名單』,擁有者將標示紅色皇冠圖示,管理員將標示藍色皇冠圖示

 

小提醒
  • 管理員與擁有者只有兩個功能的差異,因此在 WorkDo 裡,將這兩種權限又統稱為『管理員』,所有常見問題中將只有擁有者可用的功能才會額外標示。
  • 『好友』這個層級因為只有二人,加為好友後,將預設兩人皆為管理員。可再視您的需求,移除或新增管理員權限。
  • 文中的藍色文字都有附帶連結網址,可直接點擊看更多資訊。

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有專屬於公司內部的相關制度與規則。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級中,都有各自可以管理的層級設定功能。手機 APP 的位置與網頁版的位置稍有不同,操作步驟也就有些微不同。
 

我要進入公司 / 群組 / 好友的層級設定
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司首頁
  2. 進入『公司 / 群組 / 好友』層級設定
    • 公司設定 │ 請點擊畫面頂端的公司名稱,即可進入公司設定
    • 群組設定 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『群組』頁籤 > 點按住想調整的群組並往右滑動 > 點擊『設定』
    • 好友設定 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『好友』頁籤 > 點按住想調整的好友並往右滑動 > 點擊『設定』
  3. 將依權限顯示對應可查看或編輯的設定功能

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司首頁,右側工作區即為公司層級資料
  2. 進入『公司 / 群組 / 好友』層級設定
    • 公司設定 │ 點擊直排灰底區塊的小齒輪圖示
    • 群組設定 │ 點擊左上角的 圖示 > 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱 > 點擊群組名稱右側的小齒輪圖示
    • 好友設定 │ 點擊左上角的 圖示 > 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱 > 點擊好友名稱右側的小齒輪圖示
  3. 將依權限顯示對應可查看或編輯的設定功能

 

WorkDo 中的公司 / 群組 / 好友層級,有各自獨立的『管理員』權限,可以管理該層級中的各項設定。將適當的人選設定為管理員,將有助於共同維護管理該層級中的各項設定。
 
『管理員名單』就是其中一項重要設定,若您剛初期導入 WorkDo,請務必完成這個設定。

 
 
適用方案: 所有方案

誰可以用: 一般成員    管理員    擁有者

適用裝置: 手機 APP    網頁版

STEP │ 新增公司 / 群組 / 好友層級的管理員
  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  2. 點擊『管理員名單』
  3. 新增管理員
    • 手機 APP │ 點擊右下角的『+』圖示
    • 網頁版 │ 點擊『新增管理員』
  4. 將列出已加入的所有成員,請選擇適當人選(可複選)
  5. 點擊『完成』
STEP │ 移除管理員
  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  2. 點擊『管理員名單』
  3. 移除管理員
    • 手機 APP │ 點按住想移除的管理員並往左滑動 > 點擊『移除權限』 > 點擊確認視窗中的『移除權限』
    • 網頁版 │ 點擊『移除』 > 點擊確認視窗中的『移除』

 

小提醒
  • 『好友』這個層級因為只有二人,加為好友後,將預設兩人皆為管理員。可再視您的需求,移除或新增管理員權限。

我們先說答案:層級管理員與工具管理員的最大差別,就是前者掌管層級裡的所有設定,後者只能管理工具裡的資料,兩者可以獨立設定成不同人。您試想看看這二個情境…

  • 情境一 │ Mike 是公司裡的 MIS 資訊人員,要負責 WorkDo 裡的公司設定,但 Mike 不應該看到所有員工的人事 / 打卡 / 請假 / 薪資資料,要怎麼設定?
  • 情境二 │ 老闆已經是公司管理員了,照理來說權限很大,為什麼他看不到打卡和請假裡的所有資料?

這兩個情境代表著每間公司的管理員可能設為不特定人員。於是,WorkDo 就設計了層級管理員與工具管理員各自獨立分開設定,來滿足所有公司的各種情境。
 
 
各級管理員權限

│ 層級管理員與工具管理員權限表(來自 WorkDo 快速入門-導入管理篇) │

01 │ 層級管理員

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有相關人員負責制定規則與管理運作。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級中,有成員、管理員、擁有者等三種權限,供您自行設定。當中,管理員及擁有者統稱為層級管理員,掌管層級裡的所有設定。(點這裡了解更多
 

02 │ 工具管理員

公司營運可不只這樣,對吧?在總務、人資、業務、會計、MIS 資訊人員等各種職務上,也會有管理人員掌管職務上的相關資料,所以 WorkDo 因應設計了不同工具有不同權限,大致可分為可以管理所有資料的工具管理員及只能申請或查詢自己紀錄的一般成員,再依照工具特色細分不同權限。一律由層級管理員設定誰是工具管理員、誰是一般成員,滿足讓每位員工使用時都能看到最正確的資料!(點這裡看設定
 

情境解答
  • 情境一 │ 把 Mike 設定為公司管理員,但人事 / 打卡 / 請假 / 薪資等工具的管理員就改設為對應的職務管理人員
  • 情境二 │ 老闆已經是公司管理員了,只要再加設定為想看到資料的工具管理員,他就可以看到那個工具裡的所有資料

 

小提醒
  • 目前只有進階隨選工具可管理每位成員的使用權限,而這些工具只有『付費方案』客戶可使用。當您在 WorkDo 建立公司時,將擁有 30 天的試用期,可以試用體驗所有工具及功能,試用期結束仍未付費,將回復成為『免費方案』客戶,已使用的資料會留存但將無法再新增或異動,也將無法再啟用其它進階隨選工具。

可以,只要您是目前的公司 / 群組的擁有者,就可以把擁有權移轉給其他管理員(延伸閱讀:如何確認或新增對方為公司 / 群組的管理員?)。
 

移轉擁有權給其他管理員
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員管理員擁有者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定』
  2. 點擊『進階設定』中的『移轉擁有權』,將列出管理員名單
    • 手機 APP │ 點擊想移轉的管理員 > 點擊確認視窗中的『移轉』
    • 網頁版 │ 點擊想移轉的管理員右側的『變更』 > 點擊確認視窗中的『確認』

 

小提醒
  • 『好友』這個層級因為只有二人,只有管理員而沒有擁有者的概念,所以好友之間不提供移轉擁有權的功能。

可以,只要您是目前的公司管理員,隨時可以設定員工可不可以自行建立群組、可建立公開群組還是秘密群組等相關規則。

  • 公開群組 │ 代表任何員工可以自行搜尋加入
  • 隱密群組 │ 須由群組管理員或成員才能邀請其他人加入,員工無法自行搜尋加入

我要設定建立群組的規則
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員公司管理員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『公司設定』
  2. 點擊『關於公司』區塊中的『公司隱私設定』
  3. 設定『成員可建立群組』,可全開 / 全關 / 擇一設為允許,點擊即生效
    • 按鍵顏色 │ 藍色鍵代表允許建立,灰色鍵代表不允許建立
    • 兩種類型全開 │ 代表員工可以任意選擇要建公開或隱密的群組
    • 兩種類型全關 │ 適用於不希望員工建立任何群組

 

小提醒
  • 我們設計了『公司 / 群組 / 好友』三個層級概念,當中的群組概念是希望員工可以針對部門、專案或特殊議題、活動可以建立專屬群組進行協作討論。若對員工建立隱密群組有疑慮,建議至少允許員工建立公開群組。

可以,只要您是目前的公司管理員,隨時可以設定要顯示員工自訂的暱稱或是人事工具中的員工姓名。只要設定為『人事工具中的員工姓名』,就可有效避免員工自訂的暱稱亂糟糟、找人的時候對不上的困擾。
 

我要變更員工顯示暱稱的設定
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員公司管理員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『公司設定』
  2. 點擊『關於公司』區塊中的『公司隱私設定』
  3. 點擊『人事工具中的員工姓名』,立即生效,將影響公司裡所有的顯示暱稱

 

小提醒
  • 員工加彼此為『好友』時,雖然可以自訂好友的暱稱,但只要設定為『人事工具中的員工姓名』,員工看到彼此的顯示暱稱仍為『人事工具中的員工姓名』,需自行點進好友設定中,才能確認自己幫對方設定的暱稱 / 別名。

價格 / 方案

WorkDo 的計費制度其實很簡單,是採公司成員人數計費。您可以想像成在 WorkDo 裡購買固定座位使用費,只要您選擇好使用方案,第一次收費是根據您在 WorkDo 裡現有的公司人數收取座位數的使用費。
 
在下一次付款日之前,有人離職了,只要在付款日之前有任何新人補進來,都可以補滿原本已購買的座位數,不會加收費用;一旦加進來的人數超過原本的座位數,位子不夠用了,沒關係,新人們還是可以先使用,系統會自動在下一次付款日依照您選擇的月付制 / 年付制來加收這些新人們的使用費。
 
我們來多說一些實例,看看月付制 / 年付制這二種不同計費週期是如何計算費用。


 

01 │ 月付制

我們會自付款日起於每月同付款日日期當天確認 WorkDo 裡的公司成員總人數,並依成員總人數收取費用。
從下面例子您會發現,如果公司員工來來去去較頻繁,員工流動率是較高的,月付制的計費週期是相對適合您的。

您可能會想知道的月付制實例
  • 第 1 期計費 │ 月付制尊榮方案,首購日:2020 年 05 月 15 日(系統自動檢核成員人數並收費的日期將為每月 15 日)
    首購人數 │ WorkDo 裡的公司成員總人數 10 人
    費用計算 │ 10 人 x 月付制每人每月的尊榮方案費用 $90 = $900
  •  

  • 第 2 期計費 │ 付款日:2020 年 06 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 05 月 20 日 5 位新成員加入
    當次費用計算 │ 15 人 x 月付制每人每月的尊榮方案費用 $90 = $1350
  •  

  • 第 3 期計費 │ 付款日:2020 年 07 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 06 月 25 日 3 位成員離職
    當次費用計算 │ 12 人 x 月付制每人每月的尊榮方案費用 $90 = $1080
  •  

  • 第 4 期計費 │ 付款日:2020 年 08 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 07 月 16 日 8 位新成員加入、2020 年 07 月 19 日 3 位成員離職
    當次費用計算 │ 17 人 x 月付制每人每月的尊榮方案費用 $90 = $1530

 
 
02 │ 年付制
我們會自付款日起於每月同付款日日期當天確認 WorkDo 裡的公司成員總人數,若後續有加入新成員,則需在次月依照剩餘月份比例支付新成員人數的費用。
從下面例子您會發現,如果公司員工數很穩定成長,員工流動率是較低的,年付制的計費週期是相對適合您的。
除了員工流動率這個參考點之外,精打細算的您,先知道會更容易做選擇的 3 件事:

  • 年付制每人每月平均費用約略是月付制的 67 %,超值優惠不搶嗎?!
  • 付款日後才加入的新進員工可直接補進了離職造成的空缺,不另加收。
  • 如果已補滿原先離職空缺,付款日後才加入的員工當月使用費免費,是從下一次付款日才開始加收。
您可能會想知道的年付制實例
  • 第 1 年第 1 次計費 │ 年付制尊榮方案,首購日:2020 年 05 月 15 日(系統自動確認並收費日將為每月 15 日)
    首購人數 │ WorkDo 裡的公司成員總人數 10 人
    費用計算 │ 10 人 x 年付制每人每月的尊榮方案費用 $60 x 12 個月 = $7200
  •  

  • 第 1 年第 2 次計費 │ 檢核付款日:2020 年 10 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 09 月 16 日擴編 5 位新成員加入
    當次費用計算 │ 加收 5 人使用 2021-10-15 ~ 2021-05-14 共 10 個月的費用
    新進 5 人 x 年付制每人每月的尊榮方案費用 $60 x 10 個月 = $3000
  •  

  • 第 1 年第 3 次計費 │ 檢核付款日:2021 年 01 月 15 日
    當次人員異動 │ 2020 年 12 月 31 日 2 位成員離職、2021 年 01 月 12 日 4 位新成員加入
    當次費用計算 │ 4 人中有 2 人續補離職 2 人的費用,因此只再加收 2 人使用 2021-01-15 ~ 2021-05-14 共 4 個月的費用
    2 人 x 年付制每人每月的尊榮方案費用 $60 x 4 個月 = $480
  •  

  • 第 2 年第 1 次計費 │ 檢核付款日:2021 年 05 月 15 日
    當次人員異動 │ 2021 年 04 月 18 日 1 位新成員加入、2021 年 05 月 01 日 2 位成員離職
    當次費用計算 │ 直接重計第 2 年總人數 16 人使用 2021-05-15 ~ 2022-05-14 整年的費用
    16 人x年付制每人每月的尊榮方案費用 $60 x 第二年使用 12 個月 = $11520

 

小提醒
  • 付費方案目前有二種,擁有的功能、儲存空間總容量都不同,購買前請詳讀價格與方案,來選擇您適合的方案。
  • 針對員工來來去去的計算,雖然這篇我們建議可以視員工流動率高低來選擇,但仍需請您依據實際情況選擇適合的計費週期。
  • 我們有額外提供優惠專案給 100 人以上的企業,請點這裡聯絡我們

選定付費方案後,本來用自己的信用卡扣款,想要改用老闆或其他人的信用卡嗎?
 
只要您是目前的公司管理員,隨時可以到公司設定裡的『信用卡資訊』新增、更換或刪除信用卡資訊。

 
 
適用方案: 所有方案

誰可以用: 一般成員    公司管理員   

適用裝置: Android APP    網頁版

我要新增 / 更換信用卡資訊
  1. 進入『公司設定』
  2. 進入『信用卡資訊』
    • Android APP │ 點擊『付款資訊』區塊中的『信用卡資訊』
    • 網頁版 │ 點擊『進階設定』區塊中的『付款資訊』> 點擊『信用卡資訊』
  3. 點擊進入『新增信用卡資訊』畫面;已有信用卡資訊者,請點擊右下角的『更換信用卡』鍵進入編輯畫面(畫面上標示 * 為必填欄位)
    • 信用卡號 │ 請填寫信用卡卡號碼
    • 有效期限 │ 請選取信用卡上的有效月份及年份
    • 安全碼 │ 請填寫信用卡簽名欄處的 3 碼數字
    • 持卡人 │ 請填寫信用卡上的持卡人姓名
  4. 點擊『確認』並顯示成功訊息即完成

 

我要刪除信用卡
  1. 進入『公司設定』
  2. 進入『信用卡資訊』
    • Android APP │ 點擊『付款資訊』區塊中的『信用卡資訊』
    • 網頁版 │ 點擊『進階設定』區塊中的『付款資訊』> 點擊『信用卡資訊』
  3. 點擊信用卡片資訊右側的解鎖圖示
  4. 請詳讀跳出來的確認視窗說明,確認刪除請點擊『確認』,顯示成功訊息即完成

 

小提醒
  • 目前只提供 Android 手機及網頁版可管理信用卡資訊,若您是 iPhone 使用者,請使用網頁版,若造成不便敬請見諒!
  • 每一次的異動,都將在下次付款時生效。
  • 刪除信用卡之後,若沒有再新增信用卡資訊,將扣款失敗而無法自動續訂,方案到期日起算之 14 日將降為免費方案。

歡迎加入付費方案!選定方案後,只要您是目前的公司管理員,隨時可以到公司設定裡的『帳單資訊』新增公司抬頭、統編、發票寄送地址和承辦的連絡人等帳單資訊
 
後續像是公司名稱改了、統編換了、公司搬家要改發票地址、承辦人換人等異動,也照樣依下列步驟修改帳單資訊就可以囉。

我要管理帳單資訊
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員公司管理員
適用裝置:Android APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入『公司設定』
  2. 進入『帳單資訊』
    • Android APP │ 點擊『付款資訊』區塊中的『帳單資訊』
    • 網頁版 │ 點擊『進階設定』區塊中的『付款資訊』> 點擊『帳單資訊』
  3. 點擊進入『新增帳單資訊』畫面;已填寫過帳單資訊者,請點擊右上角的『修改』鍵進入編輯畫面(畫面上標示 * 為必填欄位)
    • 公司抬頭 │ 請填寫適用於統一發票的公司名稱
    • 發票寄送地址 │ 請填寫國家 / 地區、州 / 省 / 地區、縣市、地址、郵遞區號等欄位
    • 統一編號 │ 請填寫適用於統一發票的公司統一編號
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小提醒
  • 目前只提供 Android 手機及網頁版可管理帳單資訊,若您是 iPhone 使用者,請使用網頁版,若造成不便敬請見諒!
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公司

『公司』是 WorkDo 的基礎核心概念。只要在 WorkDo 裡建立公司,舉凡公告重要政策福利、月會 / 週會通知、管理人事資料、打卡 / 請假 / 加班 / 排班、核銷、簽呈、簽核…等公司層級事務,全都能在 WorkDo 的『公司』裡做好做滿。幫您把整間公司營運搬進 WorkDo 裡,您只需要手指點一點『公司』、『快捷門』、『Do』、『+』就能確認 / 執行 / 完成公司大大小小事務。
 
在 WorkDo 建立公司的 7 大好處:

  • All-in-One 數位管理

    WorkDo 幫您同時整合行政組織管理、多款協作工具與溝通功能,您公司需要的各種管理軟體幾乎都在 WorkDo 裡,大幅降低您的企業溝通成本與購置設備成本。

  • 高規格管制進出人員

    系統媒合相同企業網域者加入或由公司管理員指定邀請,層層把關加入成員的正確性。只有加入公司的成員才有權參與公司層級的任何事務討論,也才能加入內建的群組或加其他同仁為好友。

  • 打造全能工作空間

    可以因事制宜地彈性內建多個子事務群組、加密切合作的同事為好友、有私人的獨享空間,由大而小的層級分類清清楚楚,您與全公司同仁的工作大小事,通通交給 WorkDo。

  • 清楚界定使用權限

    您可以自行指定公司擁有者及公司管理員,讓專人負責管理維護 WorkDo 裡的相關設定,更可以分別設定每位員工使用人事、打卡 / 請假 / 加班 / 排班、核銷、簽呈、簽核…等公司層級工具的權限。

  • 3 秒匯出所需報表

    打卡紀錄、請假時數 / 天數統計、核銷統計、員工資料…等所有您需要的統計數字和報表,自動幫您加總統計,完整保存所有資料,還能讓您一鍵匯出。

  • 一鍵移除離職員工

    成員一旦離開公司,系統將同步視為離開群組,該成員將無法再進入檢視公司及曾加入群組中的任何資料,但他曾經參與的各項討論事務及相關紀錄都將完整保存。

  • 服務費用清楚透明

    不需要再花大把金額購置軟體或主機設備,更沒有功能升級、維護設備等隱形成本,一個費用全包,就能享有所有新功能使用權。所有的定期維護更新我們來,您只要安心使用就好。

 
現在就建立我的公司
 

沒問題,在 WorkDo 上建立公司只需要 10 秒!請先準備好公司名稱、公司介紹、公司代表圖、隱私設定、驗證用的網域信箱。WorkDo 為了您公司的資安把關,建立公司或加入您公司的成員都是需要經過驗證的。因此,當您想建立公司時,需要提供一個有效的電子信箱作為驗證之用。
 
這組用來驗證的電子信箱,我們稱之為『加入驗證帳號』,可以與您註冊登入用的 WorkDo 帳號不同。目前您要建立公司時,可選用『企業網域信箱』與『一般免費電子信箱』其中一種驗證方式。要選用哪一種比較適當,請參考下列說明。

 
適用方案: 所有方案

誰可以用: 所有使用者

適用裝置: 手機 APP    網頁版
 

用企業網域建立您的公司

適用 │ 適合擁有企業網域信箱的公司
優點 │ 後續員工可主動加入公司,免邀請、免審核,可大大省去人工邀請時間!
特點 │

  • 每個企業網域只能用來建立一家公司,自動驗證成員加入不搞錯
  • 單一企業網域信箱僅限一人使用,使用帳號清清楚楚好判斷
  • 系統自動判斷若您是第一位輸入該企業網域並通過驗證者,將可依下列步驟建立公司,您也將成為該公司擁有者(隨時可於公司設定功能中移轉擁有權)
  • 後續其他員工加入時,只要填入個人專用的企業網域信箱,系統將自動判斷相同企業網域,就可自動加入

 
使用步驟

  1. 進入『加入/建立公司』畫面
    • 成功註冊帳號後,您將會自動進入該畫面
    • 點擊主畫面左上角公司清單(三橫線圖示)並點擊『加入/建立公司』
  2. 點擊『建立新公司』
  3. 輸入個人專用的企業網域信箱,作為後續員工的加入驗證帳號
  4. 點擊『送出』
  5. 系統進行驗證
    • 若輸入的加入驗證帳號與您的註冊帳號相同,將自動跳至下一步驟
    • 若輸入的加入驗證帳號與您的註冊帳號不同,系統將再寄送驗證信到這組企業網域信箱,請收取驗證碼後,回填於驗證畫面上
  6. 進入公司資訊畫面,填妥後即完成建立
用一般免費電子信箱建立您的公司

適用 │ 適合員工使用免費電子信箱的公司(如 @gmail, @yahoo…等)
優點 │ 任何人無法直接加入,必須透過指定邀請並通過驗證,才能加入
特點 │

  • 加入者一人一帳號,使用帳號清清楚楚好判斷
  • 若您依下列步驟申請建立公司,您將成為該公司擁有者(隨時可於公司設定功能中移轉擁有權)
  • 指定邀請同事加入,同事通過驗證即加入,無須再審核

 
使用步驟

  1. 進入『加入/建立公司』畫面
    • 成功註冊帳號後,您將會自動進入該畫面
    • 點擊主畫面左上角公司清單(三橫線圖示)並點擊『加入/建立公司』
  2. 點擊『建立新公司』
  3. 點擊送出鍵下方的『公司目前使用的是免費電子信箱嗎?』字樣
  4. 填妥申請資料
  5. 點擊『送出』
  6. 進入公司資訊畫面,即完成建立

 

小提醒
  • 企業網域信箱指的是公司使用的 Email 為付費電子信箱,簡易判斷方式是 Email 帳號的『@』後面接的字樣是專屬於公司的。有些 @gmail.com 帳號也是付費的企業網域,因此在建立公司前,請與公司相關人員確認公司使用的是否為企業網域。
  • 當您管理的是集團分公司、分辦公處,可直接用原本的 WorkDo 帳號,無須註冊新帳號,只要進入『建立新公司』畫面後,填上各家公司專用的企業網域信箱,就可以在 WorkDo 上建立多家公司,一個帳號就可集中管理每家公司囉!

WorkDo 提供了多種讓員工順利加入的方式,包含了由員工主動加入、從 WorkDo 中邀請、人資匯入員工檔案時由系統邀請等三種方式。
 
若您是公司的管理員,或公司設定中的『隱私設定』為所有成員都可以邀請新成員時,您便可以隨時進入主功能頁『公司』中點擊『邀請成員』,並透過以下任一方式來邀請同事加入。

邀請同事加入公司
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員公司管理員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入公司首頁
  2. 點擊螢幕左上角『邀請成員』
  3. 點擊選取適當的驗證方式 ( 使用時機、詳細說明請見下方的『小提醒』)
    • 使用公司電子郵件驗證
    • 手機號碼驗證
    • 電子郵件驗證
    • 邀請連結、圈內好友或搜尋
  4. 發送邀請連結
    • 手機 APP │ 可發送至安裝的 Facebook / LINE / Whatsapp / WeChat ,或自行複製邀請函內容至任何外部軟體
    • 網頁版 │ 僅能針對驗證方式產生對應的邀請函內容,請自行複製貼上至任何外部軟體

 

小提醒

步驟 3 中,WorkDo 會針對您選擇的驗證方式,產生一對一專屬或給多人通用的邀請函內容,並將影響受邀者的註冊帳號、是否須審核加入。

接下來,直接把『由員工主動加入、從 WorkDo 中邀請、人資匯入員工檔案時由系統邀請』等三種方式,一次告訴您,讓您快速選擇您所需要的。對了,下列所有圖片都可以直接點擊看放大圖唷!
 

 

  • 請員工主動加入公司
    直接下載安裝 WorkDo 並註冊,畫面將引導至『加入 / 建立公司』畫面,只要點擊『加入公司』並填入個人的企業網域電子信箱,即自動加入。

 
 

 

  • 從 WorkDo 裡邀請對方
    請任選一個指定驗證方式,系統將產生對應的邀請連結,且對方加入公司時需以該手機號碼或電子郵件帳號註冊為 WorkDo 帳號,才能加入。

    • 點擊『使用公司電子郵件驗證』:此邀請函可發送給多人,受邀者任選註冊帳號後,加入程序與主動加入公司相同
    • 點擊『手機號碼驗證』:若對方沒有個人的企業網域電子信箱,產生的邀請內容只能傳送給號碼持有人,並請受邀者以該手機號碼註冊登入,即自動加入
    • 點擊『電子郵件驗證』:若對方沒有個人的企業網域電子信箱,產生的邀請連結只能傳送給 Email 信箱持有人,並請受邀者以該電子郵件帳號註冊登入,即自動加入
    • 點擊『邀請連結、圈內好友或搜尋』:公司是以免費電子信箱建立時適合使用,該邀請連結可發送給多人,但受邀者任選註冊帳號後,必須再點擊邀請連結並等待管理員審核加入

 
 

 

  • 人資在人事工具裡批次匯入員工檔案
    匯入員工檔案成功後,系統將主動發送邀請到匯入檔案中尚未加入的電子郵件信箱或手機號碼,視同上述的『電子郵件驗證 / 手機號碼驗證』 ,對方須以該帳號註冊成為 WorkDo 帳號,註冊成功後就會立即加入。

 

注意!
  • 使用權限中,雖然標註了一般成員與管理員皆可操作此功能,實際上是需要依照您的公司隱私設定來決定誰可以邀請成員。
  • 使用『請員工主動加入公司』或『從 WorkDo 裡邀請對方』順利讓員工加入公司後,系統將在『人事』工具中自動新增對應的員工檔案供您編輯,需編輯的內容請參考這篇

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有相關人員負責制定規則與管理運作。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級,就供您自行設定成員、管理員、擁有者等三種權限,可使用的功能將有所不同。
 
公司營運可不只這樣,對吧?而總務、人資、業務、會計、MIS 資訊人員等各種職務,也會有管理人員掌管職務上的相關資料,所以 WorkDo 每個進階隨選 Do 工具裡又可以自行設定每位成員的工具使用權限(了解更多點這裡)。


 
以下就針對公司 / 群組 / 好友三大層級中的成員、管理員、擁有者等三種權限(由小至大)來說明!
 

01 │ 一般成員

  1. 員工 │
  2. 主管 │ 在人事工具裡被設定為主管,則將再擁有簽核團隊成員申請的各項表單及查看相關紀錄之權限。

 

02 │ 管理員

管理員是被擁有者設定來幫忙管理該層級資料的人,公司 / 群組 / 好友三層級都可以各自設定超過一名以上的管理員。除了成員可以做的事情外,管理員還可以:

  1. 刪除或編輯貼文
  2. 刪除貼文裡的特定留言
  3. 管理成員:邀請 / 核准新成員加入、是否開放員工邀請新成員、管理封鎖成員、移除成員
  4. 管理層級設定:
  5. 啟用或停用進階隨選工具設定使用權限

03 │ 擁有者

公司 / 群組擁有者預設為建立公司 / 群組的人,公司及各群組只會有一名擁有者,其權限最大。除了擁有成員及管理員可用的功能外,擁有者還可以:

  1. 轉移擁有者身份給其他管理員
  2. 刪除公司 / 群組

 

確認誰是公司 / 群組 / 好友層級的管理權限
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 切換進入公司首頁
  2. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  3. 點擊『管理員名單』,擁有者將標示紅色皇冠圖示,管理員將標示藍色皇冠圖示

 

小提醒
  • 管理員與擁有者只有兩個功能的差異,因此在 WorkDo 裡,將這兩種權限又統稱為『管理員』,所有常見問題中將只有擁有者可用的功能才會額外標示。
  • 『好友』這個層級因為只有二人,加為好友後,將預設兩人皆為管理員。可再視您的需求,移除或新增管理員權限。
  • 文中的藍色文字都有附帶連結網址,可直接點擊看更多資訊。

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有專屬於公司內部的相關制度與規則。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級中,都有各自可以管理的層級設定功能。手機 APP 的位置與網頁版的位置稍有不同,操作步驟也就有些微不同。
 

我要進入公司 / 群組 / 好友的層級設定
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司首頁
  2. 進入『公司 / 群組 / 好友』層級設定
    • 公司設定 │ 請點擊畫面頂端的公司名稱,即可進入公司設定
    • 群組設定 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『群組』頁籤 > 點按住想調整的群組並往右滑動 > 點擊『設定』
    • 好友設定 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『好友』頁籤 > 點按住想調整的好友並往右滑動 > 點擊『設定』
  3. 將依權限顯示對應可查看或編輯的設定功能

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司首頁,右側工作區即為公司層級資料
  2. 進入『公司 / 群組 / 好友』層級設定
    • 公司設定 │ 點擊直排灰底區塊的小齒輪圖示
    • 群組設定 │ 點擊左上角的 圖示 > 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱 > 點擊群組名稱右側的小齒輪圖示
    • 好友設定 │ 點擊左上角的 圖示 > 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱 > 點擊好友名稱右側的小齒輪圖示
  3. 將依權限顯示對應可查看或編輯的設定功能

 

WorkDo 中的公司 / 群組 / 好友層級,有各自獨立的『管理員』權限,可以管理該層級中的各項設定。將適當的人選設定為管理員,將有助於共同維護管理該層級中的各項設定。
 
『管理員名單』就是其中一項重要設定,若您剛初期導入 WorkDo,請務必完成這個設定。

 
 
適用方案: 所有方案

誰可以用: 一般成員    管理員    擁有者

適用裝置: 手機 APP    網頁版

STEP │ 新增公司 / 群組 / 好友層級的管理員
  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  2. 點擊『管理員名單』
  3. 新增管理員
    • 手機 APP │ 點擊右下角的『+』圖示
    • 網頁版 │ 點擊『新增管理員』
  4. 將列出已加入的所有成員,請選擇適當人選(可複選)
  5. 點擊『完成』
STEP │ 移除管理員
  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  2. 點擊『管理員名單』
  3. 移除管理員
    • 手機 APP │ 點按住想移除的管理員並往左滑動 > 點擊『移除權限』 > 點擊確認視窗中的『移除權限』
    • 網頁版 │ 點擊『移除』 > 點擊確認視窗中的『移除』

 

小提醒
  • 『好友』這個層級因為只有二人,加為好友後,將預設兩人皆為管理員。可再視您的需求,移除或新增管理員權限。

我們先說答案:層級管理員與工具管理員的最大差別,就是前者掌管層級裡的所有設定,後者只能管理工具裡的資料,兩者可以獨立設定成不同人。您試想看看這二個情境…

  • 情境一 │ Mike 是公司裡的 MIS 資訊人員,要負責 WorkDo 裡的公司設定,但 Mike 不應該看到所有員工的人事 / 打卡 / 請假 / 薪資資料,要怎麼設定?
  • 情境二 │ 老闆已經是公司管理員了,照理來說權限很大,為什麼他看不到打卡和請假裡的所有資料?

這兩個情境代表著每間公司的管理員可能設為不特定人員。於是,WorkDo 就設計了層級管理員與工具管理員各自獨立分開設定,來滿足所有公司的各種情境。
 
 
各級管理員權限

│ 層級管理員與工具管理員權限表(來自 WorkDo 快速入門-導入管理篇) │

01 │ 層級管理員

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有相關人員負責制定規則與管理運作。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級中,有成員、管理員、擁有者等三種權限,供您自行設定。當中,管理員及擁有者統稱為層級管理員,掌管層級裡的所有設定。(點這裡了解更多
 

02 │ 工具管理員

公司營運可不只這樣,對吧?在總務、人資、業務、會計、MIS 資訊人員等各種職務上,也會有管理人員掌管職務上的相關資料,所以 WorkDo 因應設計了不同工具有不同權限,大致可分為可以管理所有資料的工具管理員及只能申請或查詢自己紀錄的一般成員,再依照工具特色細分不同權限。一律由層級管理員設定誰是工具管理員、誰是一般成員,滿足讓每位員工使用時都能看到最正確的資料!(點這裡看設定
 

情境解答
  • 情境一 │ 把 Mike 設定為公司管理員,但人事 / 打卡 / 請假 / 薪資等工具的管理員就改設為對應的職務管理人員
  • 情境二 │ 老闆已經是公司管理員了,只要再加設定為想看到資料的工具管理員,他就可以看到那個工具裡的所有資料

 

小提醒
  • 目前只有進階隨選工具可管理每位成員的使用權限,而這些工具只有『付費方案』客戶可使用。當您在 WorkDo 建立公司時,將擁有 30 天的試用期,可以試用體驗所有工具及功能,試用期結束仍未付費,將回復成為『免費方案』客戶,已使用的資料會留存但將無法再新增或異動,也將無法再啟用其它進階隨選工具。

可以,只要您是目前的公司 / 群組的擁有者,就可以把擁有權移轉給其他管理員(延伸閱讀:如何確認或新增對方為公司 / 群組的管理員?)。
 

移轉擁有權給其他管理員
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員管理員擁有者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定』
  2. 點擊『進階設定』中的『移轉擁有權』,將列出管理員名單
    • 手機 APP │ 點擊想移轉的管理員 > 點擊確認視窗中的『移轉』
    • 網頁版 │ 點擊想移轉的管理員右側的『變更』 > 點擊確認視窗中的『確認』

 

小提醒
  • 『好友』這個層級因為只有二人,只有管理員而沒有擁有者的概念,所以好友之間不提供移轉擁有權的功能。

聰明的您已經知道了只需要一個 WorkDo 註冊帳號,就能同時參與或管理公司內外的所有事務進展!

  • 建立 / 加入多家公司
    可以自己建立多家公司,也加入多家由他人建立的公司,每家公司的資料紀錄各自獨立管理、在每家公司內使用不同的暱稱,滿足企業集團及分公司各別管理的需求
  • 在 WorkDo 工作圈中加公司外部人員為好友
    可以把顧客 / 客戶 / 廠商拉進 WorkDo 工作圈中加好友,一起協作討論
  • 私藏空間看自己的、今日事項看已加入公司的
    可以運用私藏空間記錄自己個人查看的待辦事項、運用今日事項確認已加入公司裡的所有事務

而這些功能的操作步驟都一樣,讓您輕鬆好上手,現在就跟著下列步驟操作吧。
 

切換進入不同公司 / WorkDo 工作圈 / 私藏空間 / 今日事項
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  • 點擊螢幕左上角三橫線圖示,將顯示您已加入的所有公司列表及其它功能
  • 點擊想要切換的公司名稱,就可進入該公司
  • 點擊想 WorkDo 工作圈 / 私藏空間 / 今日事項,就可進入該功能中

 

小提醒
  • 當您離職,離開原公司之後,新公司若也有使用 WorkDo ,您仍舊可以用原本的註冊帳號加入新公司。

您可以透過『公司 > 所有成員』檢視公司內目前所有的成員。若您想與密切合作的同事一對一討論互動,您可點擊該成員並加對方為好友。

當然可以!好友是 WorkDo 的重要層級之一,您有需要與任一位同事或主管單獨互動討論時,只要您與對方都已加入公司中,就可以加對方為好友。
 
兩位加為好友後,就可擁有一對一的聊天室、筆記、任務…等專屬互動空間,任何人將無法看到您們之間互動的內容。現在就依照下列步驟加同事為好友吧~

 

我要加其他同事為好友
適用方案:所有方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:有多種加好友方式,請選用其中一種您偏好的方式就可以囉

  • 從公司或群組所有成員中選擇加為好友
    主功能『公司』或『群組』 > 點擊『所有成員』 > 點擊該成員資訊 > 點擊『加好友 』
  • 以 QR Code 加入
    主功能『公司』 > 點擊『加好友 』> 點擊『QR Code』 > 您與對方互相掃描並點擊跳出的『加好友』鍵
  • 點擊頭像加入
    在任何地方看到對方的頭像 > 點擊該頭像 > 點擊『加好友 』
  • 以 Do-ID 加入
    主功能『公司』或主功能『 + 』 > 點擊『加好友 』> 點擊『搜尋』> 點擊『Do-ID』 > 輸入對方的 Do-ID > 點擊跳出資訊中的『加好友』鍵
  • 以電子信箱 / 手機號碼加入(限手機聯絡人中已有儲存此對方的聯絡資訊)
    主功能『公司』或主功能『 + 』 > 點擊『加好友 』> 點擊『搜尋』> 擇一點擊『電子信箱 / 手機號碼』 > 輸入對方的資訊 > 點擊跳出資訊中的『加好友』鍵

 

小提醒

在 WorkDo 中,考量到您隨時需要與特定同事討論互動,因此只要點擊加好友,不需經對方同意,直接立即成為好友。

相信您已經習慣在業務推展的一開始,就彈性利用『公司 + 群組 + 好友』這個特質著手分類資料,『公司』層級的事務就在公司裡協作討論;部門、專案或社團事務在建立好的『群組』中討論;需要與任一位同事單獨互動討論時,就加對方為好友
 
想要進入公司 / 群組 / 好友層級專屬空間裡,就依照下面步驟做。
 

我要進入查看公司 / 群組 / 好友層級裡的資料
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司首頁
  2. 選取想切換進入的『公司 / 群組 / 好友』層級
    • 公司 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊公司代表圖
    • 群組 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱
    • 好友 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱
  3. 不管是點選哪一個層級,將進入選取目標的聊天室
  4. 可任意切換點選告示牆或點擊 Do 切換查看工具資料

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司首頁,右側工作區即為公司層級資料
  2. 點擊左上角的 圖示
  3. 選取想切換進入的『群組 / 好友』層級
    • 群組 │ 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱
    • 好友 │ 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱
  4. 不管是點選哪一個層級,將進入選取目標的聊天室
  5. 可任意點選上方工具列或點擊 Do 切換查看工具資料

 

小提醒

在 WorkDo 中,還有 2 種方式可以進入單一層級

  • 先進入聊天室找到想查看的層級
  • 進入快捷門聯合告示牆中任一貼文 > 點擊想選取的層級名稱

WorkDo 示範公司是由 WorkDo 官方成立,讓使用者們能體驗各種功能的虛擬公司,任何人都可以自行加入,盡情練習使用 WorkDo 30 天。當然,當您體驗完了,也可以隨時離開。

加入的 4 大好處

  • 快速評估導入 / 體驗新功能

    您更可在此盡情體驗 WorkDo 各功能及隨選工具所帶來的便利性。加入後別忘了滑一滑告示牆、點一點 Do 裡的各種工具、試送請假單/核銷單/簽呈、看看快捷門和我的今日事項裡的各事務…盡情 Do!

  • 功能圖解好好懂

    示範公司內建的『WorkDo 來解答』群組中,有小編精選的超簡易功能圖解教學,也有其他使用者的問題回覆,都能幫助您更快、更輕鬆上手

  • 專人回覆更快速

    當您希望得到解答時,除了透過『意見回饋』或於『WorkDo 來解答』群組中『+ 筆記』詢問,您也可以試著加小編為好友,小編將能更快協助您

  • 活動消息就是新

    小編無所不在,隨時快手奉上產品功能說明會、人事 / 請假Pro / 打卡等熱門工具課程等相關活動,當然,還有最新的版本更新內容

加入示範公司體驗試用
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機版網頁版

使用步驟:

  1. 點擊螢幕左上角三橫線圖示,將顯示您已加入的所有公司列表
  2. 點擊『+ 加入/建立公司』
  3. 點擊『加入 WorkDo 示範公司』,就可進入該公司

群組

您是不是以為 WorkDo 的群組就跟時下社交通訊軟體一樣,只能拿來傳訊息呢?不不不,WorkDo 給您的,比您以為的,還要多更多!這篇裡,您將可以獲得這三個問題的解答: 

  1. WorkDo 裡有公司和群組,概念上的差別是什麼?勝過社交通訊軟體的點是?
  2. 什麼情況下可以自己建立群組?
  3. 該如何建立群組?

01 │ WorkDo 裡的群組是…

WorkDo 希望您擁有全能彈性的工作空間,『公司』層級的事務就在『公司』層級裡協作討論;『群組』層級讓您可以超脫於公司正式組織編制,不管是各部門、專案或社團事務,都可以建立專屬的『群組』。
 
這樣彈性的『公司 + 群組』特質,讓您在業務推展的一開始,就可以著手分類資料,依層級集中管理資料,將更加清楚好找,執行各項業務時更具有彈性。
 
在 WorkDo 公司裡建立群組的優點:

  • 有需要就建群組,討論更專注
    這點是跟社交通訊軟體一樣的。不管是單一部門、跨部門合作、專案或社團,只要您有需要,就可以把相關人員通通拉在一起,專注討論,掌握黃金決策時間。
  • 加入參與協作,降低外務干擾
    發佈在公司層級的事務,原則上會是所有成員都可讀取(詳見小提醒),而每個群組都是各自獨立的工作空間,只有加入群組的成員才能參與該群組裡的任何協作討論。也就是說,跟您直接相關的事務,才會通知您,減少被外務打斷的時間,更能專心處理負責業務。

    您可能會想知道的實例

    全公司有 30 人,當中的 A 群組有 7 人,只有加入的這 7 人會收到 A 群組中跟他本人有關的討論通知;若您是公司擁有者或管理員,只要您沒有加入 A 群組,將無法讀取 A 群組中的所有資料。

  •  

  • 活用基本協作工具,事半功倍
    在群組中,您可以與成員運用任務、活動、筆記、投票…等基本溝通協作工具,可幫助您的團隊有效分派追蹤各項工作進度、規劃會議、公告重要事項…等,達到更有效的溝通協作。

 

02 │ 我可以自己建立群組嗎?

加入公司後,只要公司管理員設定了成員可建立群組,您就可自由建立工作所需的群組。
 

確認我是否可以建立群組
適用方案:所有方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入公司首頁
  2. 點擊公司名稱,即可進入公司設定(網頁版請點擊小齒輪圖示)
  3. 點擊『公司隱私設定』
  4. 查看『成員可建立群組』是否開啟,當中又分為只可建立公開群組、只可建立隱密群組、兩種皆開放

 
 

03 │ 我要建立群組

在可建立群組的情況下,您可以在公司內建立或加入多個群組。現在就為您的工作團隊、專題計畫、專案小組、社團建立專屬群組吧!
 

我要建立群組
適用方案:所有方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入公司首頁
  2. 點擊『建群組』,即進入新增畫面
  3. 填妥各項資料:群組名稱、群組介紹、上傳群組圖、群組隱私設定(決定公司其他成員是否可搜尋加入這個群組)等設定
  4. 點擊『完成』
  5. 點擊『現在設定』調整群組隱私權:含是否自動批准加入、誰可以邀請新成員加入等設定
  6. 點擊『下一步』邀請新成員:選取的成員將自動加入群組,畫面將進入此群組告示牆,代表群組建立成功

 

小提醒
  • 所有員工一旦加入公司,就可讀取『公司』層級裡的公開資訊。資訊是否公開,可由這兩種設定控制
    1. 發佈任務或活動時,可設定為只有相關人員可讀取
    2. 進階隨選工具則是可由公司管理員設定工具使用權限
  • 建立群組的步驟 3 中,手機 APP 只需先完成群組名稱、群組介紹、上傳群組圖、公司其他成員是否可搜尋加入這個群組等設定,點擊完成後,將跳出視窗詢問您是否繼續完成群組隱私設定,指的就是『完成是否自動核准加入、誰可以邀請新成員加入』等設定,建議一開始就設定完成

加入對的群組,不只讓您工作效率加倍,更可以讓您盡快融入公司文化。想發掘更多公司內的公開群組,卻找不到在哪裡嗎?WorkDo 直接把所有公開可加入的群組整理到『公開群組』這個功能裡,讓您一鍵加入超省時。
 
您可以到主功能頁『公司』 > 『公開群組』,在這裡您可以看到所有可加入的公開群組。點選想要加入的群組並點擊『加入』,依該群組的審核設定,即可加入。

加入公開群組
適用方案:所有方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 主功能頁『公司』
  2. 點擊『公開群組』(在公司 Do 按鍵左側)
  3. 點擊『加入』

 
STEP │ 網頁版

  1. 點擊螢幕左上角 Workplace-01 圖示
  2. 點擊『公開群組』
  3. 點擊欲加入的群組
  4. 點擊『加入吧!』

 

小提醒
  • 若該群組設定為需要加入審核,需等待群組管理員同意後,您才會加入群組
  • 若該群組設定為自動批准加入,您點選『加入吧!』之後,將直接進入該群組

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有相關人員負責制定規則與管理運作。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級,就供您自行設定成員、管理員、擁有者等三種權限,可使用的功能將有所不同。
 
公司營運可不只這樣,對吧?而總務、人資、業務、會計、MIS 資訊人員等各種職務,也會有管理人員掌管職務上的相關資料,所以 WorkDo 每個進階隨選 Do 工具裡又可以自行設定每位成員的工具使用權限(了解更多點這裡)。


 
以下就針對公司 / 群組 / 好友三大層級中的成員、管理員、擁有者等三種權限(由小至大)來說明!
 

01 │ 一般成員

  1. 員工 │
  2. 主管 │ 在人事工具裡被設定為主管,則將再擁有簽核團隊成員申請的各項表單及查看相關紀錄之權限。

 

02 │ 管理員

管理員是被擁有者設定來幫忙管理該層級資料的人,公司 / 群組 / 好友三層級都可以各自設定超過一名以上的管理員。除了成員可以做的事情外,管理員還可以:

  1. 刪除或編輯貼文
  2. 刪除貼文裡的特定留言
  3. 管理成員:邀請 / 核准新成員加入、是否開放員工邀請新成員、管理封鎖成員、移除成員
  4. 管理層級設定:
  5. 啟用或停用進階隨選工具設定使用權限

03 │ 擁有者

公司 / 群組擁有者預設為建立公司 / 群組的人,公司及各群組只會有一名擁有者,其權限最大。除了擁有成員及管理員可用的功能外,擁有者還可以:

  1. 轉移擁有者身份給其他管理員
  2. 刪除公司 / 群組

 

確認誰是公司 / 群組 / 好友層級的管理權限
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 切換進入公司首頁
  2. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  3. 點擊『管理員名單』,擁有者將標示紅色皇冠圖示,管理員將標示藍色皇冠圖示

 

小提醒
  • 管理員與擁有者只有兩個功能的差異,因此在 WorkDo 裡,將這兩種權限又統稱為『管理員』,所有常見問題中將只有擁有者可用的功能才會額外標示。
  • 『好友』這個層級因為只有二人,加為好友後,將預設兩人皆為管理員。可再視您的需求,移除或新增管理員權限。
  • 文中的藍色文字都有附帶連結網址,可直接點擊看更多資訊。

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有專屬於公司內部的相關制度與規則。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級中,都有各自可以管理的層級設定功能。手機 APP 的位置與網頁版的位置稍有不同,操作步驟也就有些微不同。
 

我要進入公司 / 群組 / 好友的層級設定
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司首頁
  2. 進入『公司 / 群組 / 好友』層級設定
    • 公司設定 │ 請點擊畫面頂端的公司名稱,即可進入公司設定
    • 群組設定 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『群組』頁籤 > 點按住想調整的群組並往右滑動 > 點擊『設定』
    • 好友設定 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『好友』頁籤 > 點按住想調整的好友並往右滑動 > 點擊『設定』
  3. 將依權限顯示對應可查看或編輯的設定功能

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司首頁,右側工作區即為公司層級資料
  2. 進入『公司 / 群組 / 好友』層級設定
    • 公司設定 │ 點擊直排灰底區塊的小齒輪圖示
    • 群組設定 │ 點擊左上角的 圖示 > 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱 > 點擊群組名稱右側的小齒輪圖示
    • 好友設定 │ 點擊左上角的 圖示 > 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱 > 點擊好友名稱右側的小齒輪圖示
  3. 將依權限顯示對應可查看或編輯的設定功能

 

WorkDo 中的公司 / 群組 / 好友層級,有各自獨立的『管理員』權限,可以管理該層級中的各項設定。將適當的人選設定為管理員,將有助於共同維護管理該層級中的各項設定。
 
『管理員名單』就是其中一項重要設定,若您剛初期導入 WorkDo,請務必完成這個設定。

 
 
適用方案: 所有方案

誰可以用: 一般成員    管理員    擁有者

適用裝置: 手機 APP    網頁版

STEP │ 新增公司 / 群組 / 好友層級的管理員
  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  2. 點擊『管理員名單』
  3. 新增管理員
    • 手機 APP │ 點擊右下角的『+』圖示
    • 網頁版 │ 點擊『新增管理員』
  4. 將列出已加入的所有成員,請選擇適當人選(可複選)
  5. 點擊『完成』
STEP │ 移除管理員
  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  2. 點擊『管理員名單』
  3. 移除管理員
    • 手機 APP │ 點按住想移除的管理員並往左滑動 > 點擊『移除權限』 > 點擊確認視窗中的『移除權限』
    • 網頁版 │ 點擊『移除』 > 點擊確認視窗中的『移除』

 

小提醒
  • 『好友』這個層級因為只有二人,加為好友後,將預設兩人皆為管理員。可再視您的需求,移除或新增管理員權限。

我們先說答案:層級管理員與工具管理員的最大差別,就是前者掌管層級裡的所有設定,後者只能管理工具裡的資料,兩者可以獨立設定成不同人。您試想看看這二個情境…

  • 情境一 │ Mike 是公司裡的 MIS 資訊人員,要負責 WorkDo 裡的公司設定,但 Mike 不應該看到所有員工的人事 / 打卡 / 請假 / 薪資資料,要怎麼設定?
  • 情境二 │ 老闆已經是公司管理員了,照理來說權限很大,為什麼他看不到打卡和請假裡的所有資料?

這兩個情境代表著每間公司的管理員可能設為不特定人員。於是,WorkDo 就設計了層級管理員與工具管理員各自獨立分開設定,來滿足所有公司的各種情境。
 
 
各級管理員權限

│ 層級管理員與工具管理員權限表(來自 WorkDo 快速入門-導入管理篇) │

01 │ 層級管理員

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有相關人員負責制定規則與管理運作。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級中,有成員、管理員、擁有者等三種權限,供您自行設定。當中,管理員及擁有者統稱為層級管理員,掌管層級裡的所有設定。(點這裡了解更多
 

02 │ 工具管理員

公司營運可不只這樣,對吧?在總務、人資、業務、會計、MIS 資訊人員等各種職務上,也會有管理人員掌管職務上的相關資料,所以 WorkDo 因應設計了不同工具有不同權限,大致可分為可以管理所有資料的工具管理員及只能申請或查詢自己紀錄的一般成員,再依照工具特色細分不同權限。一律由層級管理員設定誰是工具管理員、誰是一般成員,滿足讓每位員工使用時都能看到最正確的資料!(點這裡看設定
 

情境解答
  • 情境一 │ 把 Mike 設定為公司管理員,但人事 / 打卡 / 請假 / 薪資等工具的管理員就改設為對應的職務管理人員
  • 情境二 │ 老闆已經是公司管理員了,只要再加設定為想看到資料的工具管理員,他就可以看到那個工具裡的所有資料

 

小提醒
  • 目前只有進階隨選工具可管理每位成員的使用權限,而這些工具只有『付費方案』客戶可使用。當您在 WorkDo 建立公司時,將擁有 30 天的試用期,可以試用體驗所有工具及功能,試用期結束仍未付費,將回復成為『免費方案』客戶,已使用的資料會留存但將無法再新增或異動,也將無法再啟用其它進階隨選工具。

可以,只要您是目前的公司 / 群組的擁有者,就可以把擁有權移轉給其他管理員(延伸閱讀:如何確認或新增對方為公司 / 群組的管理員?)。
 

移轉擁有權給其他管理員
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員管理員擁有者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定』
  2. 點擊『進階設定』中的『移轉擁有權』,將列出管理員名單
    • 手機 APP │ 點擊想移轉的管理員 > 點擊確認視窗中的『移轉』
    • 網頁版 │ 點擊想移轉的管理員右側的『變更』 > 點擊確認視窗中的『確認』

 

小提醒
  • 『好友』這個層級因為只有二人,只有管理員而沒有擁有者的概念,所以好友之間不提供移轉擁有權的功能。

相信您已經習慣在業務推展的一開始,就彈性利用『公司 + 群組 + 好友』這個特質著手分類資料,『公司』層級的事務就在公司裡協作討論;部門、專案或社團事務在建立好的『群組』中討論;需要與任一位同事單獨互動討論時,就加對方為好友
 
想要進入公司 / 群組 / 好友層級專屬空間裡,就依照下面步驟做。
 

我要進入查看公司 / 群組 / 好友層級裡的資料
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司首頁
  2. 選取想切換進入的『公司 / 群組 / 好友』層級
    • 公司 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊公司代表圖
    • 群組 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱
    • 好友 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱
  3. 不管是點選哪一個層級,將進入選取目標的聊天室
  4. 可任意切換點選告示牆或點擊 Do 切換查看工具資料

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司首頁,右側工作區即為公司層級資料
  2. 點擊左上角的 圖示
  3. 選取想切換進入的『群組 / 好友』層級
    • 群組 │ 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱
    • 好友 │ 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱
  4. 不管是點選哪一個層級,將進入選取目標的聊天室
  5. 可任意點選上方工具列或點擊 Do 切換查看工具資料

 

小提醒

在 WorkDo 中,還有 2 種方式可以進入單一層級

  • 先進入聊天室找到想查看的層級
  • 進入快捷門聯合告示牆中任一貼文 > 點擊想選取的層級名稱

當您在 WorkDo 中建立好公司,系統會自動幫您建好『測試 WorkDo』與『資訊分享』二個群組,一方面是提供示範,讓您了解您可以針對不同屬性建立群組來集中協作管理,另一方面是方便您更集中試用。
 
後續所有加入公司的人也將同步加入這二個群組,是 WorkDo 的特殊體貼設計。若有全公司員工都必須加入的群組(如福委會、尾牙等),您可以善用此特殊性,依照下圖中的步驟,變更為合適的群組名稱、圖片及相關設定。當然,您也可以直接刪除群組,自行建立適當的群組。

 

更改群組資訊
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員管理員擁有者
適用裝置:手機 APP網頁版

 

 

 

 
下載導入教學文件

不管是單一部門、跨部門合作、專案或社團,只要您有需要,就可以把相關人員通通拉在一起,專注討論,掌握黃金決策時間。只要同事已經加入公司,就可以將對方加進適合的群組。
 
有多種邀請同事加入群組方式,例如群組 QR Code、從公司成員、從其他群組成員、從好友名單、輸入對方的 Do-ID 等多種方式,請選用其中一種您偏好的方式就可以囉

 
適用方案: 所有方案

誰可以用: 群組成員    群組管理員   

適用裝置: 手機 APP 網頁版

邀請同事加入群組 │ 分享群組 QR Code / 專屬連結
  1. 進入『群組設定』
  2. 點擊『群組 QR Code』
  3. 選擇想要分享的方式
    • 顯示群組 QR Code
      當同事就在您旁邊,直接秀出群組 QR Code 讓同事直接掃描,他就可以加入群組。
    • 儲存群組 QR Code
      點擊該按鍵將下載儲存到當下使用的裝置裡,隨時可分享邀請其他人加入群組;若使用電腦版,請點按滑鼠右鍵,再點擊另存新檔即可儲存。
    • 複製專屬連結
      這是對應群組 QR Code 的邀請連結,分享這個專屬連結與儲存下來的 QR Code 有相同的作用,點擊後將複製該連結,隨時可以貼上分享邀請其他人加入群組。
    • 更新群組 QR Code
      QR Code 和對應的專屬連結是沒有使用期限的,如果某些情況下您想要更換,手機 APP 版請點擊 QR Code 畫面右上角 圖示 > 點擊『更新』(網頁版直接點擊即可) > 詳讀確認視窗中的說明並點擊『確認』。

 

邀請同事加入群組 │ 從『邀請新成員』功能
  1. 進入『群組設定』
  2. 點擊『邀請新成員』
  3. 選擇邀請方式
    • 從公司所有成員中選人 │ 適用於對方不是您的好友和群組成員時(可選多人)
      點擊『所有成員』頁籤 > 將列出所有已加入公司的成員名單 > 點擊想邀請的對象 > 點擊右上角的『邀請』,對方會收到通知並即時加入
    • 從群組成員中選人 │ 適用於對方也跟您一起加入同一個群組時(可選多人)
      點擊『群組成員』頁籤 > 將列出所有已加入的群組 > 點擊邀請對象所在的群組 > 點擊想邀請的對象 > 點擊右上角的『邀請』,對方會收到通知並即時加入
    • 從已加入的好友中選人 │ 適用於對方是您的好友時(可選多人)
      點擊『好友』頁籤 > 將列出所有已加的好友 > 點擊想邀請的對象 > 點擊右上角的『邀請』,對方會收到通知並即時加入
    • 掃描對方的 QR Code │ 適用於一次只加一位成員時
      這是手機 APP 才提供的功能,點擊『QR Code』頁籤 > 將開啟掃描器 > 掃描對方出示的 QR Code 或是從相簿中選取對方分享給您的 QR Code,對方會收到通知並即時加入
    • 搜尋對方的 Do-ID │ 適用於一次只加一位成員且對方有設定 Do-ID 時
      點擊『搜尋』頁籤 > 輸入對方提供的 Do-ID > 點擊跳出資訊中的『加好友』鍵

 

小提醒
  • 公司中是否可以建群組或只能建立公開群組是由公司管理員決定。
  • 邀請同事加入群組的權限是依照『群組隱私設定 > 誰可以邀請成員』來決定,若您找不到『邀請新成員』功能,代表只有群組管理員可以邀請。
  • 邀請對象必須先加入公司,才能受邀加入群組。
  • 在 WorkDo 中,考量到您隨時需要與同事討論互動,因此只要邀請對方加入,不需經對方同意,對方會收到通知並即時加入。

只有在群組的隱私設定設定為公開的群組,才能在『公司』的『公開群組』內被同事搜尋及申請加入。
若您想要加入的群組無法在公開群組被找到,請聯絡此群組管理員請他主動邀請您進入群組。
此外,當您被群組設定為封鎖成員時,您也會無法找到此群組。

離開群組後,您將無法再查看該群組的所有資料,若需查看,需重新加入。
離開您所加入群組:

  1. 到『公司』主頁
  2. 點擊進入想離開的群組
  3. 點擊進入『群組設定』
  4. 點擊『離開群組』
  5. 點擊確認視窗中的『離開』

只要您是目前的群組擁有者,就可以刪除群組。一旦刪除群組,當中的所有資料將一併刪除且無法回復。因此,當您確認所需的資料已自行留存,可隨時刪除群組。
 

我要刪除群組
適用方案:所有方案
誰可以用:一般成員管理員擁有者
適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 進入想刪除的『群組設定』
  2. 在進階設定中點擊『刪除群組』
  3. 填入驗證碼,再點擊『刪除』

 

注意

一旦刪除群組,當中的所有資料將一併刪除且無法回復。因此,建議您先確認所需的資料已自行留存,再刪除群組。

 

好友

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有專屬於公司內部的相關制度與規則。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級中,都有各自可以管理的層級設定功能。手機 APP 的位置與網頁版的位置稍有不同,操作步驟也就有些微不同。
 

我要進入公司 / 群組 / 好友的層級設定
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司首頁
  2. 進入『公司 / 群組 / 好友』層級設定
    • 公司設定 │ 請點擊畫面頂端的公司名稱,即可進入公司設定
    • 群組設定 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『群組』頁籤 > 點按住想調整的群組並往右滑動 > 點擊『設定』
    • 好友設定 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『好友』頁籤 > 點按住想調整的好友並往右滑動 > 點擊『設定』
  3. 將依權限顯示對應可查看或編輯的設定功能

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司首頁,右側工作區即為公司層級資料
  2. 進入『公司 / 群組 / 好友』層級設定
    • 公司設定 │ 點擊直排灰底區塊的小齒輪圖示
    • 群組設定 │ 點擊左上角的 圖示 > 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱 > 點擊群組名稱右側的小齒輪圖示
    • 好友設定 │ 點擊左上角的 圖示 > 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱 > 點擊好友名稱右側的小齒輪圖示
  3. 將依權限顯示對應可查看或編輯的設定功能

 

當然可以!好友是 WorkDo 的重要層級之一,您有需要與任一位同事或主管單獨互動討論時,只要您與對方都已加入公司中,就可以加對方為好友。
 
兩位加為好友後,就可擁有一對一的聊天室、筆記、任務…等專屬互動空間,任何人將無法看到您們之間互動的內容。現在就依照下列步驟加同事為好友吧~

 

我要加其他同事為好友
適用方案:所有方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:有多種加好友方式,請選用其中一種您偏好的方式就可以囉

  • 從公司或群組所有成員中選擇加為好友
    主功能『公司』或『群組』 > 點擊『所有成員』 > 點擊該成員資訊 > 點擊『加好友 』
  • 以 QR Code 加入
    主功能『公司』 > 點擊『加好友 』> 點擊『QR Code』 > 您與對方互相掃描並點擊跳出的『加好友』鍵
  • 點擊頭像加入
    在任何地方看到對方的頭像 > 點擊該頭像 > 點擊『加好友 』
  • 以 Do-ID 加入
    主功能『公司』或主功能『 + 』 > 點擊『加好友 』> 點擊『搜尋』> 點擊『Do-ID』 > 輸入對方的 Do-ID > 點擊跳出資訊中的『加好友』鍵
  • 以電子信箱 / 手機號碼加入(限手機聯絡人中已有儲存此對方的聯絡資訊)
    主功能『公司』或主功能『 + 』 > 點擊『加好友 』> 點擊『搜尋』> 擇一點擊『電子信箱 / 手機號碼』 > 輸入對方的資訊 > 點擊跳出資訊中的『加好友』鍵

 

小提醒

在 WorkDo 中,考量到您隨時需要與特定同事討論互動,因此只要點擊加好友,不需經對方同意,直接立即成為好友。

相信您已經習慣在業務推展的一開始,就彈性利用『公司 + 群組 + 好友』這個特質著手分類資料,『公司』層級的事務就在公司裡協作討論;部門、專案或社團事務在建立好的『群組』中討論;需要與任一位同事單獨互動討論時,就加對方為好友
 
想要進入公司 / 群組 / 好友層級專屬空間裡,就依照下面步驟做。
 

我要進入查看公司 / 群組 / 好友層級裡的資料
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司首頁
  2. 選取想切換進入的『公司 / 群組 / 好友』層級
    • 公司 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊公司代表圖
    • 群組 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱
    • 好友 │ 確認進入主功能『公司』頁 > 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱
  3. 不管是點選哪一個層級,將進入選取目標的聊天室
  4. 可任意切換點選告示牆或點擊 Do 切換查看工具資料

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司首頁,右側工作區即為公司層級資料
  2. 點擊左上角的 圖示
  3. 選取想切換進入的『群組 / 好友』層級
    • 群組 │ 點擊『群組』頁籤 > 點擊想選取的群組名稱
    • 好友 │ 點擊『好友』頁籤 > 點擊想選取的好友名稱
  4. 不管是點選哪一個層級,將進入選取目標的聊天室
  5. 可任意點選上方工具列或點擊 Do 切換查看工具資料

 

小提醒

在 WorkDo 中,還有 2 種方式可以進入單一層級

  • 先進入聊天室找到想查看的層級
  • 進入快捷門聯合告示牆中任一貼文 > 點擊想選取的層級名稱

可以,只要您與對方已經加為好友,隨時可以替對方取一個您自己記得的暱稱。這個暱稱只有您自己可查看,對方是看不到的。
 

我要幫好友設定暱稱
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『好友設定』
  2. 點擊『編輯好友資訊』並填妥別名及描述
  3. 點擊『完成』,立即生效,將影響公司裡所有的顯示暱稱

 

小提醒
  • 員工加彼此為『好友』時,雖然可以自訂好友的暱稱,但只要公司管理員設定顯示暱稱為『人事工具中的員工姓名』,員工看到彼此的顯示暱稱仍為『人事工具中的員工姓名』,需自行依上述步驟確認自己幫對方設定的暱稱 / 別名。

如果您確定您輸入了正確的 Do-ID,您可以請您的同事看看是否有允許以 Do-ID 邀請他加為好友或加入群組,他確認是允許的狀態下,您可以再次嘗試輸入對方的 Do-ID 來邀請他加為好友或加入群組。

設定可以找到我的方式
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入『APP 設定』功能
    • 手機 APP │ 返回至主功能列 > 點擊右上角 圖示 > 點擊『APP 設定』 > 點擊『找到我的方式』
    • 網頁版 │ 點擊右上角 圖示 > 點擊『APP 設定』 > 點擊左側功能選單中的『找到我的方式』
  2. 點擊『找到我的方式』
  3. 確認『允許以我的 Do-ID 邀請我』狀態(網頁版名稱為『公開我的 Do-ID 』),直接點擊圖示即生效
    • 允許 │ 將顯示為藍色勾勾圖示
    • 不允許 │ 將顯示為灰色叉叉圖示
  4. 可同步確認
    • 是否允許其他人以電子信箱、手機號碼、個人暱稱等方式邀請
    • 是否公開電子信箱、手機號碼,讓好友可在『好友設定』中查看這二項個人資訊

 

當您與好友解除好友關係後,你們將不再看到彼此分享的貼文或照片,聊天紀錄也將從聊天列表上清除。您可以由以下方式解除好友。

  • 從好友設定中點選解除好友關係
  • 從好友列表中您想解除的好友上右滑,並點選解除好友圖示

工作圈

聰明的您已經知道了只需要一個 WorkDo 註冊帳號,就能同時參與或管理公司內外的所有事務進展!

  • 建立 / 加入多家公司
    可以自己建立多家公司,也加入多家由他人建立的公司,每家公司的資料紀錄各自獨立管理、在每家公司內使用不同的暱稱,滿足企業集團及分公司各別管理的需求
  • 在 WorkDo 工作圈中加公司外部人員為好友
    可以把顧客 / 客戶 / 廠商拉進 WorkDo 工作圈中加好友,一起協作討論
  • 私藏空間看自己的、今日事項看已加入公司的
    可以運用私藏空間記錄自己個人查看的待辦事項、運用今日事項確認已加入公司裡的所有事務

而這些功能的操作步驟都一樣,讓您輕鬆好上手,現在就跟著下列步驟操作吧。
 

切換進入不同公司 / WorkDo 工作圈 / 私藏空間 / 今日事項
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  • 點擊螢幕左上角三橫線圖示,將顯示您已加入的所有公司列表及其它功能
  • 點擊想要切換的公司名稱,就可進入該公司
  • 點擊想 WorkDo 工作圈 / 私藏空間 / 今日事項,就可進入該功能中

 

小提醒
  • 當您離職,離開原公司之後,新公司若也有使用 WorkDo ,您仍舊可以用原本的註冊帳號加入新公司。

「公司以外的廠商、客戶要怎麼一起用 WorkDo 討論公事?」
工作圈就是專門讓您跟外部客戶 / 廠商一起用的!這其實是許多使用者覺得公司內部使用 WorkDo 之後的確有效提升工作效率,向我們許願希望可以跟客戶一起用的功能。只要一個 WorkDo 帳號,對內對外的公事都在 WorkDo 裡一起輕鬆完成!
 
在 WorkDo 工作圈裡可以做的 4 件事:

  • 加客戶 / 廠商為好友

    需要跟獨立客戶或廠商一對一溝通協作的時候,加好友最方便。

  • 好幾位客戶 / 廠商一起做案子,通通拉進群組

    最受歡迎、也最實用的『加群組』功能,適合合作對象有多人時使用。只要跟對方加為好友,就可以把人一起拉近群組。

  • 基本的溝通協作工具都可用

    只要將外部客戶 / 廠商加為好友或是拉進同一個群組,就可以使用聊天室、群組通話、公告、筆記、任務、活動、相簿、檔案、連結及投票等基本溝通協作工具,當然,也有最重要的個人隨身智慧秘書『快捷門』功能,讓您一鍵確認所有待辦事務,幫助您和每位外部客戶 / 廠商的協作更順暢。

  • 獲知 WorkDo 官方帳號的最新消息

    關於 WorkDo 的新功能更新、功能教學、最新活動…等資訊,都會不定期通知您。

 
現在就邀請對方下載安裝並註冊使用 WorkDo,一起用 WorkDo 解決工作大小事吧!
 

聊天

當然可以!好友是 WorkDo 的重要層級之一,您有需要與任一位同事或主管單獨互動討論時,只要您與對方都已加入公司中,就可以加對方為好友。
 
兩位加為好友後,就可擁有一對一的聊天室、筆記、任務…等專屬互動空間,任何人將無法看到您們之間互動的內容。現在就依照下列步驟加同事為好友吧~

 

我要加其他同事為好友
適用方案:所有方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:有多種加好友方式,請選用其中一種您偏好的方式就可以囉

  • 從公司或群組所有成員中選擇加為好友
    主功能『公司』或『群組』 > 點擊『所有成員』 > 點擊該成員資訊 > 點擊『加好友 』
  • 以 QR Code 加入
    主功能『公司』 > 點擊『加好友 』> 點擊『QR Code』 > 您與對方互相掃描並點擊跳出的『加好友』鍵
  • 點擊頭像加入
    在任何地方看到對方的頭像 > 點擊該頭像 > 點擊『加好友 』
  • 以 Do-ID 加入
    主功能『公司』或主功能『 + 』 > 點擊『加好友 』> 點擊『搜尋』> 點擊『Do-ID』 > 輸入對方的 Do-ID > 點擊跳出資訊中的『加好友』鍵
  • 以電子信箱 / 手機號碼加入(限手機聯絡人中已有儲存此對方的聯絡資訊)
    主功能『公司』或主功能『 + 』 > 點擊『加好友 』> 點擊『搜尋』> 擇一點擊『電子信箱 / 手機號碼』 > 輸入對方的資訊 > 點擊跳出資訊中的『加好友』鍵

 

小提醒

在 WorkDo 中,考量到您隨時需要與特定同事討論互動,因此只要點擊加好友,不需經對方同意,直接立即成為好友。

 • 和好友

您可以到聊天分頁,點選右下角的『聊天』圖示,並切換到群組分頁,以點選您想要開始聊天的好友即可進入聊天室。或是,您可以到群組分頁,在您想要開始聊天的好友向右滑或點選『Do』按鈕,並點選聊天圖示以進入聊天室與此好友聊天。

 • 對所有公司或群組成員

若要在公司或一個群組內聊天,您可以到聊天分頁,點選右下角的『聊天』圖示,並點選您想要開始聊天的群組(公司也會在群組內)即可進入聊天室。或是,您也可以到公司分頁點選聊天圖示以進入聊天室與公司成員聊天。
– 群組:或是,您可以到群組分頁,在您想要開始聊天的群組向右滑或點選『Do』按鈕,並點選聊天圖示以進入聊天室與群組聊天。

 • 和非好友的群組或公司成員

要和非好友的群組或公司成員開始聊天,您必須先把此成員加入為您的好友,然後才能開始進行聊天。

除了文字訊息以外,聊天室內還支援圖片、影片、位置、貼圖、表情符號以及語音訊息等訊息格式。可以透過點擊聊天輸入框左方的『+』以選取傳送。

WorkDo 的公司/群組/好友三層級中的聊天室中,只要您傳送了聊天訊息,有人讀取後,就會在傳送者本人的畫面上標示『已讀』字樣;若是其他人傳送的訊息,您將不會看到『已讀』字樣。

在群組聊天室或公司聊天室內,『已讀』字樣旁的數字,則代表已讀成員的數字。而在好友聊天室內,因為只有您與您的好友,所以當對方讀過您的訊息,只會出現『已讀』,不會出現數字。

小提醒

在『已讀』符號下面顯示的時間,是訊息傳送的時間,並不是聊天室已讀對象閱讀的時間。

您可以在聊天室內,選擇照相或是傳送裝置內的圖片到聊天室。

• 選擇照相:

  1. 點擊聊天室內輸入框旁的『+』圖示
  2. (Android) 選擇照相圖示以開始進行照相,照相完成後按完成以送出照片。
    (iOS) 點擊左下角相機圖示以切換到相機,照相完成後選擇『使用照片』以傳送至聊天室。

• 選擇傳送裝置內的圖片或影片:

  1. 點擊聊天室內輸入框旁的『+』圖示
  2. (Android) 從畫廊(Gallery)中選擇您要上傳的照片,以傳送到聊天室。
    (iOS) 點擊要上傳到聊天室的照片,每次以六張圖片為限。

您可以在聊天室中長按一則圖片訊息開啟訊息選單,選擇『儲存』以將圖片儲存到裝置端。或是在瀏覽圖片時,點選『儲存』圖示以儲存圖片。

所有由您傳送的文字、圖片、影片、位置訊息及語音訊息皆可隨時回收。您可以在聊天室中,透過長按一則自己送出的訊息,並選擇『回收』以將訊息收回。

回收後,聊天室內原本的訊息位置將標示『這則訊息已被回收』等字樣,不會再額外發送通知。

小提醒

您成功回收訊息後,連帶其他人都將無法再看到這則訊息。

在聊天室中,您可以透過長按一則訊息開啟訊息選單,選擇『刪除訊息』來刪除此則訊息。刪除後,原本聊天室內的訊息將會消失,不會對任何人做任何提醒。

小提醒

『刪除訊息』功能只會針對您帳號所登入的所有裝置刪除該則聊天訊息,聊天室裡的其他成員仍可看見該則訊息。

聊天室列表中,您可以在想刪除的聊天室上點按並同時向左滑動,再點選『刪除』圖示以刪除此聊天室。刪除成功後,該聊天室內原有的聊天紀錄將同步刪除,無法復原。若您又在該聊天室中傳送訊息,聊天室列表會再出現該聊天室,但已刪除的紀錄仍然不會復原。

小提醒

『刪除聊天室』功能只會針對您帳號所登入的所有裝置刪除該聊天室(含當中的所有訊息),聊天室裡的其他成員仍可看見該聊天室所有訊息。

沒辦法一起面對面坐下來開會、主管或同事出差、遠距工作人員遍布世界各地,需要線上多人通話或遠距會議嗎?身為 All-in-One 智慧行動辦公軟體的 WorkDo,當然能讓您撥打群組通話!
 
WorkDo 的公司及群組兩層級裡的聊天室,都有提供免費群組通話的功能。不管是在公司、在群組,任何一位成員都可以撥打群組通話,通話前還可以選擇要邀哪些人一起進行線上多人通話,有效減少溝通成本,讓遠距會議更暢通無礙。

 

我要打群組通話
適用方案:所有方案
誰可以用:所有群組成員
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 進入要撥打群組通話的群組聊天室
  2. 點擊聊天室裡的左下角『+』圖示
  3. 點擊『群組通話』
  4. 點選要邀請通話的成員
  5. 點擊『完成』就開始撥打,被邀請的成員會收到通知

 
STEP │ 網頁版

  1. 進入要撥打群組通話的群組聊天室
  2. 點擊聊天室裡的左下角『話筒』圖示
  3. 點選要邀請通話的成員
  4. 點擊『完成』就開始撥打,被邀請的成員會收到通知

 

小提醒
  • 開始通話時,群組聊天室也會顯示通知,未收到邀請的成員也可以視情況點擊加入通話。

Oppo 手機本身對於大多數 APP 初始化設定都是未開啟通知的,所以當您透過 Oppo 手機使用 WorkDo 時,需先依照下列步驟手動開啟通知設定,才能順利收到所有通知。
 

Oppo 手機開啟通知
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 開啟 WorkDo APP > 右上角『…』圖示 > APP 設定 > 通知設定 > 確定所有通知都打開 ( 延伸閱讀:我要如何更改通知設定?)
    22_通知設定_01_入口  22_通知設定_02_個人通知
  2.  

  3. 點擊手機本身左下角的多功能鍵,會出現下圖畫面,把 WorkDo 往下滑,WorkDo 畫面左上角將會出現鑰匙上鎖的圖案
    22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵
  4.  

  5. 點擊手機中的『安全中心』APP > 權限隱私 > 自動啟動管理 > 把 WorkDo 設定成『開啟』,往後就可以即時收到通知
    22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵_02_安全中心_01  22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵_02_安全中心_02  22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵_02_安全中心_03  22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵_02_安全中心_04
注意!

一旦您卸載了 WorkDo,當再次重新下載安裝時,需重新確認上述相關設定。

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我要如何更改通知設定?

群組通話

沒辦法一起面對面坐下來開會、主管或同事出差、遠距工作人員遍布世界各地,需要線上多人通話或遠距會議嗎?身為 All-in-One 智慧行動辦公軟體的 WorkDo,當然能讓您撥打群組通話!
 
WorkDo 的公司及群組兩層級裡的聊天室,都有提供免費群組通話的功能。不管是在公司、在群組,任何一位成員都可以撥打群組通話,通話前還可以選擇要邀哪些人一起進行線上多人通話,有效減少溝通成本,讓遠距會議更暢通無礙。

 

我要打群組通話
適用方案:所有方案
誰可以用:所有群組成員
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 進入要撥打群組通話的群組聊天室
  2. 點擊聊天室裡的左下角『+』圖示
  3. 點擊『群組通話』
  4. 點選要邀請通話的成員
  5. 點擊『完成』就開始撥打,被邀請的成員會收到通知

 
STEP │ 網頁版

  1. 進入要撥打群組通話的群組聊天室
  2. 點擊聊天室裡的左下角『話筒』圖示
  3. 點選要邀請通話的成員
  4. 點擊『完成』就開始撥打,被邀請的成員會收到通知

 

小提醒
  • 開始通話時,群組聊天室也會顯示通知,未收到邀請的成員也可以視情況點擊加入通話。

目前 WorkDo 提供付費使用者可以撥打群組通話,不需要再支付額外的費用,就可以撥打。
 
每次撥打,可同時上線通話的人數上限為 10 人,但是不限通話時間,穩定的通話品質,會議長短都不用擔心被斷話。
 
最適合沒辦法一起面對面坐下來開會、主管或同事出差、遠距工作人員遍布世界各地,需要線上多人通話或遠距會議的您,還能有效減少溝通成本,讓遠距會議更暢通無礙。
 

小提醒
  • 若您使用免費方案且公司人數超過 30 人,將無法使用群組通話功能,請購買付費方案

 

通知

當您在 WorkDo 加入的公司 / 群組 / 好友各層級中運用各種 All-in-One 智慧行動辦公工具時,只要出現最新消息,系統會在對應的功能標示紅點 / 數字 / 發送訊息來提醒您持續關注、保持互動,都稱之為『通知』。最重要的是,與您個人直接相關的最新消息將集中顯示於『通知中心』,並以紅色數字表示最新通知數。
 
覺得通知太多想關掉、通知太少想增加,都可以做個人化的通知設定
。個人化的通知形式包含了 APP 整體的提示聲、震動及每日待辦事項件數提醒,也包含可針對特定公司或群組設定事件通知、郵件通知、活動鬧鐘及聊天通知。

 

變更個人的 APP 整體通知設定
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:
點擊右上角 圖示 > 『APP 設定』 > 『通知設定』,下列設定預設皆為開啟,您可自行點擊變更

  • 提示聲:當程式執行中,有最新消息時是否發出提示聲,藍色勾勾代表發出提示聲,白色叉叉表示靜音
  • 震動:當程式執行中,有最新消息時是否開啟震動提醒,藍色勾勾代表震動提示,白色叉叉表示不震動
  • 每日提醒:每天啟動程式後,是否跳出提醒您當日有幾件待辦事項

 

小提醒
  • Android 版本 8.0 以上(含)的裝置,在『通知設定』功能中,將直接套用裝置版本之通知設定,供您調整『聊天通知』及『事件通知』提示聲及震動方式。
  • 最新消息:包含各層級中有人發佈 / 編輯 / 喜歡 / 留言 / 發送提醒您參與基本工具貼文的互動、需要您簽核的電子表單、新的聊天訊息…等。

 

變更個人的公司基本通知
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:
點擊進入欲變更的『公司設定』 > 個人化設定裡的『個人通知』,下列設定依畫面上的排序依次說明,預設皆為開啟,您可自行點擊變更

  • 事件通知:此設定僅影響發送此公司中最新消息到您裝置的通知中心時,是否開啟裝置的提示聲 / 震動提醒,關閉表示沒有提示聲且不震動,但您仍可主動至通知中心確認
  • 郵件通知:與您有關的最新消息是否發送郵件至畫面上標示的 Email ,請確認是您可收取的電子信箱;此 Email 預設為人事工具裡的公司 Email 、註冊帳號或您連結綁定的電子信箱帳號
  • 活動鬧鐘:當您於『活動』工具中回覆『參加 / 可能參加』時,於活動開始前多久提醒您,預設為前 15 分鐘
  • 聊天通知:是指聊天室中的新訊息通知,最上方『聊天通知』右側功能鍵,可全部開啟或全部關閉該公司及加入群組的聊天室通知;若只須變更公司或特定群組的聊天通知設定,請點擊下方各個專屬的功能鍵
注意
  1. 當您的『郵件通知』設定未標示 Email 或標示錯誤,請這樣做…
    • 請人事工具管理員調整:點擊進入『人事』 > 員工檔案 > 修改您的『公司 Email 1』欄位資料
    • 公司未啟用人事工具,由您自行調整:
      返回主功能列『公司』頁 > 點擊右上角直立的『…』圖示 > 我的帳號 > 連結綁定電子信箱帳號
  2. 當您使用的行動裝置未開啟 WorkDo,您將會額外收到行動裝置的推播通知

『聊天通知』是指您加入的聊天室各項訊息通知,當該層級中有人發佈 / 編輯了基本工具貼文,或是聊天室中有人發送文字訊息 / 貼圖 / 位置資訊 / 群組通話…等,都會標示新訊息總數來提醒您參與互動。
 
每一個聊天室都是可以獨立設定要靜音或要通知的,接下來就教您快速改好單一聊天室的通知一次設定整個 WorkDo 的聊天通知點這裡)。

 

更改單一聊天室的靜音開關
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 返回並進入主功能『聊天』分頁
  2. 點按住要變更設定的聊天室並左滑
  3. 點擊快捷鍵
    • 靜音:當下如果是有通知的,點擊『靜音』鍵就會關閉通知
    • 解除靜音:當下如果是靜音的,點擊『解除靜音』鍵就會開啟通知

 
STEP │ 網頁版

  1. 進入想確認的『群組設定 / 好友設定』
  2. 點擊『聊天通知』右側的藍色開關鍵,將變更顯示為灰色關閉鍵,就立即停用

 

小提醒
  • 如需透過網頁版變更公司層級的聊天通知,請參考這篇。
  • Android 版本 8.0 以上(含)的裝置,在『通知設定』功能中,將直接套用裝置版本之通知設定,供您調整『聊天通知』及『事件通知』提示聲及震動方式。
  • 當您的手機設定為開啟聊天通知,在您未開啟使用 WorkDo 時,將會收到行動裝置的推播通知。

WorkDo 的即時訊息及通知的發送品質到目前為止算是持續穩定的,更棒的是當您同時使用手機 APP / 平板 / 電腦網頁版等多種裝置,即時訊息也會是完全同步的。在某些特殊情況下,收到系統發送的通知後,可能需要一些時間處理,才能顯示訊息內容。
 
若持續收不到訊息內容,或是在您使用任何 APP 要發生任何不確定的問題,都可以使用這篇裡的萬用排除法,達到最基本的障礙排除,試試看吧!

收不到即時訊息的障礙排除
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

簡易排除:

  1. 重新整理並載入資料
    • 裝置 │ 滑掉 WorkDo 再重新開啟 > 更新您的 WorkDo 到最新版本 > 登出再重新登入
    • 網頁 │ 關閉網頁再重開 > 登出再重新登入
  2. 移動時,請確認裝置的信號強度或 Wi-Fi 的連線品質
    在高速移動中(如高速公路上開車或搭乘捷運 / 高鐵)、網路連線瞬間斷線時,訊號都可能遭受遮蔽阻斷,造成掉訊或暫時收不到訊息,請暫停移動或切換 4G 行動網路 / 有線網路 Wi-Fi
  3. 在建築物內,網路連線暫時不穩定
    請與公司的資訊人員確認是否公司網路連線不穩定或網路供應商斷線影響
  4. 重新回到聊天室列表或點擊通知,進入收到通知提醒的聊天室

 

小提醒
  • 當您進行上述障礙排除法後,可以請同事再發送個聊天訊息,協助您測試使否可正常收到訊息。若仍然收不到即時訊息,請透過意見回饋回報問題,讓我們可以盡快協助您。
  • 當您同時使用多支手機登入 WorkDo,所有貼文、訊息及電子表單將會完全同步,唯有『通知』會依照每支手機的設定來發送。

除了裝置本身的通知設定,WorkDo 也有提供了個人化的通知設定,形式包含了 APP 整體的提示聲、震動及每日待辦事項件數提醒,也包含可針對特定公司或群組設定事件通知、郵件通知、活動鬧鐘及聊天通知。
 
一開始使用就收不到通知、本來有但突然間沒有通知…等不同情境中,可能是裝置與 WorkDo 雙邊通知設定未完成、網路連線不穩定或斷線、裝置作業系統升級造成錯誤、使用的行動裝置記憶體不足等因素,都可能會造成您收不到或無法即時收到通知。不用慌,請先依照這篇裡的簡易排除法來檢查確認,應該可以輕鬆排除。

收不到通知 / 未即時收到通知的障礙排除
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

簡易排除:

  1. 萬用排除法
    在使用任何 APP 時,只要發生任何不確定的問題,都可以使用這個萬用排除法,達到最基本的障礙排除:

    • 裝置 │ 滑掉 WorkDo 再重新開啟 > 更新您的 WorkDo 到最新版本 > 登出再重新登入
    • 網頁 │ 關閉網頁再重開 > 登出再重新登入
  2. 請確認您的裝置 / 網頁設定中是否已允許 WorkDo 通知
    • 裝置 │ 各家手機 / 平板 / 電腦作業系統命名不一定,可確認您裝置設定中的『應用程式 > WorkDo』裡的通知設定,或直接在裝置設定中搜尋關鍵字為『通知』的設定功能
    • 網頁 │ 請點擊網址列左前方的『鎖頭』圖示,變更通知設定為允許
  3. 請確認您在 WorkDo 裡的個人化通知設定
  4. 移動時,請確認裝置的信號強度或 Wi-Fi 的連線品質
    在高速移動中(如高速公路上開車或搭乘捷運 / 高鐵)、網路連線瞬間斷線時,訊號都可能遭受遮蔽阻斷,造成您暫時收不到通知,請暫停移動或切換 4G 行動網路 / 有線網路 Wi-Fi
  5. 在建築物內,網路連線暫時不穩定
    請與公司的資訊人員確認是否公司網路連線不穩定或網路供應商斷線影響

 

小提醒
  • 當您同時使用多支手機登入 WorkDo,所有貼文、訊息及電子表單將會完全同步,唯有『通知』會依照每支手機的設定來發送。
  • 應該發卻沒有發的通知,有些是系統無法再重送的唷!所以當您進行了上述障礙排除法後,建議請同事再發送個聊天訊息或在您有參與的貼文中留言 / 發送提醒,協助您測試使否可正常收到通知。
  • 各家手機 / 電腦作業系統或瀏覽器的通知設定名稱不同,請以關鍵字搜尋較準確。

在 WorkDo 通知中心列表中,未閱讀的通知會以淺藍色底色來表示,等您讀過以後,該通知的底色將會變成白色。

小提醒

通知列表已讀狀態僅針對由通知列表點擊閱讀才算已讀。

Oppo 手機本身對於大多數 APP 初始化設定都是未開啟通知的,所以當您透過 Oppo 手機使用 WorkDo 時,需先依照下列步驟手動開啟通知設定,才能順利收到所有通知。
 

Oppo 手機開啟通知
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 開啟 WorkDo APP > 右上角『…』圖示 > APP 設定 > 通知設定 > 確定所有通知都打開 ( 延伸閱讀:我要如何更改通知設定?)
    22_通知設定_01_入口  22_通知設定_02_個人通知
  2.  

  3. 點擊手機本身左下角的多功能鍵,會出現下圖畫面,把 WorkDo 往下滑,WorkDo 畫面左上角將會出現鑰匙上鎖的圖案
    22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵
  4.  

  5. 點擊手機中的『安全中心』APP > 權限隱私 > 自動啟動管理 > 把 WorkDo 設定成『開啟』,往後就可以即時收到通知
    22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵_02_安全中心_01  22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵_02_安全中心_02  22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵_02_安全中心_03  22_通知設定_03_Oppo 多功能鍵_02_安全中心_04
注意!

一旦您卸載了 WorkDo,當再次重新下載安裝時,需重新確認上述相關設定。

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我要如何更改通知設定?

告示牆

在公司、群組及好友中,都有告示牆。告示牆可以將同事間、群組成員間、以及好友間的貼文集結起來,方便閱讀及查詢(包含筆記、任務、投票、活動、檔案及相簿)。
 

  • 在公司告示牆,您可以看到所有公司成員的貼文
  • 在群組告示牆,您可以看到所有該群組成員的貼文
  • 在好友告示牆,您可以看到您與此好友間的貼文

公司 / 群組 / 好友的告示牆只會顯示在該公司、群組或與好友間的貼文。但快捷門的告示牆則可以讓您總覽所有在此公司內,您有加入的群組以及好友間的相關貼文。

不需要進入到每一個基本工具,您可以在告示牆上點擊右下角的『+』直接選擇欲新增的貼文,如筆記、任務、投票、活動、檔案或相簿,新增的貼文將會直接顯示於告示牆及對應的基本工具貼文列表中。

若您是該則貼文的建立者,或者是該層級的『擁有者 / 管理員』,您就可以透過點擊內容頁面右上方的更多選項(網頁為『V』圖示,手機 APP 為直立『…』圖示),點擊『編輯』鍵,就可以編輯該則貼文。

若您不是該則貼文的建立者,或者是該層級的『擁有者 / 管理員』,您只能對此貼文進行按讚或留言。

工具箱管理

我們先說答案:層級管理員與工具管理員的最大差別,就是前者掌管層級裡的所有設定,後者只能管理工具裡的資料,兩者可以獨立設定成不同人。您試想看看這二個情境…

  • 情境一 │ Mike 是公司裡的 MIS 資訊人員,要負責 WorkDo 裡的公司設定,但 Mike 不應該看到所有員工的人事 / 打卡 / 請假 / 薪資資料,要怎麼設定?
  • 情境二 │ 老闆已經是公司管理員了,照理來說權限很大,為什麼他看不到打卡和請假裡的所有資料?

這兩個情境代表著每間公司的管理員可能設為不特定人員。於是,WorkDo 就設計了層級管理員與工具管理員各自獨立分開設定,來滿足所有公司的各種情境。
 
 
各級管理員權限

│ 層級管理員與工具管理員權限表(來自 WorkDo 快速入門-導入管理篇) │

01 │ 層級管理員

一如公司營運,管理整間公司或管理部門時,會有相關人員負責制定規則與管理運作。所以 WorkDo 裡的公司 / 群組 / 好友三大層級中,有成員、管理員、擁有者等三種權限,供您自行設定。當中,管理員及擁有者統稱為層級管理員,掌管層級裡的所有設定。(點這裡了解更多
 

02 │ 工具管理員

公司營運可不只這樣,對吧?在總務、人資、業務、會計、MIS 資訊人員等各種職務上,也會有管理人員掌管職務上的相關資料,所以 WorkDo 因應設計了不同工具有不同權限,大致可分為可以管理所有資料的工具管理員及只能申請或查詢自己紀錄的一般成員,再依照工具特色細分不同權限。一律由層級管理員設定誰是工具管理員、誰是一般成員,滿足讓每位員工使用時都能看到最正確的資料!(點這裡看設定
 

情境解答
  • 情境一 │ 把 Mike 設定為公司管理員,但人事 / 打卡 / 請假 / 薪資等工具的管理員就改設為對應的職務管理人員
  • 情境二 │ 老闆已經是公司管理員了,只要再加設定為想看到資料的工具管理員,他就可以看到那個工具裡的所有資料

 

小提醒
  • 目前只有進階隨選工具可管理每位成員的使用權限,而這些工具只有『付費方案』客戶可使用。當您在 WorkDo 建立公司時,將擁有 30 天的試用期,可以試用體驗所有工具及功能,試用期結束仍未付費,將回復成為『免費方案』客戶,已使用的資料會留存但將無法再新增或異動,也將無法再啟用其它進階隨選工具。

boxDo!你想要的商務軟體 都在 WorkDo 工具箱

人事考勤、電子簽核、客戶管理與資源管理…公司營運需要的商務軟體,WorkDo 都知道!任務、打卡、請假、公告、簽呈等各種持續擴充的 Do 工具任你用,All-in-One 智慧行動辦公解決方案,讓你不在辦公室,也能辦公事!

點擊『Do』按鍵,一鍵切換使用特定工具,也可以快速進入工具箱管理工具設定。

finger公司 / 群組 / 好友都有專屬工具箱 使用權限界定清楚

擔心員工看到不該看的資料嗎?放心,你完全可以在 WorkDo 中設定好各種使用權限!公司 / 群組 / 好友各自的工具箱裡,分為基本、隨選及已啟用三頁籤。管理員一鍵啟用所需的隨選工具,詳閱每個隨選 Do 工具權限說明並變更成員權限,成員也可於『已啟用』頁籤或各工具中清楚確認自己的權限。

basic 基本 Do 工具 專注溝通高效協作

發會議通知、公告、追蹤開完會的待辦工作進度、分享圖檔文件、撥打群組通話…你需要的各種日常溝通協作功能,通通都有對應可用的基本 Do 工具。公司 / 群組 / 好友都可用,讓討論溝通更聚焦、資訊佈達更即時、確認時間更精簡,為你和團隊輕鬆實現高效生產。

  • 基本工具
  • 公司
  • 群組
  • 好友
  • 公告
  • 筆記
  • 任務
  • 活動
  • 相簿
  • 檔案
  • 連結
  • 投票
  • 快捷門
  • 告示牆
  • 行事曆
  • 簽核
  • 聊天
  • 語音通話
  • 影音通話
  • 群組通話

下載基本溝通協作工具使用教學

advanced 隨選 Do 工具 完美落實數位管理

公司 / 群組 / 好友有各自可啟用的隨選 Do 工具,相關設定功能可以彈性符合公司的用語規章,資料之間智慧整合串接,分級管理流程更精確簡單,提高數位管理效能輕鬆無比。

  • 隨選工具
  • 公司
  • 群組
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有此標記的工具需先啟用『人事』

  • 人事
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  • 請假 Pro
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  • 核銷
  • 簽呈
  • 排班
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  • 分帳

下載隨選 Do 工具使用教學

guideline 對照使用手冊 設定導入最佳小幫手

每個隨選 Do 工具都有一本使用手冊,內含設定順序、步驟圖解及清楚案例說明,適合初期使用、導入教育訓練對照使用,可即時在服務中心工具箱內下載。

 
 

小提醒
  • 想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載快速導入設定教學

All-in-One 的 WorkDo 功能太多,不是很確定每個工具裡的權限各別可以用哪些功能、每個功能又是可以如何運用嗎?放心,您可以對照手機 APP 上提供的工具權限列表及功能介紹,讓您快速了解每個權限可以使用的功能、每個功能可以做什麼。

確認每種權限可用的功能和功能介紹
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 

STEP 01 │ 已經在任何一個進階隨選工具中
  1. 點擊工具名稱旁的『 i 』圖示,將標示您的權限
  2. 點擊想確認的權限,將列出該權限可使用的功能及功能介紹

 

STEP 02 │ 從頭開始
  1. 進入想確認的『公司 / 群組 / 好友』層級設定功能
  2. 點擊『工具箱管理』,將進入『隨選』頁籤
  3. 點擊進入想要確認的工具
  4. 往下瀏覽至『工具權限』區塊並點擊想確認的權限,將列出該權限可使用的功能及功能介紹

 

小提醒
  • 目前『付費方案』客戶可以設定進階隨選工具中每位成員的工具使用權限,當您在 WorkDo 建立公司時,將擁有 30 天的試用期,可以試用體驗所有工具及功能,試用期結束仍未付費,將回復成為『免費方案』客戶,已使用的資料會留存但將無法再新增或異動,也將無法再啟用進階隨選工具。
  • 看完功能介紹後很想使用嗎?若您是層級管理員,將可以直接啟用工具,若為一般成員,可以『推薦啟用』

想要用打卡、請假 Pro、客戶管理卻找不到嗎?或是不需要核銷、簽呈、會議室等工具想拿掉嗎?
 
這些您想要的各種打卡、電子簽核、雲端人事管理及出缺勤管理等功能,WorkDo 通通都有提供,為您與團隊高效解決工作大小事。這些功能我們統稱『進階隨選工具』,是您可以決定是否啟用或停用的
 
您在 WorkDo 上建立公司之後,系統會預先幫您啟用人事、請假、核銷、簽呈及會議室等進階隨選工具,這篇就來教您如何啟用需要的工具、停用不需要的工具。

 

啟用 / 停用特定工具
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員層級管理員工具管理員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  2. 點擊『工具箱管理』
  3. 找到您所要開啟或關閉的工具
  4. 選擇停用或啟用
    • 啟用 │ 點擊『啟用』
    • 停用 │ 點擊『變更設定』 > 點擊『啟用這個工具』的藍色勾勾圖示,顯示為『x』圖示就立即停用

 

小提醒
  • 進階隨選工具為『付費方案』客戶可使用,當您在 WorkDo 建立公司時,將擁有 30 天的試用期,可以試用體驗所有工具及功能,試用期結束仍未付費,將回復成為『免費方案』客戶,將無法再啟用進階隨選工具。
  • 此為『公司 / 群組 / 好友』層級的設定功能,若您不是該層級的管理員,將無法操作此設定。

啟用了人事、打卡、請假 Pro 等工具,發現無法使用或找不到設定功能嗎?請先確認您的工具使用權限,如果不正確,就需要請層級管理員幫您調整。
 
一如公司營運,總務、人資、業務、會計等各別掌管相關資料,WorkDo 因應設計了不同工具有不同使用權限!使用權限大致可分為工具管理員及一般成員,再依照工具特色而細分不同權限。
 
每個工具有各自的設定功能,有些會開放讓一般成員可查看,但都只有『工具管理員』才能編輯與管理工具裡的所有資料喔!在您啟用了需要的工具之後,需先確保您和其他同仁的工具使用權限是不是都是正確的。

 
在您啟用工具後,WorkDo 貼心預先設定了公司管理員擁有最大的工具使用權限,像是『管理員 / 人資 / 會計出納』這類符合一般職務的名稱;而原本已加入及新註冊加入公司的成員一律都是最小的可用權限,像是『一般成員 / 員工』。
 
另外,當員工的 Do 工具中根本沒出現已經被啟用的打卡、簽呈、請假 Pro、記帳等進階隨選工具時,通常是使用權限被設定為『無權使用』,只要請層級管理員依下列步驟調整成『一般成員 / 員工』,再請員工重新整理畫面,應該就可以點擊 Do 找到囉。
 

確認自己的工具使用權限
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『公司 / 群組 / 好友』層級
  2. 點擊那個層級的『Do』
  3. 點擊想確認權限的工具
  4. 確認權限
    • 手機 APP │ 點擊工具名稱旁的『 i 』圖示,將標示您的權限
    • 網頁版 │ 將顯示於左側功能清單最上方
管理大家的工具使用權限
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員層級管理員工具管理員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『公司設定 / 群組設定 / 好友設定』
  2. 點擊『工具箱管理』
  3. 點擊您要設定的工具旁的『變更設定』
  4. 點擊『變更成員權限』
  5. 輸入成員暱稱關鍵字,快速篩選出欲變更權限對象
  6. 點擊該成員右側編輯圖示,選取正確權限並點擊『變更』鍵

 

小提醒
  • 目前只有進階隨選工具可管理每位成員的使用權限,而這些工具只有『付費方案』客戶可使用。當您在 WorkDo 建立公司時,將擁有 30 天的試用期,可以試用體驗所有工具及功能,試用期結束仍未付費,將回復成為『免費方案』客戶,已使用的資料會留存但將無法再新增或異動,也將無法再啟用其它進階隨選工具。
  • 『管理工具使用權限』是公司 / 群組 / 好友各層級的設定功能,若您不是該層級的管理員,將無法操作此設定。

想用的工具不能用,有這幾種可能。

  • 在公司層級中,沒辦法新增筆記、任務、活動…等基本工具內容
    這是因為公司管理員在『公司隱私設定』功能中選擇了『只有管理員』可貼文唷,請快快與公司管理員討論是否要變更成讓所有成員都可發文。
  • 想用打卡、請假Pro、客戶管理、記帳、團購…等進階隨選工具
    目前只有公司 / 群組的管理員,才能決定要用哪些進階隨選工具。若您找不到這些工具,請依照下列步驟先確認是自己的使用權限或是工具尚未啟用的問題唷。

確認自己的使用權限或推薦啟用工具
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員管理員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想推薦啟用工具的『公司 / 群組 / 好友』層級設定功能
  2. 點擊『工具箱管理』
  3. 確認自己的權限或是工具未啟用問題
    • 確認權限
      自動進入『已啟用』頁籤 > 找到您想要使用的工具 > 畫面上標示您的權限若為『無權使用』,請與層級管理員確認是否變更
    • 推薦啟用工具
      點擊『隨選』頁籤 > 點擊『推薦啟用』,管理員將會收到通知並決定是否啟用

 

小提醒
  • 進階隨選工具為『付費方案』客戶可使用,當您在 WorkDo 建立公司時,將擁有 30 天的試用期,可以試用體驗所有工具及功能,試用期結束仍未付費,將回復成為『免費方案』客戶,已使用的資料會留存但將無法再新增或異動,也將無法再啟用進階隨選工具。
  • 若您是層級管理員,將可以直接啟用工具,若為一般成員,才擁有『推薦啟用』鍵。
  • 『好友』層級中會將兩位都設定為管理員,若權限未變更過,兩位都可直接啟用工具

WorkDo 把您所需要的商務軟體集結成為了 All-in-One 智慧行動辦公工具,而這些工具就存放『Do』按鍵之中。您加入的公司 / 群組 / 好友都有各自的『Do』按鍵,也就是您在公司 / 群組 / 好友的工具箱,裡頭全是各層級裡可以一起使用的工具,想確認哪個工具的資料就點哪個!當您不知道有什麼功能可以用時,點『Do』就對了

切換進入不同 Do 工具
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入想確認的『公司 / 群組 / 好友』層級
  2. 點擊『Do』按鍵
  3. 點擊想要切換工具名稱,即進入該工具功能畫面

 

基本工具

要建立一個新任務,您可以從公司/群組/好友的告示牆,或任務工具主頁面,點擊建立按鈕以建立一個新的任務。 當新任務建立時,您可以點選”設定負責人”以將公司、群組成員或您的好友選為任務負責人。

在建立新任務時,您也可以同時替您的任務添加子任務,並為子任務選擇負責人。

要建立一個新活動,您可以從公司/群組/好友的告示牆,或活動工具主頁面,點擊建立按鈕以建立一個新的活動。

要建立一個新筆記,您可以從公司/群組/好友的告示牆,或筆記工具主頁面,點擊建立按鈕以建立一個新的筆記。

要上傳一個新檔案,您可以從公司/群組/好友的告示牆,或檔案工具主頁面,點擊建立按鈕以選擇上傳檔案。

• 若為 iOS 用戶,上傳檔案時,您必須從您行動裝置所安裝的雲端檔案管理 APP 內選擇檔案上傳。
• Android 用戶則可以選擇從雲端檔案管理 APP 或是行動裝置內的檔案上傳。

『相簿』是 WorkDo 的 6 大基本工具之一,提供給公司/群組/好友/私藏空間所用。您可用相簿上傳工作中所需的圖片/照片(如設計稿、參考範例),當然也非常適合存放同仁歡聚照,一人上傳,多人共享!

建立一個新相簿,須先進入『相簿』工具,進入點如下。

  • 當您想建立公司相簿
    • 點擊主畫面下方功能列的『公司』頁籤 > 點擊『相簿』
    • 已進入告示牆時:點擊右下角的『+』圖示 > 點擊『相簿』
    • 已進入聊天室或其他工具時想切換:點擊右上角的『Do』圖示 > 點擊『相簿』
  • 當您想建立群組/好友相簿
    • 點擊主畫面下方功能列的『群組』頁籤 > 點擊欲建立處的『Do』圖示 > 點擊『相簿』
    • 已進入告示牆時:點擊右下角的『+』圖示 > 點擊『相簿』
    • 已進入聊天室或其他工具時想切換:點擊右上角的『Do』圖示 > 點擊『相簿』
  • 當您想建立私藏空間的相簿
    • 點擊主畫面下方功能列的『我的』頁籤 > 點擊『私藏空間』 > 點擊上方的『相簿』頁籤

進入相簿後,即可依下列步驟建立新相簿囉!

  • 點擊右下角的『相簿』圖示或點擊畫面上的『+ 新相簿』字樣 > 進入『建立相簿』畫面  > 填妥相簿名稱及相關說明  > 點擊右上角的『完成』鍵 > 相簿建立成功,並同時跳出導覽頁詢問您是否立即上傳相片,您可視情況決定立即或稍後再上傳。

備註:『+ 新相簿』字樣僅會出現於該公司/群組/好友/私藏空間中沒有任何相簿時

當您進入相簿後,您可以點擊畫面右上方的『+』圖示,並選擇您裝置中的圖片,再點擊右上方的『完成』,就會開始上傳囉!

要建立一個新投票,您可以從公司/群組/好友的告示牆,或投票工具主頁面,點擊建立按鈕以建立一個新的投票。

當建立新投票時,預設設定為『公開投票』、『允許改票』、『不允許複選』以及『投票結束前即公開結果』,設定於投票開始後便無法修改。

WorkDo 把所有公司需要的商務軟體通通放在一起,是一套 All-in-One 智慧行動辦公解決方案。很多商務軟體功能放在一個 APP 裡,又要好懂好上手,是不是光想都覺得不可能?

WorkDo 辦到了。我們設計了不少讓您更好懂好上手的快捷功能,『+』跟『Do』就是其中之二,而這兩個按鍵功能最大的差異就是在完全不同的情境中使用。

Do │ 用來切換進入工具

您加入的公司 / 群組 / 好友都有各自的『Do』按鍵,那一顆可不是裝飾品喔,點擊後就等於打開您在公司 / 群組 / 好友的工具箱,裡頭全是各層級裡可以一起使用的工具。

『Do = 我們一起做些事』,是 WorkDo 裡最最最核心的 All-in-One 概念。

簡單來說,『Do』按鍵其實就是 WorkDo 工具箱,所有基本溝通協作工具(如任務 / 活動 / 檔案 / 公告…)和進階隨選工具(如人事 / 打卡 / 請假 / 簽呈…)都是放在『Do』按鍵裡。想確認哪個工具的詳細資料就點哪個,當您不知道有什麼功能可以用時,按下『Do』就對了。

+ │ 用來新增

當您想要在 A 群組裡開一個任務分配工作、在 B 群組裡發一場活動通知,甚至在公司裡建群組、送一張假單或簽呈,要分別點擊進入公司 / 群組 / 好友的『Do』,再找到新增功能,才能申請表單或發佈貼文…停!停!停!當然您願意這樣做也很棒,但您還有更快速更便捷的操作步驟。

只要想要新增 > 回到主功能畫面點擊『+』 > 選取想要新增的項目 > 直接進入新增畫面 > 完成送出,輕鬆愉快。
 

我想用主功能『+』開常用工具的新增畫面
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入正確的公司首頁
  2. 點擊『+』,將出現常用的工具選單
    • 手機 APP │ 請回到主功能畫面最下方功能列
    • 網頁版 │ 位於畫面左下方
  3. 點擊想要新增的項目,即進入新增畫面

 

小提醒
  • 手機 APP 的『+』比網頁版的多了邀請成員、建群組、加好友及掃瞄 QR Code 等四個常用功能
  • 只有常用的工具項目會列入『+』按鍵裡,WorkDo 希望您的工作都很順利而讓加班非常態,因此目前在『+』按鍵裡不會看到『加班』這個工具

人事

WorkDo『人事』裡的 6 個重要設定功能,讓您靈活套用公司內部用語、組織章程、福利制度,最重要的是直接自動串接員工的打卡、請假、加班等出缺勤工時計算及各項電子表單簽核流程,其它隨選 Do 工具裡就不用再重複設定(如下表),輕鬆極了!完成這些設定程序,再讓員工開始使用,才能萬無一失地讓員工都看到正確的資料。
 
人事主要功能

│ 人事工具的重要設定功能所串接整合的工具 │

 
當您想開始設定人事工具裡的相關基本資料和規則,請確認都已經依照 開始 WorkDo 的 5 大簡單設定 完成前面的設定步驟,才能順利找到下列這張圖裡的設定功能唷。

人事設定程序-01

│ 點擊看所有設定:WorkDo-人事使用手冊

 
若您已經是 WorkDo 人事的工具管理員『人資』,就可以打開您的網頁版 WorkDo,開始依照下面的流程設定囉!

人事的 6 個重要設定功能及步驟
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資人資檢視
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 設定工作時間
每週哪幾天是基本工作日(影響是否需打卡、請假是否要扣假)、上下班打卡時間的計算(如遲到 / 早退、是否有彈性工時、當天幾點可開始打卡、幾點前須打完卡)…等,都是在這功能裡設定好。您可以直接編輯系統提供的預設工作時間,也可自行建立多組工作時間。

若您要使用『打卡』工具,記得先啟用並設定工具使用權限,才能在這個功能裡同步調整打卡的彈性工時與相關設定。
 
STEP 2 │ 建立部門組織架構
員工忘記打卡要補卡或申訴、假單、加班申請單、核銷單、簽呈要給誰簽?簽完往上送再送給誰簽?別擔心,這些電子表單的簽核流程,都是在這個設定功能裡,完成後就會依照您設定好的公司組織層級架構及部門主管來層層往上遞送。

  • 初期導入測試:建議邀請至少 1~3 位同仁一起測試研究,分別擔任公司管理員、工具管理員、主管及一般員工。
  • 正式使用:邀請未加入同仁都加入,新加入的同仁若有需要擔任公司管理員或工具管理員,再請重複 STEP 3~4 完成設定。

 
STEP 3 │ 確定員工別名稱
WorkDo 系統預設了三種員工別,您可以自行新增或編輯成符合公司規章的名稱。所有員工別的名稱確認好,在 STEP 6 裡就可以直接選取,同時也影響了誰可以享有『請假 Pro』中的假別額度、誰可以用『加班』工具申請加班,是常常被忽略的重要控制資料。
 
STEP 4 │ 設定內部行事曆
國定假日、補班、補假、特殊活動都可以在這個功能搞定。設定完成後,會串聯影響員工打卡、請假、加班相關申請。
如果同事工作地點遍佈全球、特定部門或員工有特殊放假日的需求?放心,這功能可以設定多份行事曆,解決這個難題。每份行事曆裡,都可以建立多個國定假日、補班、補假、特殊活動,並指定套用給某個部門或某個員工,這麼方便,快快設好吧!
 
STEP 5 │ 系統設定
每次新人加入後還要手動調整他要不要打卡?當然不會讓您這麼麻煩,只要在這個功能裡把『新成員預設需打卡』先設定好,一次搞定。
系統預設這個設定為『否』,也就是原本已加入公司的成員一律不需要打卡,改過這個設定後,只有後面新加入的員工適用,請記得到『打卡 > 需打卡人員』原本已加入公司的成員變更成需打卡;若您沒有使用 WorkDo 打卡,就可以跳過這個設定。
 
STEP 6 │ 單筆調整或批次匯入員工檔案
前 5 個設定其實都是為了讓辛苦的人資小天使們更方便管理每位員工的人事員工檔案。員工檔案可以單筆調整,也可以批次匯入。調整完成之後,相關資料會直接串接影響員工打卡、請假、加班等出缺勤工時計算及各項表單簽核流程。也就是說,員工檔案整理好之後,後續其它工具裡要設定的東西就大幅減少囉!

 

小提醒
  • 管理權限及工具使用權限標示只有工具管理員為人資可以管理人事裡的相關設定,這是 WorkDo『人事』裡的貼心設計,大多數公司管理員並不是由人資擔任,因此多一層使用權限的控管,可有效避免非人資員工看到不該看的資料。
  • 這篇只是重要設定功能的介紹,想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載人事使用手冊

功能太多了,新人加入之後到底要設定哪些功能啊啊啊?別慌,這篇完整告訴您。基本上若您已經順利把啟用的每個工具都設定好(可參考最下方的『您可能會感興趣』段落),新人加入公司後,只需要到人事工具中修改他的員工檔案資料,他就可以順利開始使用 WorkDo 打卡、請假、申請加班…等功能囉。
 
這個設定必須是 WorkDo 人事的工具管理員『人資』才可使用。現在就可以打開您的網頁版 WorkDo,開始依照下面的步驟設定囉!
 

新進員工加入後的必要設定
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資人資檢視
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 點擊該新進員工資料左前方的編輯圖示
  4. 調整下列必要資料
    • 代理人
      可設定 2 位,若公司沒有此制度可略過;若啟用的『請假Pro > 假別管理』中設定員工請假時需檢查代理人是否有請假,此欄位將成為必填欄位
    • 指定的工時名稱
      系統將預設為『預設工作時間』,請自行調整
    • 到職日
      系統會用這個日期計算員工的年資,來發放『請假Pro』工具中符合的休假額度;員工加入公司的日期須早於或等於此日期,若加入日期晚於此日期,此員工將無法補打卡
    • 是否有虛線主管
      員工若有第 2 位主管時可設定
    • 是否改由虛線主管簽核表單
      設定『是』, 將跳脫部門架構,改由第 2 位主管簽這位員工的所有表單;當第 2 位主管選擇上陳時,遞送流程是依照這位主管的員工檔案被設定送直屬主管或是虛線主管決定
    • 是否擔任指定簽核人
      設定『是』,代表這位員工不需要是主管,就能被其他員工指定簽核送出的簽呈及核銷單
    • 部門
      若沒有設定虛線主管,將依此設定遞送所有表單
    • 員工別
      最常被忽略的設定,未設定將影響員工無法請假及申請加班
    • 性別
      將影響員工是否享有特定性別之休假額度
  5. 點擊『儲存』,您就會在該員工檔案檢視畫面中看到他拿到應有的假別額度,他也可以開始使用其它工具囉

 

小提醒
  • 調整員工檔案之前,請務必先依照完成 5 個步驟快速開始 WorkDo人事裡其它必要設定
  • 通常員工無法補打卡、請假或申請加班,都是此功能欄位未填寫完整造成,請務必細細核對唷
  • 想要一次看更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載人事使用手冊

Tony 在公司組織架構裡的直屬主管是在國外總部的 Steven,但是 Tony 的日常工作進度及請假、加班、核銷、簽呈等申請都是向 Pepper 回報的,要怎麼設定?
 
員工忘記打卡要補卡或申訴、假單、加班申請單、核銷單、簽呈這些電子表單,都是依照『人事 > 組織樹』設定好的公司組織層級架構及部門主管來層層往上遞送。

以上述例子來說,員工 Tony 有二位主管,其中一位 Steven 在正式編制裡是他的直屬主管,第 2 位主管 Pepper 可能是其他部門主管、可能是同部門裡非正式編制的小組長、也可能是跨部門或專案小組的 leader,Tony 實際是向第 2 位主管 Pepper 回報所有的工作進度及提出所有申請表單,這時就可以透過設定 Tony 的虛線主管為 Pepper 並改由他來簽核表單,來滿足這樣的需求。
 
這個設定必須是 WorkDo 人事的工具管理員『人資』才可使用。現在就可以打開您的網頁版 WorkDo,開始依照下面的步驟設定囉!
 

我要更改員工的虛線主管
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資人資檢視
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 點擊員工 Tony 資料左前方的編輯圖示
  4. 調整下列必要資料
    • 虛線主管
      這個欄位可選取所有公司成員,預設列出部分名單,未列出想選的對象時,請自行輸入姓名關鍵字(以本例來說請選取『Pepper』)
    • 是否改由虛線主管簽核表單
      設定『是』, 將跳脫部門架構,改由第 2 位主管 Pepper 簽這位員工的所有表單;若設定『否』,原本選取的『虛線主管』就只是單純記錄而不會有任何作用(以本例來說請選『是』)
  5. 點擊『儲存』且顯示成功訊息後,該員工接下來的所有假單、加班單、補卡申訴單、核銷單、簽呈等申請單,就會由虛線主管 Pepper 簽核,當第 2 位主管 Pepper 選擇上陳時,遞送流程是依照 Pepper 的員工檔案中被設定送直屬主管或是虛線主管決定

 

小提醒
  • 調整員工檔案之前,請務必先依照完成 5 個步驟快速開始 WorkDo人事裡其它必要設定
  • 調整之前的表單會維持由原本主管簽核,不會自動轉給虛線主管
  • 如果想要把部分申請表單給 A 簽、另一部分申請表單給 B 簽,目前只有『核銷 / 簽呈』工具可以利用在『人事 > 簽核人設定』中把 B 列為指定簽核人,員工就可以在這二工具中指定 B 來簽核
  • 想要一次看更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載人事使用手冊

WorkDo 的人事工具提供人資可以更有效率地管理公司同仁的人事資料,因此在『員工檔案』這個功能中有相當足夠的欄位可供人資填寫。當中有會直接串接到其它工具的欄位,也有像是『角色 / 職稱 / 職別』單純用來註記、分類、存檔備查用的欄位資料。
 
先說答案:這三個欄位資料有影響的功能只有網頁版人事工具當中的『進階搜尋』功能。這個功能是讓人事工具管理員可以用多種條件篩選,快速搜尋出特定員工;這三個欄位當中,『角色 / 職別』尚未列入該功能的搜尋條件。若擔心資料混淆及不易搜尋,建議設定員工檔案內容時使用『職稱』欄位即可。
 
知道答案也許不夠滿足,這篇將詳細地讓您了解:

  1. 員工檔案中的資訊有哪些?
  2. 員工檔案的內容會影響其它工具嗎?
  3. 『角色 / 職稱 / 職別』與使用權限有沒有關係?


 

01 │ 員工檔案中的資訊

  • 個人資訊 │ 包含手機號碼、出生年月日、學經歷、緊急聯絡人、WorkDo 註冊帳號、即時通訊帳號…等資訊。
  • 任職資訊 │ 該員工所屬的公司 / 分支 / 部門 / 職別 / 職稱 / 角色、適用的工作時間、是否有虛線主管、是否擔任『簽呈 / 核銷』工具中的指定簽核人、代理人有哪兩位、工作契約、離停職資訊等。

02 │ 員工檔案的內容會影響其它工具嗎?

在眾多欄位資料中,大多數都是純粹作為註記、分類、存檔備查用,並不會影響其它工具中的資料,例如身分證字號、出生年月日、學經歷、員工所屬的公司 / 分支 / 職別 / 職稱 / 角色…等欄位,當中只有畫面上標示 * 為必填欄位,其餘欄位都可以自由選填。
最重要的是,會跟其它工具互相串接影響的只有這篇裡提到的 9 個員工檔案欄位資料,就需依據您的使用需求決定是否該填寫。

03 │ 『角色 / 職稱 / 職別』與使用權限有沒有關係?

目前『角色 / 職稱 / 職別』與使用權限無關,WorkDo 的權限管理是藉由設定層級管理員設定工具管理員來達到每個層級及工具間的權限控管。
『角色』是單純註記、分類、存檔備查用,目前的選項是由 WorkDo 內建的;而同樣作為註記用的『公司 / 分支 / 職別 / 職稱』這幾個欄位資料則是可由人事工具管理員自行設定。也就是說,當您想選用的角色沒有列在選項裡,建議選用可以自行定義的『職稱 / 職別』替代

『角色 / 職稱 / 職別』使用範例

角色的選項是由 WorkDo 內建,職稱及職別的選項是由您自行設定名稱的唷!

  • 情境 1 │ John 是行政部門當中的總機時薪人員
    員工檔案建議設定:角色為工讀生、職稱為行政專員、職別為一般專員
  • 情境 2 │ Natalie 是軟體開發部門當中的 Android 資深工程師
    員工檔案建議設定:角色為工程師、職稱為 Android 軟體工程師、職別為資深工程師
  • 情境 3 │ Norma 是總經理秘書
    員工檔案建議設定:角色為管理者或不設定、職稱為總經理秘書、職別為高級專員

 

小提醒
  • 當企業有多家公司、多條產線或品牌時,可利用員工檔案裡的『公司』設定並註記使用;『分支』則是當有多個辦公處、門市據點、分支分行時可設定並註記使用。

國定假日當天不能申請加班、用請假 Pro 請假被扣假、沒有打卡顯示缺卡?快檢查是不是漏掉了 6 個人事必要設定裡的 STEP 4 設定行事曆唷!除了這題,連帶一起解謎『員工在不同國家,放假日不同怎麼處理 / 忘記設定行事曆,補設之後會影響什麼』這些跟行事曆有關的問題
 
WorkDo『人事』直接自動串接員工的打卡、請假 Pro、加班等出缺勤工時計算,是依靠『公司行事曆管理』功能,其它這三個隨選 Do 工具裡就不用再重複設定;也就是說,公司行事曆管理功能或其它人事重要設定一漏掉,就會大大影響其它隨選 Do 工具的相關計算(影響的工具如下表)

 
人事主要功能

│ 人事工具的重要設定功能所串接整合的工具 │

 
現行法規雖明訂國定假日、補假 / 補班日,但仍保持彈性讓各企業行號可以自行決定實施日期。因此,WorkDo 也保持一樣彈性,當人事行政局公布新年度行事曆時,人事工具管理員(以下簡稱『人資』)可以參考人事使用手冊 STEP 2-d 建立新年度的行事曆,用下列這 4 種活動類型一次設定完整年的公司內部專用行事曆。

  • 公司活動 │ 單純註記用,設定後不會影響其它出缺勤工具相關計算
  • 需上班日 │ 補班日建議選用這個類型,設定後將視為工作日,員工當天不到須請假、當天出勤上班應打卡,且工作時間內將不能申請加班
  • 休假日 / 國定假日 │ 這兩種類型都是員工當天不需請假/打卡,且整日可申請加班;國定假日連同補假日建議選用『國定假日』,公司內部自行規定放假時建議選用『休假日』

 

01 │ 我們員工在不同國家,放假日不一樣怎麼辦?

當公司員工分佈全球,不同國家的國定假日不一樣,可以建立多份行事曆,每一份行事曆都可以指定讓特定部門或員工使用,滿足跨國企業不同的放假日管理。
 

02 │ 颱風假也可以設定嗎?

颱風假通常都是前一日或當日公布,只要經公告確定放假,人資可立刻利用公司行事曆管理功能建立活動類型為『國定假日 / 休假日』的新活動,設定完成後,該時段員工就不需打卡、使用請假 Pro 請假包含該時段不會被扣假、該時段可申請加班。
 
有些公司採取的設定是在請假 / 請假 Pro 中設定一個『颱風假』的假別,這樣的設定就會變成只要一經公告放颱風假,須由人資先加這個假的額度給全體員工,由每位員工送出假單並經主管簽核同意後,該時段員工才不需打卡,但該時段仍然視為工作日而不能申請加班。由於這樣的設定較勞師動眾且不能申請加班,我們建議透過公司行事曆管理來完成是較快速方便的唷。
 

03 │ 我忘記設定了,現在補設會影響到什麼嗎?

完成補設之後,後續員工的打卡、請假 Pro、加班就會依照您設定的活動類型來計算出缺勤,特別要注意的是,為避免資料紊亂,系統不會回溯異動過去的資料。也就是說,在補設定之前已經被簽核同意的假單或加班單,系統不會去自動歸還已經被扣的假和加班時數,須由員工撤銷該單
 
 

小提醒
  • 每一份行事曆都關連到當年度的員工出缺勤計算,因此建議每個年度都建立新的行事曆,確保過往資料不紊亂。
  • 這篇只是重要設定功能的介紹,想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載人事使用手冊

員工要離職,要不要先設離職、設了離職還可以用、可以用哪些東西?為什麼他還在公司裡,要怎麼讓他不能再進入公司看資料?別慌,這篇完整告訴您。
 
這些設定必須由 WorkDo 公司管理員和人事的工具管理員『人資』一起完成,確保公司資料安全,請依公司情況完成下列必要設定。

 
 
適用方案: 免費方案   付費方案

誰可以用: 一般成員    公司管理員    工具管理員

工具權限: 員工    主管    人資    人資檢視

01|員工確定離職,我要讓他離開公司,不再存取公司資料

 
STEP 01|由公司管理員移除成員

適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 請點擊公司小齒輪圖示進入公司設定(手機版請點擊下方主功能頁『公司』)
  2. 點擊『所有成員』
  3. 搜尋並點擊該離職員工右側功能鍵(手機版請直接點擊離職員工 > 從公司中移除此成員)
    • 移除
      讓該員工離開 WorkDo 公司,系統將同步註記該員工的人事員工檔案為『離職』,該員工將無法再進入查看公司資料,若日後他使用相關帳號,可重新加入公司復職
    • 移除 & 封鎖
      除了上述移除功能,將列入封鎖黑名單,若日後他使用相關帳號,將無法重新加入公司復職,適合用於不想讓員工有重新加入公司存取資料時

 
STEP 02|請人資登錄離職資訊

適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 搜尋要處理的員工檔案
    • 點擊進階搜尋鍵(▼ 圖示)
    • 『員工狀態』欄位請選取『離職』並點擊放大鏡圖示
  4. 點擊該員工資料左前方的編輯圖示,並在跳出來的確認視窗中點擊『確定』
  5. 點擊下方『停 / 離職資訊』頁籤
  6. 填妥離職相關資訊
  7. 點擊『儲存』並顯示成功訊息,日後就可在『員工離職紀錄』功能中調閱這筆離職資訊

 
STEP 03|確認不留存員工檔案,由人資來執行刪除員工檔案

 

02|我要讓員工先辦離職但暫時留在 WorkDo 公司中交接,日後再移除

 
STEP 01|請人資先登錄離職資訊

適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 點擊該員工資料左前方的空白方框圖示,將顯示藍色勾勾代表已勾選
  4. 點擊上方橘黃色『離職』鍵
  5. 填妥離職相關資訊
  6. 再次點擊『離職』鍵並顯示成功訊息,日後人資可在『員工離職紀錄』功能中調閱這筆離職資訊
    • 該員工仍可正常使用 WorkDo 公司中基本溝通協作工具
    • 該員工仍可查看個人的打卡、請假 Pro、加班、核銷、簽呈…等各進階隨選工具紀錄,但無法再新增資料

 
STEP 02|交接完畢,由公司管理員移除成員

適用裝置:手機 APP網頁版
  1. 請點擊公司小齒輪圖示進入公司設定(手機版請點擊下方主功能頁『公司』)
  2. 點擊『所有成員』
  3. 搜尋並點擊該離職員工右側功能鍵(手機版請直接點擊離職員工 > 從公司中移除此成員)
    • 移除
      讓該員工離開 WorkDo 公司,系統將同步註記該員工的人事員工檔案為『離職』,該員工將無法再進入查看公司資料,若日後他使用相關帳號,可重新加入公司復職
    • 移除 & 封鎖
      除了上述移除功能,將列入封鎖黑名單,若日後他使用相關帳號,將無法重新加入公司復職,適合用於不想讓員工有重新加入公司存取資料時

 
STEP 03|確認不留存員工檔案,由人資來執行刪除員工檔案

 

小提醒
  • 目前員工也可自行點擊公司設定中的『離開公司』,建議先與員工協商好離開 WorkDo 公司的日期。
  • WorkDo 採公司成員人數計費,我們會自付款日起,於每月同付款日日期當天確認您的成員數量,並依成員數量收取費用。員工離職時,移除員工的時間點若在付款日前後,也許會影響您的方案費用。
  •  

 

被移除或主動離開 WorkDo 公司的人,就無法再進入查看公司資料。因此,通常只有員工要離職時,由人資與離職員工協商好離職日期,並談好是由公司管理員移除員工或由員工自行離開公司。
 
不小心移除或是員工不小心離開公司了,都別擔心,有補救的方法!只要重新邀請他加入公司,並確認員工檔案內容都有設定好就可以囉。這些設定必須由 WorkDo 公司管理員和人事的工具管理員『人資』一起完成,確保公司資料安全,請依公司情況完成下列必要設定。
 

不小心移除員工 / 離開公司的補救

 
STEP 01|讓員工重新加入公司
請以下方連結文章內容為準,視情況選擇『請員工主動加入公司』或『從 WorkDo 裡邀請對方』。這邊特別提醒的是員工用原本的註冊帳號就可以,不需要重新註冊帳號。
 
如何讓員工重新加入公司?
 
 
STEP 02|調整員工檔案
員工順利加入公司之後,系統將在『人事』工具中自動新增對應的員工檔案,將與舊有的員工檔案重複,因此請務必依照下面兩篇去調整員工檔案內容,讓內容符合其它工具所需的條件,員工才能順利恢復打卡、送假單 / 加班單 / 簽呈 / 核銷單等功能。
 
為什麼有重複的員工檔案?要怎麼處理?
新進員工加入公司後要處理哪些設定?

目前 WorkDo 設計當員工順利加入公司之後,系統將在『人事』工具中自動新增對應的員工檔案,而造成出現重複的員工檔案有這些情況:

  1. 不小心移除員工或員工自行離開公司後重新加入
  2. 員工離職後復職
  3. 員工換新的註冊帳號並自行加入


不管是哪一種情況,只要員工離開了 WorkDo 裡的公司,在他離開的同時,系統將同步註記該員工的人事員工檔案為『離職』,該員工將無法再進入查看公司資料。請先依照注意事項把員工加回來之後,再來處理員工檔案。
 
員工檔案設定只有 WorkDo 人事的工具管理員『人資』使用網頁版 WorkDo 才可操作,請選擇符合的情況處理。
 

我要處理重複的員工檔案
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資人資檢視
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 使用舊檔案:代表 WorkDo 裡的資料與紀錄都接續使用

適用情境:不小心移除員工或員工自行離開公司後重新加入員工換新的註冊帳號

 
人事員工檔案跟打卡 / 簽到 / 請假Pro / 請假 / 加班 / 核銷 / 簽呈等隨選工具裡的資料互相串接,是認『登入電子信箱/手機』這個欄位,它必須是實際註冊帳號或綁定連結帳號,且必須沒有被任何員工檔案使用佔住,才能選用。新的員工檔案「登入電子信箱/手機」欄位值會佔住註冊帳號,所以請先刪掉新員工檔案,再恢復舊員工檔案為『在職』。

  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 刪除新的員工檔案
  4. 搜尋要保留的舊員工檔案
    • 點擊進階搜尋鍵(▼ 圖示)
    • 『員工狀態』欄位請選取『離職』並點擊放大鏡圖示
  5. 點擊該員工資料左前方的空白方框圖示,將顯示藍色勾勾代表已勾選
  6. 點擊上方橘黃色『入職』鍵
  7. 在跳出來的確認視窗中點擊『確認』並顯示成功訊息,該員工就可繼續使用且所有資料與紀錄接續

 
 
STEP │ 使用新檔案:代表 WorkDo 裡的資料與紀錄一切重零開始

適用情境:員工離職後復職

 
員工復職,一般情況下會讓員工資料與相關的打卡、假單等各項紀錄都重零開始,且離職資訊為人事資料一部分,依法規需留存至少 5 年,因此建議使用新的員工檔案。

  1. 不變動舊的員工檔案
  2. 編輯新檔案中的必要資料

 

小提醒
  • 當您進入員工檔案功能,會預設顯示『在職』資料,因此若您想要調閱『新進 / 停職 / 離職』等狀態的員工檔案,請參照上述步驟多加利用進階搜尋功能。
  • 員工重新加入公司成功後,可把原本已加為好友的同事再加回來,原始的好友資料都會回復。

在初期導入時的測試員工檔案,若想要刪除,請先將員工檔案的『員工狀態』轉為『停職 / 離職』,就可以隨時刪除該員工檔案;正常使用下,一旦員工離職或留職停薪後不復職,依約定讓他順利離開 WorkDo 裡的公司之後,建議留存至少 5 年備查再刪除。

 

刪除人事裡的員工檔案
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資人資檢視
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入公司的人事工具
  2. 點擊『員工檔案』
  3. 搜尋要處理的員工檔案
    • 點擊進階搜尋鍵(▼ 圖示)
    • 『員工狀態』欄位請選取『離職』並點擊放大鏡圖示
  4. 點擊該員工資料左前方的空白方框圖示,將顯示藍色勾勾代表已勾選
  5. 點擊上方紅色『刪除』鍵,並在跳出來的確認視窗中點擊『確認』,顯示成功訊息,該筆資料就確定被刪除

 

小提醒
  • 相關法令規定人事資料須留存至少 5 年備查。
  • 員工檔案的『員工狀態』為『停職 / 離職』時,才可刪除。

打卡

WorkDo『打卡』能彈性滿足各家公司的打卡制度,不管是內外勤人員是否需打卡、哪些人可打外勤卡、以 Wi-Fi/GPS 打卡,通通可自行設定完成。最棒的是,打卡工具中絕對要完成的設定功能只有 2 個,讓您設定上非常輕鬆無負擔。設定完成後,將直接自動串接員工的人事資料、打卡時間、請假 Pro 裡的休假紀錄等功能,協助您更快速統計員工出缺勤工時。
 
「啟用了打卡之後,卻不能打卡嗎?」當您要開始依照這篇裡的設定之前,請確認都已經完成 開始 WorkDo 的 5 大簡單設定(尤其是要先啟用打卡)人事裡與打卡有關的 5 個重要設定,才能順利找到打卡的 2 個重要設定功能唷。
 
人事主要功能

│ 請先設定好人事裡與打卡有關的 5 個重要設定 │

 

打卡設定程序-01

│ 點擊看所有設定:WorkDo-打卡使用手冊

 
若您已經是 WorkDo 打卡的工具管理員『人資』,就請打開您的手機 WorkDo APP,開始依照下面的流程設定囉!

打卡的 2 個重要設定功能及步驟
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 設定打卡方式
區分內外勤員工使用的打卡方式,比固定式的打卡鐘更人性化!

  • 內勤員工打卡
    主要以 Wi-Fi 打卡,最好再加上 GPS 打卡輔助,將更為精準。設定好以後,當需打卡員工使用的手機或電腦連接上已設定的 Wi-Fi 或進入已設定的 GPS 地點範圍時,就可以打卡。
  • 外勤員工打卡
    決定是否開放讓員工打外勤卡,開放後,在下個設定裡被設為可打外勤卡的員工,只要有帶手機、有開網路,就可以透過 GPS 地點定位打卡。

 
STEP 2 │ 設定需打卡人員
公司是不是比較縝密地規定哪些員工不用打卡或需要打卡、需打卡人員中又有哪些員工是可以打外勤卡?在這個功能都可以一次搞定!
進了需打卡名單的員工,才能被設定成可打外勤卡人員。因此,設定需打外勤卡人員前,一定要記得先設定好『打卡方式 > 允許外勤打卡』,再到這功能來設需打卡人員名單。

 

小提醒
  • 『需打卡人員』功能直接串接了『人事 > 系統設定 > 新成員預設需打卡』功能,『人事』啟用時就由系統預設為『否』,也就是原本已加入公司的成員一律被預設為不需要打卡,因此一開始導入 WorkDo 時,請務必要在這個功能中新增需打卡人員。
  • 這篇只是重要設定功能的介紹,想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載打卡使用手冊

WorkDo 打卡是與人事的工作時間串接,目前只提供讓員工打上班卡與下班卡唷!需要讓員工多次進出公司時都可以打卡的功能,正在積極開發中,請拭目以待;在這之前,您可以這樣做…
 

推薦啟用

等待期間,若希望記錄員工多次進出公司,甚至希望記錄員工外出造訪哪些地點,可先啟用
多點移動記錄器:簽到
讓員工不管是出差、拜訪客戶、巡廠房、物流送貨、辦活動、外出辦事…隨時移動,隨時拿起手機一鍵簽到 / 簽退,透過 GPS 自動記錄停留的地點及時間,人資和主管都更能輕鬆管理員工外勤或夥伴外出狀況。

 

小提醒

新功能上線會在下列管道同步發送,歡迎加入關注!

員工一定會有忘記打卡、缺卡的時候,尤其是導入初期,最容易產生缺卡紀錄,勞檢上門時,有缺卡紀錄卻沒有與員工協商補卡,這樣的工時計算對於勞資雙方是最容易產生爭議的。
 
因此,WorkDo 打卡工具提供員工可以自行補打卡的功能;補打卡並不是補了就生效,是需要經過主管審核同意,才會正式登錄為打卡紀錄。當然,補卡如果讓員工可以補太久之前的卡,對於勞資雙方也是會容易產生糾紛,所以,您當然可以決定可補卡的天數限制!
 

我要設定可補卡的天數限制
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司的打卡工具
  2. 點擊下方功能清單最右側的『管理』來打開選單
  3. 點擊『打卡設定』
  4. 點擊『系統設定』
  5. 點擊『最多可補多少天以內的卡(天數)』右側數字
  6. 填妥天數:請填 1 ~ 90 的數字
  7. 點擊『確認』即生效

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司的打卡工具
  2. 點擊『系統設定』
  3. 點擊『編輯』鍵
  4. 可點選『 + / – 』調整天數或直接填妥天數:請填 1 ~ 90 的數字
  5. 點擊『儲存』,顯示修改成功即生效

 

小提醒
  • 天數以日曆天(也就是含假日)計算,可補卡則最多可設定為 90 個日曆天
  • 起算點為缺卡日當天,假設設定可補 30 天內的卡,員工 10/13 缺上班卡,以 10/13 當天起算 30 個日曆天內可補卡,也就是員工最晚須於 11/12 前補卡。

人一定會有忘記打卡、缺卡的時候,尤其是公司開始宣導使用初期,最容易忘記打卡而產生缺卡紀錄了。有缺卡紀錄卻沒有補卡,會影響您的個人工時計算,也是勞資雙方是最容易產生爭議的一點。
 
放心,您當然可以在 WorkDo 打卡工具中自行補打卡,當您按下補卡鍵,只要主管審核同意,就能正式登錄為打卡紀錄。
 

我要補打卡
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司的打卡工具
  2. 請選擇任一步驟操作
    • 不記得缺卡日 │ 點擊下方功能清單『我的』> 點擊『月統計』 > 點擊『缺卡次數』
    • 記得缺卡日 │ 點擊下方功能清單最左側的『打卡』> 點擊『日期』或日期兩側的『 < / > ;』左右鍵圖示切換日期
  3. 點擊『補卡』鍵
  4. 填妥補卡時間、附上相關圖檔、備註
  5. 點擊『儲存』,系統將自動通知主管簽核這次的補卡申請

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司的打卡工具
  2. 點擊左側功能清單『我的』區塊中的『打卡紀錄』
  3. 點擊該筆缺卡紀錄的『補卡』鍵
  4. 填妥補卡時間、附上相關圖檔、備註
  5. 點擊『送出』,系統將自動通知主管簽核這次的補卡申請

 

小提醒
  • 手機 APP 中的『月統計 > 缺卡次數』,0 表示目前沒有缺卡,大於等於 1 則有缺卡紀錄
  • 若想要確認補卡申請是否通過,可使用『我的 > 我的申請』功能確認

沒錯,遲到或早退可以透過『申訴』鍵來調整。我們了解有時候會因為拜訪客戶 / 公出 / 公差…等各種緣故而遲到或早退,請放心,您隨時可以在 WorkDo 打卡工具中提出申訴。
 
當您提出申訴,只要主管審核同意,就能正式登錄為打卡紀錄,才不會影響您的個人工時計算,甚至影響了薪資囉!

 

我因故遲到 / 早退要申訴
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP │ 手機 APP

  1. 切換進入公司的打卡工具
  2. 請選擇任一步驟操作
    • 不記得日期 │ 點擊下方功能清單『我的』> 點擊『月統計』 > 點擊『遲到 / 早退次數』
    • 記得日期 │ 點擊下方功能清單最左側的『打卡』> 點擊『日期』或日期兩側的『 < / > ;』左右鍵圖示切換日期
  3. 點擊『申訴』鍵
  4. 填妥想要調整的時間、附上相關圖檔、備註
  5. 點擊『儲存』,系統將自動通知主管簽核這次的申訴

 
STEP │ 網頁版

  1. 切換進入公司的打卡工具
  2. 點擊左側功能清單『我的』區塊中的『打卡紀錄』
  3. 點擊該筆缺卡紀錄的『申訴』鍵
  4. 填妥想要調整的時間、附上相關圖檔、備註
  5. 點擊『送出』,系統將自動通知主管簽核這次的申訴

 

小提醒
  • 手機 APP 中的『月統計 > 遲到 / 早退次數』,0 表示目前沒有遲到 / 早退等異常打卡紀錄,大於等於 1 則有異常打卡紀錄
  • 若想要確認申訴是否通過,可使用『我的 > 我的申請』功能確認
您可能會感興趣

我有缺卡怎麼辦?

只要打卡工具管理員已完成打卡設定也已經把您設定為可以打外勤卡,您就可以在公司以外的地方打外勤卡。如果您不確定是不是被設定可打外勤卡,請依照下列步驟確認。
 

我要確認我能不能打外勤卡
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入公司的打卡工具
  2. 進入『打卡方式』
    • 手機 APP │ 點擊下方功能清單『打卡設定』> 點擊『打卡方式』
    • 網頁版 │ 點擊左側功能清單『設定』區塊中的『打卡方式』
  3. 確認『外勤打卡』設定值
    • 全部允許 │ 代表所有人都可以打外勤卡
    • 不允許 │ 代表所有人都不能打外勤卡,請先與公司管理員確認打卡工具管理員是誰,再請他變更設定
    • 依個人設定 │ 代表您可能可以打外勤卡(請接續下列步驟)
  4. 返回上一頁
  5. 點擊『打卡』進入打卡畫面,當您沒有進入已設定可打卡的範圍,您可以打外勤卡的情況下,畫面上將直接顯示『外勤打卡』相關字樣,代表您可以打外勤卡

 

小提醒
  • 當您需要跑好幾個地方,到每個地方都需要打卡時,可推薦啟用『簽到』工具

別擔心,目前員工休假當天的打卡紀錄顯示缺卡是正常的,不是相關設定有問題、也不是系統壞掉唷!
 
考量到員工可能臨時取消或撤銷休假而到職上班,因此,員工休假當天的打卡畫面並不會顯示『不需打卡』,而是保留讓員工可以打卡的可能性。
 
在人資可查閱的『打卡紀錄報表』功能中,針對是否定義為缺卡,會依據『人事 > 工作時間』設定,超過下列檢核時間點仍未打卡,就記為『缺卡』。

  • 工作時間設定上 / 下班時間為同一日:隔天顯示該日打卡紀錄
  • 工作時間設定下班時間為跨日:最晚可打卡時間過後顯示該日打卡紀錄

此外,當然也會同步檢核『請假 Pro > 請假紀錄』,檢核確認最終員工有休假事實而未打卡,在報表功能中仍會顯示為『缺卡』,但在同筆紀錄的『上 / 下班卡狀態』及『說明』等欄位將註記『休假』,方便人資核對員工休假紀錄。
 

我想確認 / 匯出特定的員工打卡紀錄
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入公司的打卡工具
  2. 點擊報表區塊的『打卡紀錄報表』
  3. 搜尋確認:選取搜尋條件並點擊『搜尋』鍵(放大鏡圖示)
  4. 匯出報表:可依您的需求匯出不同格式
    • 點選『 匯出 PDF』:純紀錄的固定格式
    • 點選『 匯出 CSV』:可利用 Excel 重新編輯內容的格式
    • 點選『 匯出 CSV(附打卡日期)』:適合有設定跨日工時的公司使用,可利用 Excel 重新編輯內容的格式

 

WorkDo 打卡工具是透過 Wi-Fi / GPS 兩種方式讓大家可以打卡。設定好之後,若您是需打卡員工,使用手機或電腦連接上已設定的 Wi-Fi 或進入已設定的 GPS 地點範圍時,就可以打卡。
 
不能打卡的因素大概有 5 類:未完成打卡設定、手機未正確連接指定 Wi-Fi、未允許 WorkDo 存取您的位置或定位精確度太低、未進入指定的 GPS 範圍(被遮蔽或飄移)、網路連線暫時不穩定,請依下列簡易障礙排除的步驟操作。

 

無法打卡障礙排除
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:所有公司成員
適用裝置:手機 APP網頁版

簡易排除:

  1. 請打卡工具管理員確認是否已完成打卡必要設定
  2. 確認您的手機是否已連接上指定 Wi-Fi
    • iPhone │ 一律必須連接上指定 Wi-Fi 才可打卡
    • Android │ 部分手機可設定只要掃瞄到指定的 Wi-Fi(掃到就會在 Wi-Fi 列表上顯示),就算未連接上也可以打卡(請於手機設定中搜尋關鍵字『掃描 Wi-Fi』)
  3. 確認您的裝置 / 網頁是否已允許 WorkDo 存取您的位置並提高定位精確度
    • 裝置 │ 各家手機 / 平板 / 電腦作業系統命名不一定,可確認您裝置設定中的『應用程式 > WorkDo』裡的位置或定位設定,或直接在裝置設定中搜尋關鍵字為『位置 / 定位』的設定功能;另外,部分裝置還可同時設定存取位置 / 定位時提高精確度,也請一併設定
    • 網頁 │ 請點擊網址列左前方的『鎖頭』圖示,變更位置設定為允許
  4. 確認是否 GPS 被遮蔽
    在水泥建築中、騎樓下,GPS 訊號都可能遭受遮蔽阻斷,請移動至窗邊或空曠處,再嘗試打卡
  5. 確認是否 GPS 飄移
    GPS 定位會因為座標系統採用標準不同、衛星時鐘誤差及裝置後端硬體等因素造成飄移,若您不確定是否已飄移造成無法打卡,請打開 Google Map 應用程式並點擊重新定位鍵(iPhone 為箭號圖示,Android / Windows / Mac 皆為羅盤圖示)
  6. 網路連線暫時不穩定
    請與公司的資訊人員確認是否公司網路連線不穩定或網路供應商斷線影響

 

小提醒
  • 各家手機 / 電腦作業系統或瀏覽器的設定名稱不同,請以關鍵字搜尋較準確

大家都能順利打卡,只有使用 Win10 的您卻不能打卡嗎?來看看是不是還沒允許存取您的位置設定功能。
 
目前世界各國對於個人隱私設定愈發嚴謹,因此每種裝置或甚至作業系統在「是否需要使用者允許存取位置的設定」的規定也就愈來愈嚴格,多數都已經改為需要由使用者手動設定允許,Win10 就是其中一個例子。

 
當您要開始依照這篇裡的設定之前,請確認都已經 排除可能造成您無法打卡的原因
 
Win10 允許位置-01

│ 01 所有設定 > 02 隱私權 │

 

Win10 允許位置-02

│ 03 點擊左側功能選單中的『位置』 > 04 確定開關標示為藍色,表示允許存取您的位置 │

 
 

小提醒
  • 各家平板 / 電腦作業系統 │ 設定名稱和功能路徑可能都不同,無法一一列舉,建議您以關鍵字為『位置 / 定位』的設定功能搜尋較準確
  • 手機 │ 可確認您手機設定中的『應用程式 > WorkDo』裡的位置或定位設定,或直接在裝置設定中搜尋關鍵字
  • 瀏覽器網頁 │ 請點擊網址列左前方的『鎖頭』圖示,變更位置設定為允許

請假

請假和請假 Pro 哪些功能一樣、不一樣的功能又有哪些?輪班制要用哪個?到底該選哪個用啊? 別擔心,這篇帶您快速了解兩個工具的差異,您就可以根據公司的需求及規則,更快做出選擇。
 

請假 │ 適合單純記錄休假時數或輪班 / 排班制公司

是請假管理基楚版,用來紀錄員工已經請了多少假,適合單純只需要記錄休假紀錄的公司;另外,輪班制公司通常是使用排班表來計算工時,可啟用『排班』工具來記錄,而當員工臨時找不到人換班時,運用『請假』工具來記錄未出勤狀態,兩個工具一起用的效益加倍。
 

請假 Pro │ 適合給假規則繁複且固定工時的公司

是強大的請假管理進階工具,除了紀錄,還能讓系統根據工具管理員(以下簡稱『人資』)設定好的規則自動給假 / 扣假 / 結轉剩餘休假額度。只要設定好規則,系統就會乖乖依照規則,時間到就自動發給員工應得的休假額度,員工請假時也將自動串接『人事 > 公司行事曆管理』資料來計算應扣除的額度(其它串接功能如下表),同時讓員工隨時確認自己的假還剩多少,相當適合給假制度較繁複的公司。
 
 
人事主要功能

│ 請假 / 請假 Pro 自動串接人事重要設定功能大不同 │

 
 
請假工具有的基本功能,大致上請假 Pro 當然就有,這篇帶您了解下方重要功能的差異,了解更多細節請參考請假使用手冊請假 Pro 使用手冊

01 │ 共同功能

  • 員工 │ 可即時送出 / 取消 / 撤銷假單並查詢自己的休假紀錄;可確認當天及未來有誰休假
  • 主管 │ 系統主動通知主管簽假單;主管可單筆簽核特定假單或批次簽核多張假單,且可往上遞送多層主管簽核
  • 人資 │ 可管理假別名稱、請假基本單位、是否啟用假別;可隨時確認及匯出員工的休假紀錄

 

02 │ 『請假』才有的功能

  • 員工 │ 送出假單時,須自己確認並手動調整『實際休假時數 / 天數』
  • 人資 │ 可手動調整假單中的『實際休假時數 / 天數』

 

03 │ 『請假 Pro』才有的功能

  • 員工 │ 可隨時確認自己所有的剩餘休假額度;請假時數 / 天數由系統主動算到好;網頁版可查看所有假別的規則
  • 主管 │ 可隨時確認及匯出成員的未來休假計畫
  • 人資 │ 可設定每種假別細部規則(依性別 / 員工別 / 部門給假、依每月 / 員工到職週年 / 歷年制給假、給假時間、要給多少休假額度、未用完的假可用至何時、允許員工補請過去或預請未來多久的假)、缺勤備忘、提醒員工補假單的頻率;可代請假;可手動調整員工所有假別額度;可匯出年度剩餘可休假額度紀錄及給假前剩餘休假額度報表

 
 

小提醒
  • WorkDo 尊榮方案中,可以任意啟用所有想要用的工具。若想要同時啟用請假與請假 Pro 兩個工具是沒問題的,但建議需加強宣導員工使用時機,避免員工混淆錯用。
  • 想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載請假使用手冊  下載請假 Pro 使用手冊

WorkDo『請假』讓員工即時送出假單、主管隨時簽假單、人資可調整不小心填錯資訊的假單、不同權限人員可隨時查看對應的請假紀錄及統計報表,非常適合輪班 / 排班制的員工使用,是一款讓人資可快速統計員工請假時數 / 天數的考勤利器。
 
最棒的是,請假工具中絕對要完成的設定功能只有 2 個,完成後將直接自動串接人事工具裡的員工資料、代理人及部門組織架構,設定流程非常輕鬆愉快無負擔。

 
「啟用了請假之後,人資找不到設定功能、員工不能送假單嗎?」當您要開始依照這篇裡的設定之前,請確認都已經完成 開始 WorkDo 的 5 大簡單設定(尤其是要先啟用請假)人事裡與請假有關的 3 個重要設定,才能順利找到請假的 2 個重要設定功能唷。
 
人事主要功能

│ 請先設定好人事裡與請假有關的 3 個重要設定 │

 

請假設定程序-01

│ 點擊看所有設定:WorkDo-請假使用手冊

 
若您已經是 WorkDo 請假的工具管理員『人資』,手機 APP 或是網頁版都可以設定,但建議使用功能最齊全的電腦網頁版,開始依照下面的流程設定囉!

請假的 2 個重要設定功能及步驟
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 設定請假基本單位
這個整體設定功能,提供您設定所有假別最小單位之預設值、是否隱藏休假細節。

  • 基本單位
    可設定所有假別最小單位之預設值,共有小時、半日及整日等選項,如果選擇『小時』,也支援半小時請假。設定後可再於各假別中設定。
  • 隱藏休假細節(網頁版限定功能)
    選『是』表示於『休假一覽』功能中將只會列出該員工的休假日期,不顯示假別、簽核紀錄及相關留言;選『否』則將顯示所有假單資訊。

 
STEP 2 │ 設定每個假別
公司員工可以請哪些假、每種假的名稱和請假基本單位是什麼,在這個功能都可以一次搞定!
若假別資訊有各項異動,系統將同步記錄維護人員及異動時間。

 

小提醒
  • 這篇只是重要設定功能的介紹,想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

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『請錯假別了(例如想要把病假換成年假)』、『日期時間填錯了』、『請假額度多扣或少算了』、『當天還是有來上班要銷假』,遇到這些情況的時候不用著急,您可以透過下列功能來調整:

  1. 員工自行取消假單 / 撤銷假單
  2. 主管駁回假單
  3. 由人資調整


 

01 │ 員工自行取消假單 / 撤銷假單

如果您是員工本人,請假開始時間還沒過且主管還沒簽核的假單,您可以火速自行取消假單;但如果請假開始時間已經過了或是主管已經簽同意了,您可以撤銷假單。這些步驟請參考請假使用手冊 STEP 2-d
 
02 │ 主管駁回假單
沒錯,主管還沒簽核之前,發現假單內容錯了或銷假上班,都可以請主管參考請假使用手冊 STEP 2-e 直接駁回假單就可以囉。
 
03 │ 由人資調整
不管您使用的是『請假』或『請假 Pro』工具,如果同仁填錯假別或請假時間,甚至是銷假上班,建議都由該同仁或主管操作上述步驟,才能有效避免資料紊亂並確保相關統計紀錄之正確性。但是,當真的產生不可預期的錯誤,人資可透過下列功能調整

  • 使用的是『請假』工具
    人資可以參考請假使用手冊 STEP 2-h 調整假單中的『實際請假時數/天數』欄位數值。
  • 使用的是『請假 Pro』工具
    必須先由同仁或主管依上述步驟讓假單狀態變成『已取消 / 已撤銷 / 已駁回』等終止狀態,再由人資參考請假 Pro 使用手冊 STEP 2-c 加假或扣假。

下載請假使用手冊  下載請假 Pro 使用手冊
 

小提醒
  • 請假 Pro 的假單會自動串接人事工具中的工作時間與行事曆資料去計算請假時間,但請假工具考量輪班 / 排班制公司工作時間不固定的需求,並沒有設計這樣的串接,因此請假工具中的假單,其『實際請假時數 / 天數』數值是直接計算員工選擇請假的起迄時間,若有需要調整,員工申請時及主管簽核時都可以手動修正。
  • 請假 Pro 使用手冊目前只有必要的設定功能教學,取消 / 撤銷 / 駁回假單步驟與請假工具相同,可先參考請假使用手冊。
  • 如果上述方法都無法順利歸還員工該有的額度或重新申請正確假單,請協助回報錯誤

WorkDo 裡的『打卡 / 請假 / 請假 Pro / 加班 / 簽呈 / 核銷』等工具的電子表單都具有簽核的功能,當中,除了打卡只有同意 / 駁回兩個簽核選項,其餘工具的簽核功能都具有『上陳』這第三個選項
 

簽核功能

當您擔任了部門組織架構中的直屬主管或特定員工的虛線主管,員工送出補卡單 / 打卡申訴 / 假單 / 加班單 / 簽呈 / 核銷單時,或您被指定為簽呈與核銷單的簽核者時,您將會收到簽核通知,可參考下列說明決定簽核功能。

  • 同意

    選擇『同意』代表這張電子表單只簽到您這邊就通過,且不需要再送給更高階主管簽核。員工打卡時間會更正為申請單上的時間、原本被扣除的假照扣、加班時數生效累計、簽呈通過、會計出納可依照核銷單金額撥款給員工。員工若發現錯誤或反悔,可申請撤銷,系統會再發送通知由您決定是否同意撤銷。

  • 上陳 / 向上陳核

    這是簽核單筆的假單 / 加班單 / 簽呈 / 核銷單中才會有的選項,批次簽核不提供此選項。選擇『上陳 / 向上陳核』代表您同意該表單申請,並且由系統自動往上遞送給您的主管簽核,由您的主管決定簽核同意或繼續往上遞送主管簽核。

  • 駁回

    選擇『駁回』代表您拒絕該電子表單的申請,員工原本打卡時間維持原樣、原本被扣除的假會歸還給他、加班時數不會生效累計、簽呈否決、會計出納不需依照核銷單金額撥款給員工。

 
 

小提醒
  • 選擇『上陳 / 向上陳核』時,系統自動遞送的主管是取決於人事工具員工檔案中的是否由虛線主管簽核設定;另外,簽呈與核銷工具可額外再選擇『依組織或自行指定簽核者』,相當適合完全自行指定簽核者時使用。
  • 主管及組織架構的設定,須由人事工具管理員依照下方手冊完成設定,快分享給他!

下載人事使用手冊

請假 Pro

請假和請假 Pro 哪些功能一樣、不一樣的功能又有哪些?輪班制要用哪個?到底該選哪個用啊? 別擔心,這篇帶您快速了解兩個工具的差異,您就可以根據公司的需求及規則,更快做出選擇。
 

請假 │ 適合單純記錄休假時數或輪班 / 排班制公司

是請假管理基楚版,用來紀錄員工已經請了多少假,適合單純只需要記錄休假紀錄的公司;另外,輪班制公司通常是使用排班表來計算工時,可啟用『排班』工具來記錄,而當員工臨時找不到人換班時,運用『請假』工具來記錄未出勤狀態,兩個工具一起用的效益加倍。
 

請假 Pro │ 適合給假規則繁複且固定工時的公司

是強大的請假管理進階工具,除了紀錄,還能讓系統根據工具管理員(以下簡稱『人資』)設定好的規則自動給假 / 扣假 / 結轉剩餘休假額度。只要設定好規則,系統就會乖乖依照規則,時間到就自動發給員工應得的休假額度,員工請假時也將自動串接『人事 > 公司行事曆管理』資料來計算應扣除的額度(其它串接功能如下表),同時讓員工隨時確認自己的假還剩多少,相當適合給假制度較繁複的公司。
 
 
人事主要功能

│ 請假 / 請假 Pro 自動串接人事重要設定功能大不同 │

 
 
請假工具有的基本功能,大致上請假 Pro 當然就有,這篇帶您了解下方重要功能的差異,了解更多細節請參考請假使用手冊請假 Pro 使用手冊

01 │ 共同功能

  • 員工 │ 可即時送出 / 取消 / 撤銷假單並查詢自己的休假紀錄;可確認當天及未來有誰休假
  • 主管 │ 系統主動通知主管簽假單;主管可單筆簽核特定假單或批次簽核多張假單,且可往上遞送多層主管簽核
  • 人資 │ 可管理假別名稱、請假基本單位、是否啟用假別;可隨時確認及匯出員工的休假紀錄

 

02 │ 『請假』才有的功能

  • 員工 │ 送出假單時,須自己確認並手動調整『實際休假時數 / 天數』
  • 人資 │ 可手動調整假單中的『實際休假時數 / 天數』

 

03 │ 『請假 Pro』才有的功能

  • 員工 │ 可隨時確認自己所有的剩餘休假額度;請假時數 / 天數由系統主動算到好;網頁版可查看所有假別的規則
  • 主管 │ 可隨時確認及匯出成員的未來休假計畫
  • 人資 │ 可設定每種假別細部規則(依性別 / 員工別 / 部門給假、依每月 / 員工到職週年 / 歷年制給假、給假時間、要給多少休假額度、未用完的假可用至何時、允許員工補請過去或預請未來多久的假)、缺勤備忘、提醒員工補假單的頻率;可代請假;可手動調整員工所有假別額度;可匯出年度剩餘可休假額度紀錄及給假前剩餘休假額度報表

 
 

小提醒
  • WorkDo 尊榮方案中,可以任意啟用所有想要用的工具。若想要同時啟用請假與請假 Pro 兩個工具是沒問題的,但建議需加強宣導員工使用時機,避免員工混淆錯用。
  • 想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載請假使用手冊  下載請假 Pro 使用手冊

WorkDo『請假 Pro』是強大的請假管理進階工具,讓員工隨時確認自己的假還剩多少並即時送出假單、主管隨時簽假單、還能讓系統根據工具管理員(以下簡稱『人資』)設定好的規則自動給假 / 扣假 / 結轉剩餘休假額度,降低人工計算的出錯率。不同權限人員也可隨時查看對應的請假紀錄及統計報表,相當適合休假額度計算較繁複的公司,是一款幾乎可滿足每家公司各種給假規則的考勤神器。
 
最棒的是,請假 Pro 工具中絕對要完成的設定功能只有 4 個,更棒的是 WorkDo-請假 Pro 使用手冊中直接提供了符合勞基法的設定範例,讓人資可以對照設定!完成後將直接自動串接人事工具裡的員工資料、行事曆、代理人及部門組織架構,設定流程非常輕鬆愉快無負擔。

 
「啟用了請假 Pro 之後,人資找不到設定功能、員工不能送假單嗎?」當您要開始依照這篇裡的設定之前,請確認都已經完成 開始 WorkDo 的 5 大簡單設定(尤其是要先啟用請假 Pro )人事裡與請假 Pro 有關的 6 個重要設定,才能順利找到請假 Pro 的 4 個重要設定功能唷。
 
人事主要功能

│ 請先設定好人事裡與 Pro 有關的 6 個重要設定 │

 

請假Pro設定程序-01

│ 點擊看所有設定:WorkDo-請假 Pro 使用手冊

 
若您已經是 WorkDo 請假 Pro 的工具管理員『人資』,請使用電腦網頁版,開始依照下面的流程設定囉!

請假 Pro 的 4 個重要設定功能及步驟
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 整體設定
『整體設定功能』提供您設定適用於所有假別的通則,新增假別時將自動帶入其相關設定值,可節省您設定各假別之時間,您仍可針對各假別調整為符合該假別所需的設定值。

  • 時間設定
    可設定所有假別最小單位之預設值,以及長假、提前請假、簽核提醒相關設定等選項,設定後可再於各假別中個別調整。
  • 結轉設定
    若員工的年度休假額度未用完,請在此功能設定是否可延用至下一年度、可延用的限額及期間。
  • 請假起訖區間限制
    提供設定允許員工補請過去或預請未來多久的假。
  • 隱私設定
    提供設定是否允許所有員工在『休假一覽』功能中可查看的請假簽核細節。

 
STEP 2 │ 設定每個假別
『假別管理』功能可設定下列每種假別細部規則,只要設定好規則,系統就會乖乖依照規則,時間到就自動發給員工應得的休假額度。

  • 假別細節
    可設定是否檢查代理人同時段有無休假、是否先扣去年度未用完的結轉假、新進員工一加入公司且符合適用資格時要不要依照到職日比例給假、假用完了是否可預支次年度額度、是否套用休假起迄區間限制等選項。
  • 適用資格
    提供設定哪類性別、哪些員工別、哪幾個部門員工才能拿到該假別額度。後續只要有建立新部門或新員工別,都請務必要把新部門或新員工別拉到畫面上的右方框框並儲存,該部門或員工別的員工才會拿到應得的假別及額度。
  • 自動給假
    當『是否自動給假』欄位有勾選時才會出現的頁籤資料,提供設定給假頻率(依每月 / 員工到職週年 / 歷年制)、給假時間、給之前沒用完的假是否歸零、不同年資要各給多少休假額度。

 
STEP 3 │ 調整員工休假額度
建好假別後,系統將依據 STEP 2 設好的給假規則,給全額假或零額度假。不管是給全額假或零額度假,員工都可能已經在導入請假 Pro 前使用過當年度的某些假,因此這個調整步驟也是必要的程序,請務必確認並調整員工當前的可休額度,再讓員工開始使用請假 Pro,以避免爭議。

  • 確認額度 │ 只要完成前面步驟設完假別,系統會立即給符合適用資格員工應得的全額假或零額度假,可立即利用『員工額度異動』功能查詢確認,後續有任何給假或扣假的額度異動,也是在這個功能中確認。
  • 調整額度 │ 請利用『個別調假』功能調整特定員工的假,或利用『批次調假』功能一次調整多位員工的假。

 
STEP 4 │ 缺勤通知設定
請假 Pro 裡因應員工可能會因臨時狀況無法即時送出假單,提供了『缺勤備忘』功能,輔助人資記錄未請假的缺勤紀錄,記錄後系統會自動驗證該員工是否已補送對應的假單。而這個步驟就是讓人資設定是否由系統提醒該員工及其主管補送假單、通知頻率及時間。

 

小提醒
  • 這篇只是重要設定功能的介紹,想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

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原則上,當請假 Pro 工具管理員確實完成必要設定時,員工應該就會拿到應得的假別及額度。設好假別後,發現沒給到假?員工說他找不到請假 Pro?請假有錯誤訊息不讓他請?不用擔心,當您遇到這些情況,應該是遺漏了幾個設定沒完成或設定值被異動過,趕緊跟著這篇完成設定就可以囉。
 
若您是 WorkDo 請假 Pro 的工具管理員『人資』,請使用電腦網頁版確認各項設定。

假別額度不正確的障礙排除
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 員工的 Do 工具裡沒出現請假 Pro 工具
啟用請假 Pro 時,系統會預設所有成員都具有最小可用權限『員工』。員工的 Do 工具中找不到請假 Pro 時,通常是使用權限被設定為『無權使用』,只要請公司管理員調整成『員工』,再請員工重新整理畫面,應該就可以點擊 Do 找到請假 Pro。
 
公司管理員如何調整工具使用權限?
 
 
STEP 2 │ 員工沒有拿到假別

  1. 確認請假 Pro 中的假別適用資格
    請假 Pro 必要設定的 STEP 2『假別管理』中,『適用資格』頁籤提供人資設定哪類性別、哪些員工別、哪些部門員工才能拿到該假別及額度。初期導入或是當有成立新部門或是設立新員工別時,請務必確認這個頁籤中是否已經把該員工所屬的員工別及部門放到右方框框中。
  2. 請假 Pro 的必要設定有哪些?

  3. 確認人事員工檔案中的資料
    假別適用在哪類性別、哪些員工別、哪些部門員工設定完成後,系統將直接自動串接人事工具裡的員工檔案裡對應的資料,因此,上一個步驟確認假別管理設定沒問題之後,應該就會是該員工的人事員工檔案設定問題。請務必確認該員工的到職日、員工別及所屬部門是否正確。
  4. 如何調整人事的員工檔案?

 
STEP 3 │ 員工有拿到假別,但額度不對

  1. 確認人事員工檔案中的資料
    休假額度的計算與員工任職年資有關,而任職年資是依據員工的到職日來計算。初期導入邀請員工加入公司或後續新進員工加入成功時,人資都必須先調整該員工的員工檔案內容,讓系統可以對照串接到其他隨選 Do 工具。因此,員工拿到的假別額度不正確時,請務必確認該員工的到職日是否正確。
  2. 新進員工加入,我該處理哪些設定?

  3. 運用請假 Pro 調整額度
    初期導入請假 Pro 時,必要設定程序就是一定要調整員工當下可用的休假額度。請利用『個別調假』功能調整特定員工的假,或利用『批次調假』功能一次調整多位員工的假。
  4. 請假 Pro 的必要設定有哪些?

 

小提醒
  • 只要上述功能調整完成,系統會立即給符合適用資格員工應得的假別及額度,人資可立即利用『員工額度異動』功能查詢確認。
  • 想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

下載請假 Pro 使用手冊

『請錯假別了(例如想要把病假換成年假)』、『日期時間填錯了』、『請假額度多扣或少算了』、『當天還是有來上班要銷假』,遇到這些情況的時候不用著急,您可以透過下列功能來調整:

  1. 員工自行取消假單 / 撤銷假單
  2. 主管駁回假單
  3. 由人資調整


 

01 │ 員工自行取消假單 / 撤銷假單

如果您是員工本人,請假開始時間還沒過且主管還沒簽核的假單,您可以火速自行取消假單;但如果請假開始時間已經過了或是主管已經簽同意了,您可以撤銷假單。這些步驟請參考請假使用手冊 STEP 2-d
 
02 │ 主管駁回假單
沒錯,主管還沒簽核之前,發現假單內容錯了或銷假上班,都可以請主管參考請假使用手冊 STEP 2-e 直接駁回假單就可以囉。
 
03 │ 由人資調整
不管您使用的是『請假』或『請假 Pro』工具,如果同仁填錯假別或請假時間,甚至是銷假上班,建議都由該同仁或主管操作上述步驟,才能有效避免資料紊亂並確保相關統計紀錄之正確性。但是,當真的產生不可預期的錯誤,人資可透過下列功能調整

  • 使用的是『請假』工具
    人資可以參考請假使用手冊 STEP 2-h 調整假單中的『實際請假時數/天數』欄位數值。
  • 使用的是『請假 Pro』工具
    必須先由同仁或主管依上述步驟讓假單狀態變成『已取消 / 已撤銷 / 已駁回』等終止狀態,再由人資參考請假 Pro 使用手冊 STEP 2-c 加假或扣假。

下載請假使用手冊  下載請假 Pro 使用手冊
 

小提醒
  • 請假 Pro 的假單會自動串接人事工具中的工作時間與行事曆資料去計算請假時間,但請假工具考量輪班 / 排班制公司工作時間不固定的需求,並沒有設計這樣的串接,因此請假工具中的假單,其『實際請假時數 / 天數』數值是直接計算員工選擇請假的起迄時間,若有需要調整,員工申請時及主管簽核時都可以手動修正。
  • 請假 Pro 使用手冊目前只有必要的設定功能教學,取消 / 撤銷 / 駁回假單步驟與請假工具相同,可先參考請假使用手冊。
  • 如果上述方法都無法順利歸還員工該有的額度或重新申請正確假單,請協助回報錯誤

WorkDo 裡的『打卡 / 請假 / 請假 Pro / 加班 / 簽呈 / 核銷』等工具的電子表單都具有簽核的功能,當中,除了打卡只有同意 / 駁回兩個簽核選項,其餘工具的簽核功能都具有『上陳』這第三個選項
 

簽核功能

當您擔任了部門組織架構中的直屬主管或特定員工的虛線主管,員工送出補卡單 / 打卡申訴 / 假單 / 加班單 / 簽呈 / 核銷單時,或您被指定為簽呈與核銷單的簽核者時,您將會收到簽核通知,可參考下列說明決定簽核功能。

  • 同意

    選擇『同意』代表這張電子表單只簽到您這邊就通過,且不需要再送給更高階主管簽核。員工打卡時間會更正為申請單上的時間、原本被扣除的假照扣、加班時數生效累計、簽呈通過、會計出納可依照核銷單金額撥款給員工。員工若發現錯誤或反悔,可申請撤銷,系統會再發送通知由您決定是否同意撤銷。

  • 上陳 / 向上陳核

    這是簽核單筆的假單 / 加班單 / 簽呈 / 核銷單中才會有的選項,批次簽核不提供此選項。選擇『上陳 / 向上陳核』代表您同意該表單申請,並且由系統自動往上遞送給您的主管簽核,由您的主管決定簽核同意或繼續往上遞送主管簽核。

  • 駁回

    選擇『駁回』代表您拒絕該電子表單的申請,員工原本打卡時間維持原樣、原本被扣除的假會歸還給他、加班時數不會生效累計、簽呈否決、會計出納不需依照核銷單金額撥款給員工。

 
 

小提醒
  • 選擇『上陳 / 向上陳核』時,系統自動遞送的主管是取決於人事工具員工檔案中的是否由虛線主管簽核設定;另外,簽呈與核銷工具可額外再選擇『依組織或自行指定簽核者』,相當適合完全自行指定簽核者時使用。
  • 主管及組織架構的設定,須由人事工具管理員依照下方手冊完成設定,快分享給他!

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加班

WorkDo『加班』讓員工即時送出加班單、主管隨時簽加班單、不同權限人員可隨時查看對應的加班紀錄及報表;若與『請假 Pro』工具並用,系統將於『請假 Pro > 假別管理』中自動新增『加班補休假』,當員工加班申請的補休機制為補休假且主管批准後,加班單上所申請的時數將會自動帶入到『加班補休假』,成為員工補休假的額度。人資不需要再自己手動加假,員工也能更即時拿到補休假額度,串接資料高度自動化,人資統計員工加班時間及補償機制將更加便捷快速。
 
最棒的是,加班工具中絕對要完成的設定功能只有 1 個,完成後將直接自動串接人事工具裡的員工的工作日與工作時間、員工別及部門組織架構,設定流程簡單到不可思議。

 
「啟用了加班之後,人資找不到設定功能、員工不能送加班單嗎?」當您要開始依照這篇裡的設定之前,請確認都已經完成 開始 WorkDo 的 5 大簡單設定(尤其是要先啟用加班)人事裡與加班有關的 5 個重要設定,才能順利找到加班設定功能唷。
 
人事主要功能

│ 請先設定好人事裡與加班有關的 5 個重要設定 │

 

加班設定程序-01

│ 點擊看所有設定:WorkDo-加班使用手冊

 
若您已經是 WorkDo 加班的工具管理員『人資』,手機 APP 或是網頁版都可以設定,但建議使用功能最齊全的電腦網頁版,開始依照下面的流程設定囉!

加班的重要設定功能
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

 

  • 基本單位
    共有半小時及一小時等選項,設定後,員工每次申請加班的時間將以這個基本單位為基準。
  • 申請有效期
    共有事先申請、事後補請及不限制等選項。
  • 補償類別
    共有加班補休及加班費等選項,可只選一項或全選。
  • 是否由主管決定補償
    補償類別二項全選時,此設定才有作用。『有勾選』表示員工申請加班時可以自己選擇要哪一種補償機制,主管簽核時可以變更補償機制選項;『不勾選』代表主管簽核時無法變更補償機制。
  • 適用員工別(網頁版限定功能)
    選項來源是人事工具中的員工別設定,將可申請加班的員工別放到右方框框中就完成設定。設定後,將依據員工的人事員工檔案裡所設定的『員工別』來決定該員工是否可申請加班。

 

小提醒
  • 若與『請假 Pro』工具並用,將自動於『請假 Pro > 假別管理』中新增『加班補休假』,這個假別可自行調整當中的休假規則,但如果有調整假別名稱,建議請勿與其它假別名稱混淆。
  • 這篇只是重要設定功能的介紹,想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

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原則上,當加班工具管理員確實完成必要設定時,員工應該就可以開始申請加班。員工說他找不到加班工具?送加班單時有錯誤訊息不讓他送?不用擔心,當您遇到這些情況,應該是遺漏了幾個設定沒完成或設定值被異動過,趕緊跟著這篇完成設定就可以囉。
 
若您是 WorkDo 加班的工具管理員『人資』,請使用電腦網頁版確認各項設定。

員工無法申請加班的障礙排除
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

 
STEP 1 │ 員工的 Do 工具裡沒出現加班工具
啟用加班時,系統會預設所有成員都具有最小可用權限『員工』。員工的 Do 工具中找不到加班時,通常是使用權限被設定為『無權使用』,只要請公司管理員調整成『員工』,再請員工重新整理畫面,應該就可以點擊 Do 找到加班。
 
公司管理員如何調整工具使用權限?
 
 
STEP 2 │ 員工申請加班出現錯誤訊息

  1. 確認加班整體設定中的適用員工別
    WorkDo 是透過『員工別』來識別員工是否可以申請加班,而這個設定值手機 APP 中並未提供,只有在網頁版的『整體設定』功能中才有唷。初期導入或是設立新員工別時,請務必使用網頁版確認『適用員工別』欄位是否已經把該員工所屬的員工別放到右方框框中。
  2. 加班的必要設定有哪些?

  3. 確認人事員工檔案中的資料
    識別員工是否可以申請加班,是透過『員工別』來判斷,而員工別的資料來源是人事員工檔案,因此,上一個步驟確認適用員工別沒問題之後,應該就會是該員工的人事員工檔案設定問題。請務必確認該員工的員工別是否正確。
  4. 如何調整人事的員工檔案?

 

小提醒
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只要您有啟用『請假 Pro』工具,就不需要這麼辛苦自己手動加補休假給員工唷!WorkDo 希望讓您用最少的設定,就能自動完成串接最多的資料,節省下來的寶貴時間就能花在更重要的工作上。
 
『加班』與『請假 Pro』工具同時並用,系統會在『請假 Pro > 假別管理』中自動新增一個『加班補休假』的假別,當員工加班申請的補休機制為補休假且主管批准後,加班單上所申請的時數將會自動帶入到『加班補休假』,成為員工補休假的額度。人資不需要再自己手動加假,員工也能更即時拿到補休假額度,對人資及員工都是更加便利的。

 

小提醒
  • 從加班時數自動轉為員工補休假額度,先決條件是加班整體設定的補償機制需勾選補休假,且被批准的加班補償機制為補休
  • 由系統自動在請假 Pro 中建立的『加班補休假』,人資可自行調整當中的休假規則,但如果有需要調整假別名稱,建議請勿與其它假別名稱混淆,也請勿自行新增補休假假別,避免找不到補休假時數被轉到哪一個假別的窘境。
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更了解 WorkDo

手機 APP 版面導航看這篇!WorkDo 支援跨裝置同步使用,針對手機 APP / 平板 / 網頁版等裝置版面的大小來設計功能介面,因此功能擺放的位置會有一定程度的不同,可以安心的是功能名稱幾乎都是相同的,icon 也幾乎是一模一樣的。
 
使用時,我們建議您:只要是在移動過程中需要使用到精簡的資料,使用手機版最輕鬆便捷,而功能及資料較精準繁複的就適用網頁版

 
網頁版面導航 - 01
網頁版面導航 - 02

│ WorkDo 網頁版版面導航,點擊看設定教學:WorkDo 快速入門-導入管理篇

 

手機 APP 主功能版面導航
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
01 │ 公司清單
主要用於切換到您加入的其它公司、WorkDo 工作圈、官方示範公司、私藏空間,想要建立新公司或新進員工自行主動加入公司的功能也在這裡。
 
02 │ 目前所在層級的名稱 & 設定

  • 顯示您當下所在的公司 / 群組 / 好友的名稱,讓您知道您所在的層級
  • 點擊即可進入層級設定功能畫面:可變更名稱 / 簡介、隱私、通知、個人化設定、管理員、啟用工具或變更權限…等設定功能

 
03 │ 快速搜尋關鍵字
輸入關鍵字,此公司中相關的通通幫您找出來。
 
04 │ 更多
個人帳號、APP 個人化設定,以及服務中心、意見回饋(許願池)、常見問題等功能都在這。
 
05 │ 主功能:公司

  • a. 常用功能 │ 進入公司、邀請新成員、建群組、加好友、所有成員、公開群組,都可在這裡找到
  • b. 加入的群組、好友、我的最愛 │ 當您想要進入群組 / 好友等任一層級查看資料時,請由此頁進入
  • c. 萬用 Do │ 公司層級和加入的群組、好友、我的最愛都有各自的 Do 按鍵。想要使用特定工具( 如任務、人事、請假…等) ,點擊後即可切換進入。

 
06 │ 主功能:快捷門
幫您整合所有等待您確認的任務進度、待簽核、待投票、回覆是否出席…等互動事務,是您專屬的貼身祕書。
 
07 │ 主功能:+ 新增內容
直達貼文或電子表單新增畫面的快速鍵,要打卡、要請假、開新任務、要送簽呈…等常用工具的新增功能都在這,選取要發佈的工具及對象,就能快速新增貼文或電子表單,幫您更精簡使用步驟。
 
08 │ 主功能:聊天室清單
需要跟公司 / 群組 / 好友即時討論,就來這裡開啟專屬聊天室!
 
09 │ 主功能:通知中心
目前所在的公司中,各種與您相關的事務通知。

 

小提醒
  • 這篇只是手機 APP 功能位置的版面導航,想要一次看更多更精細的設定教學及注意事項嗎?快點擊下面這顆按鍵吧!

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網頁版版面導航看這篇!WorkDo 支援跨裝置同步使用,針對手機 APP / 平板 / 網頁版等裝置版面的大小來設計功能介面,因此功能擺放的位置會有一定程度的不同,可以安心的是功能名稱幾乎都是相同的,icon 也幾乎是一模一樣的。
 
使用時,我們建議您:只要是在移動過程中需要使用到精簡的資料,使用手機版最輕鬆便捷,而功能及資料較精準繁複的就適用網頁版

 
網頁版面導航

│ WorkDo 網頁版版面導航,點擊看設定教學:WorkDo 快速入門-導入管理篇

 

網頁版版面導航
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

 
01 │ 公司清單
主要用於切換到您加入的其它公司、WorkDo 工作圈、官方示範公司、私藏空間,想要建立新公司或新進員工自行主動加入公司的功能也在這裡。
 
02 │ 主功能:公司

  • a. 常用功能 │ 主功能:快捷門、進入公司、我在這間公司的資訊、公司設定、公司介紹、邀請新成員、建群組、加好友、所有成員、公開群組,都可在這條灰色直排功能中找到
  • b. 加入的群組、好友、我的最愛 │ 當您想要進入群組 / 好友等任一層級查看資料時,請由此頁進入
  • c. 聊天室清單 │ 需要跟公司 / 群組 / 好友即時討論,就來這裡開啟專屬聊天室!
  • d. 通知中心 │ 目前所在的公司中,各種與您相關的事務通知

 
03 │ 第二選單
將顯示 02 / 04 所對應的功能選單。
 
04 │ 主功能:萬用 Do
想要使用特定工具( 如任務、人事、請假…等) ,點擊後即可切換進入。
 
05 │ 主功能:+ 新增內容
直達貼文或電子表單新增畫面的快速鍵,要打卡、要請假、開新任務、要送簽呈…等常用工具的新增功能都在這,選取要發佈的工具及對象,就能快速新增貼文或電子表單,幫您更精簡使用步驟。
 
06 │ 主要工作區
將顯示 02 / 03 / 04 所對應的內容,同時會對應您的使用權限來提供搜尋 / 新增 / 修改 / 刪除資料內容 / 匯出報表等功能。
 
07 │ 搜尋公司 / 群組 / 好友
點擊輸入框,就會立即顯示您最近造訪過的公司 / 群組 / 好友,供您更快速切換。
 
08 │ 更多
個人帳號、APP 個人化設定,以及服務中心、意見回饋(許願池)、常見問題等功能都在這。
 
09 │ 更多工具
當您公司裡啟用很多工具時,其餘工具會先收在這邊,點擊後就可展開供您選取切換。
 
10 │ 功能線上說明
目前正陸續補充網頁版的進階隨選 Do 工具各功能線上說明,是針對點擊當下所在的功能,介紹該功能特色及使用上需注意的地方。整合性的問題或手機版請先參考『08 更多 > 常見問題』。
 
i │ 展開 / 收合畫面
這個按鍵是讓您選擇顯示或隱藏『02 主功能:公司』區,選擇顯示時,『06 主要工作區』將會縮小;選擇隱藏時,『06 主要工作區』將會擴大。

 

小提醒
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下載導入設定教學

WorkDo 把所有公司需要的商務軟體通通放在一起,是一套 All-in-One 智慧行動辦公解決方案。很多商務軟體功能放在一個 APP 裡,又要好懂好上手,是不是光想都覺得不可能?

WorkDo 辦到了。我們設計了不少讓您更好懂好上手的快捷功能,『+』跟『Do』就是其中之二,而這兩個按鍵功能最大的差異就是在完全不同的情境中使用。

Do │ 用來切換進入工具

您加入的公司 / 群組 / 好友都有各自的『Do』按鍵,那一顆可不是裝飾品喔,點擊後就等於打開您在公司 / 群組 / 好友的工具箱,裡頭全是各層級裡可以一起使用的工具。

『Do = 我們一起做些事』,是 WorkDo 裡最最最核心的 All-in-One 概念。

簡單來說,『Do』按鍵其實就是 WorkDo 工具箱,所有基本溝通協作工具(如任務 / 活動 / 檔案 / 公告…)和進階隨選工具(如人事 / 打卡 / 請假 / 簽呈…)都是放在『Do』按鍵裡。想確認哪個工具的詳細資料就點哪個,當您不知道有什麼功能可以用時,按下『Do』就對了。

+ │ 用來新增

當您想要在 A 群組裡開一個任務分配工作、在 B 群組裡發一場活動通知,甚至在公司裡建群組、送一張假單或簽呈,要分別點擊進入公司 / 群組 / 好友的『Do』,再找到新增功能,才能申請表單或發佈貼文…停!停!停!當然您願意這樣做也很棒,但您還有更快速更便捷的操作步驟。

只要想要新增 > 回到主功能畫面點擊『+』 > 選取想要新增的項目 > 直接進入新增畫面 > 完成送出,輕鬆愉快。
 

我想用主功能『+』開常用工具的新增畫面
適用方案:所有方案
誰可以用:所有使用者
適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 切換進入正確的公司首頁
  2. 點擊『+』,將出現常用的工具選單
    • 手機 APP │ 請回到主功能畫面最下方功能列
    • 網頁版 │ 位於畫面左下方
  3. 點擊想要新增的項目,即進入新增畫面

 

小提醒
  • 手機 APP 的『+』比網頁版的多了邀請成員、建群組、加好友及掃瞄 QR Code 等四個常用功能
  • 只有常用的工具項目會列入『+』按鍵裡,WorkDo 希望您的工作都很順利而讓加班非常態,因此目前在『+』按鍵裡不會看到『加班』這個工具

註冊完之後不知道該從哪個設定開始下手?想要推薦給主管或老闆需要介紹 EDM 嗎?想要推廣給員工使用需要手冊嗎?
 
放心,不管是 WorkDo 整體特色介紹、導入時需要注意的快速入門教學、基本溝通協作功能、人事 / 出缺勤 / 客戶管理 / 核銷簽呈等電子表單的使用教學…針對各種情況,我們提供相對應的完整教學,讓您隨時可以下載。

 
 
適用方案: 所有方案

誰可以用: 所有使用者

適用裝置: 手機 APP    網頁版

我想要建立公司、邀員工加入、相關設定等的快速導入教學文件
  1. 進入『更多設定』畫面
    • 手機 APP │ 返回主功能列 > 點擊右上角 圖示
    • 網頁版 │ 點擊右上角 圖示
  2. 點擊『服務中心』
  3. 點擊『快速入門』的『了解更多』鍵
  4. 依您的需求點擊開啟或下載導入設定教學文件

 

我想要人事 / 請假 Pro / 打卡…各工具的教學手冊

 
STEP 01 │ 從工具箱中下載

  1. 進入『工具箱管理』功能
  2. 依您的需求點擊您想要的工具
  3. 點擊『使用手冊』開啟或下載使用手冊

 
STEP 02 │ 從服務中心下載

  1. 進入『更多設定』畫面
    • 手機 APP │ 返回主功能列 > 點擊右上角 圖示
    • 網頁版 │ 點擊右上角 圖示
  2. 點擊『服務中心』
  3. 點擊『使用手冊』的『了解更多』鍵
  4. 依您的需求點擊『下載 PDF』開啟或下載使用手冊

 

小提醒
  • 工具箱管理中的『基本』頁籤最上方,也可點擊『開啟基本工具 PDF』,取得『快速入門 – 基本工具篇』,含主功能 / 任務 / 公告 / 筆記 / 活動 / 投票 / 檔案 / 連結 / 相簿等溝通協作工具使用教學,看完保證快速上手。
  • 工具箱管理中的『隨選』頁籤最上方,也可點擊『開啟隨選 Do 工具 PDF』,取得『快速入門 – 進階工具篇』,參考各工具的設定順序。

重要的功能在 WorkDo 裡找不到?覺得有這個功能就會更好用?這功能怎麼無法運作?
 
來來來~ 這些疑難雜症請快依照下面的步驟到 WorkDo 許願池裡意見回饋,最在乎使用者意見的 WorkDo 女神將會依照功能的實用性、好用度、普及度來安排。已經有不少人的願望或疑問都陸續實現與解決囉,請一起來幫助 WorkDo 變得更好用吧。

 

意見回饋
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適用裝置:手機 APP網頁版

使用步驟:

  1. 進入『更多設定』畫面
    • 手機 APP │ 返回主功能列 > 點擊右上角 圖示
    • 網頁版 │ 點擊右上角 圖示
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    • 我要許願 │ 類型請點選『建議』
    • 我要問問題 │ 類型請點選『提問』
    • 功能無法運作 │ 類型請點選『回報錯誤』
  4. 點選『送出』

 

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許過的願、問過的問題、遇到的 Bug 回報之後,都可以再到『意見回饋』功能裡隨時查看及回應。所有您曾經回饋過的意見都會由新到舊的列在『回饋過的』頁籤中。
 
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