為什麼員工的剩餘休假額度不對?怎麼辦?

FAQ-ID:1078
原則上,當請假 Pro 工具管理員確實完成必要設定時,員工應該就會拿到應得的假別及額度。設好假別後,額度不對了?不用擔心,當您遇到這個情況,應該是遺漏了幾個設定沒完成或相關的假單 / 加班單未確實批准或駁回導致,趕緊跟著這篇完成設定或調整就可以囉。

 
若您是 WorkDo 請假 Pro 的工具管理員『人資』,請使用電腦網頁版確認各項設定。

額度不正確的障礙排除
適用方案:免費方案付費方案
誰可以用:一般成員公司管理員工具管理員
工具權限:員工主管人資
適用裝置:手機 APP網頁版

排除障礙:
 
STEP 01 │ 確認員工額度異動紀錄
系統正常運作使用下,發現額度不正確,首先員工自己可以利用『個人額度異動』紀錄功能、人資可以透過『員工額度異動』紀錄功能,調出該員工該假別的異動歷程,核對確認是下列哪些可能的情況。

  • 一開始給假額度就錯誤 │ 請依照下列步驟 2~4 完成確認及調整。
  • 其他人資手動調整 │ 請與其他人資確認並依照步驟 4 調整為正確額度。
  • 請假應扣 / 加班補休應加 / 銷假應還額度紊亂
    • 請員工參考請假 Pro 使用手冊 STEP 3-b 自行取消或撤銷假單 / 加班單
    • 請主管參考請假 Pro 使用手冊 STEP 3-c 同意或駁回該單
    • 忘記設定人事行事曆導致國定假日及補班日的員工請假額度錯誤

 
STEP 02 │ 確認人事員工檔案中的資料
當休假額度的計算是與員工任職年資有關時,任職年資是依據員工的到職日來計算。初期導入邀請員工加入公司或後續新進員工加入成功時,人資都必須先調整該員工的員工檔案內容,讓系統可以對照串接到其他進階 Do 工具。因此,員工拿到的假別額度不正確時,請務必確認該員工的到職日是否正確。
新進員工加入,我該處理哪些設定?
 
STEP 03 │ 確認假別管理中的額度設定
依照下方情況調整假別管理中的設定後,新規則只會適用於下一次給假時、沒有拿過該假別的員工、新進員工等三種情況中。考量到已拿到該假別的員工可能已請假而使用了額度,系統不會溯及既往去變更原有員工已拿到的假別及額度,請務必進行下一步驟調整額度。

  • 當額度計算與年資無關
    請確認該假別『假別細節』頁籤中的初始給假額度、是否照到職日比例計算等設定之正確性。
  • 當額度計算與年資有關
    請確認該假別『自動給假』頁籤中的依年資給額度的設定是否正確。
  • 可能遺漏了系統初始第一次給假的必要設定步驟
    也就是員工第一次在請假 Pro 中拿到假時,會依據該假別『自動給假』頁籤中的下列兩種給假頻率決定全給或全部不給額度。因此很可能是當初設定好假別之後,遺漏了調整員工當前可休假額度這個步驟,請人資依照步驟 4 調整為正確額度。

    • 員工到職週年制
      即使您已經設定好年資適用額度的級距,系統設計這類的給假頻率將完全不給額度
    • 曆年制
      系統設計這類的給假頻率將不會多加計算年資適用級距的比例,當次立即給出年資適用級距的全額

 
STEP 04 │ 運用請假 Pro 調整額度
遇到額度不正確的情況,請參考請假 Pro 使用手冊 STEP 2-c 利用『個別調假』功能調整特定員工當下可用的休假額度,或利用『批次調假』功能一次調整多位員工的額度。這個功能也是初期導入請假 Pro 時的必要設定程序。
請假 Pro 的必要設定有哪些?

 

小提醒
  • 核對確認員工額度異動紀錄後,如果是未知錯誤或系統錯誤,請透過意見回饋回報問題
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