FAQ-ID：1156
目前 WorkDo 設計當員工順利加入公司之後，系統將在『人事』工具中自動新增對應的員工檔案，而造成出現重複的員工檔案有這些情況：
- 不小心移除員工或員工自行離開公司後重新加入
- 批次匯入員工檔案時有錯誤
- 員工換新的註冊帳號並自行加入
- 員工離職後復職
不管是哪一種情況，只要員工離開了 WorkDo 裡的公司，在他離開的同時，系統將同步註記該員工的人事員工檔案為『離職』，該員工將無法再進入查看公司資料。請先依照注意事項把員工加回來之後，再來處理員工檔案。
員工檔案設定只有 WorkDo 人事的工具管理員『人資』使用網頁版 WorkDo 才可操作，請選擇符合的情況處理。
我要處理重複的員工檔案
適用方案：免費方案付費方案
工具權限：員工主管人資人資檢視
適用裝置：手機 APP網頁版
STEP │ 使用舊檔案：代表 WorkDo 裡的資料與紀錄都接續使用
適用情境：不小心移除員工或員工自行離開公司後重新加入員工換新的註冊帳號
人事員工檔案跟打卡 / 簽到 / 請假Pro / 請假 / 加班 / 核銷 / 簽呈等進階 Do 工具裡的資料互相串接，是認『登入電子信箱/手機』這個欄位，它必須是實際註冊帳號或綁定連結帳號，且必須沒有被任何員工檔案使用佔住，才能選用。新的員工檔案「登入電子信箱/手機」欄位值會佔住註冊帳號，所以請先刪掉新員工檔案，再恢復舊員工檔案為『在職』。
- 切換進入公司的人事工具
- 點擊『員工檔案』
- 刪除新的員工檔案
- 搜尋要保留的舊員工檔案
- 點擊進階搜尋鍵（▼ 圖示）
- 『員工狀態』欄位請選取『離職』並點擊放大鏡圖示
- 點擊該員工資料左前方的空白方框圖示，將顯示藍色勾勾代表已勾選
- 點擊上方橘黃色『入職』鍵
- 在跳出來的確認視窗中點擊『確認』並顯示成功訊息，該員工就可繼續使用且所有資料與紀錄接續
STEP │ 使用新檔案：代表 WorkDo 裡的資料與紀錄一切重零開始
適用情境：員工離職後復職
員工復職，一般情況下會讓員工資料與相關的打卡、假單等各項紀錄都重零開始，且離職資訊為人事資料一部分，依法規需留存至少 5 年，因此建議使用新的員工檔案。
- 不變動舊的員工檔案
- 編輯新檔案中的必要資料
小提醒
- 當您進入員工檔案功能，會預設顯示『在職』資料，因此若您想要調閱『新進 / 停職 / 離職』等狀態的員工檔案，請參照上述步驟多加利用進階搜尋功能。
- 員工重新加入公司成功後，可把原本已加為好友的同事再加回來，原始的好友資料都會回復。