FAQ-ID：1031
WorkDo 的人事工具提供人資可以更有效率地管理公司同仁的人事資料，因此在『員工檔案』這個功能中有相當足夠的欄位可供人資填寫。當中有會直接串接到其它工具的欄位，也有像是『角色 / 職稱 / 職別』單純用來註記、分類、存檔備查用的欄位資料。
先說答案：這三個欄位資料有影響的功能只有網頁版人事工具當中的『進階搜尋』功能。這個功能是讓人事工具管理員可以用多種條件篩選，快速搜尋出特定員工；這三個欄位當中，『角色 / 職別』尚未列入該功能的搜尋條件。若擔心資料混淆及不易搜尋，建議設定員工檔案內容時使用『職稱』欄位即可。
知道答案也許不夠滿足，這篇將詳細地讓您了解：
- 員工檔案中的資訊有哪些？
- 員工檔案的內容會影響其它工具嗎？
- 『角色 / 職稱 / 職別』與使用權限有沒有關係？
01 │ 員工檔案中的資訊
- 個人資訊 │ 包含手機號碼、出生年月日、學經歷、緊急聯絡人、WorkDo 註冊帳號、即時通訊帳號…等資訊。
- 任職資訊 │ 該員工所屬的公司 / 分支 / 部門 / 職別 / 職稱 / 角色、適用的工作時間、是否有虛線主管、是否擔任『簽呈 / 核銷』工具中的指定簽核人、代理人有哪兩位、工作契約、離停職資訊等。
02 │ 員工檔案的內容會影響其它工具嗎？
在眾多欄位資料中，大多數都是純粹作為註記、分類、存檔備查用，並不會影響其它工具中的資料，例如身分證字號、出生年月日、學經歷、員工所屬的公司 / 分支 / 職別 / 職稱 / 角色…等欄位，當中只有畫面上標示 * 為必填欄位，其餘欄位都可以自由選填。
最重要的是，會跟其它工具互相串接影響的只有這篇裡提到的 9 個員工檔案欄位資料，就需依據您的使用需求決定是否該填寫。
03 │ 『角色 / 職稱 / 職別』與使用權限有沒有關係？
目前『角色 / 職稱 / 職別』與使用權限無關，WorkDo 的權限管理是藉由設定層級管理員及設定工具管理員來達到每個層級及工具間的權限控管。
『角色』是單純註記、分類、存檔備查用，目前的選項是由 WorkDo 內建的；而同樣作為註記用的『公司 / 分支 / 職別 / 職稱』這幾個欄位資料則是可由人事工具管理員自行設定。也就是說，當您想選用的角色沒有列在選項裡，建議選用可以自行定義的『職稱 / 職別』替代。
『角色 / 職稱 / 職別』使用範例
角色的選項是由 WorkDo 內建，職稱及職別的選項是由您自行設定名稱的唷！
- 情境 1 │ John 是行政部門當中的總機時薪人員
員工檔案建議設定：角色為工讀生、職稱為行政專員、職別為一般專員 - 情境 2 │ Natalie 是軟體開發部門當中的 Android 資深工程師
員工檔案建議設定：角色為工程師、職稱為 Android 軟體工程師、職別為資深工程師 - 情境 3 │ Norma 是總經理秘書
員工檔案建議設定：角色為管理者或不設定、職稱為總經理秘書、職別為高級專員
小提醒
- 當企業有多家公司、多條產線或品牌時，可利用員工檔案裡的『公司』設定並註記使用；『分支』則是當有多個辦公處、門市據點、分支分行時可設定並註記使用。