人事
FAQ-ID:1155
被移除或主動離開 WorkDo 公司的人,就無法再進入查看公司資料。因此,通常只有員工要離職時,由人資與離職員工協商好離職日期,並談好是由公司管理員移除員工或由員工自行離開公司。
不小心移除或是員工不小心離開公司了,都別擔心,有補救的方法!只要重新邀請他加入公司,並確認員工檔案內容都有設定好就可以囉。這些設定必須由 WorkDo 公司管理員和人事的工具管理員『人資』一起完成,確保公司資料安全,請依公司情況完成下列必要設定。
不小心移除員工 / 離開公司的補救
STEP 01|讓員工重新加入公司
請以下方連結文章內容為準,視情況選擇『請員工主動加入公司』或『從 WorkDo 裡邀請對方』。這邊特別提醒的是員工用原本的註冊帳號就可以,不需要重新註冊帳號。
如何邀請員工重新加入公司?
員工可以自行加入公司嗎?
STEP 02|調整員工檔案
員工順利加入公司之後,系統將在『人事』工具中自動新增對應的員工檔案,將與舊有的員工檔案重複,因此請務必依照下面兩篇去調整員工檔案內容,讓內容符合其它工具所需的條件,員工才能順利恢復打卡、送假單 / 加班單 / 簽呈 / 核銷單等功能。
為什麼有重複的員工檔案?要怎麼處理?
新進員工加入公司後要處理哪些設定?
小提醒
- 員工一離開 WorkDo 公司的同時,原本已加為好友的內容也將會同步被移除(含雙方的所有貼文及聊天紀錄)。
- 離開公司的員工只要在離開公司日起算一年內,以原本的註冊帳號重新加入公司,與同事再次加為好友,網頁版的原有貼文及聊天紀錄就會原封不動完全恢復,手機 APP 上僅會恢復所有貼文,無法恢復聊天紀錄。
FAQ-ID:1154
員工要離職,要不要先設離職、設了離職還可以用、可以用哪些東西?為什麼他還在公司裡,要怎麼讓他不能再進入公司看資料?別慌,這篇完整告訴您。
這些設定必須由 WorkDo 公司管理員和人事的工具管理員『人資』一起完成,確保公司資料安全,請依公司情況完成下列必要設定。
適用方案: 免費方案
付費方案
工具權限: 員工
主管
人資
人資檢視
01|員工確定離職,我要讓他離開公司,不再存取公司資料
STEP 01|由公司管理員移除成員
- 進入『公司設定』
- 點擊『所有成員』
- 搜尋並點擊該群組成員頭像或姓名,將跳出成員名片
- 點擊『管理成員』:手機版在名片上方、網頁版在名片左下方
- 點擊『從公司中移除此成員』後,填入畫面上的驗證碼,再選擇下列按鍵
- 點擊『移除』
讓該員工離開 WorkDo 公司,系統將同步註記該員工的人事員工檔案為『離職』,該員工將無法再進入查看公司資料,若日後他使用相關帳號,可重新加入公司復職 - 點擊『移除 & 封鎖』(網頁版限定功能)
除了上述移除功能,將列入封鎖黑名單,若日後他使用相關帳號,將無法重新加入公司復職,適合用於不想讓員工有重新加入公司存取資料及員工使用公司企業網域信箱註冊時
- 點擊『移除』
STEP 02|請人資登錄離職資訊
- 切換進入公司的人事工具
- 點擊『員工檔案』
- 搜尋要處理的員工檔案
- 點擊進階搜尋鍵(▼ 圖示)
- 『員工狀態』欄位請選取『離職』並點擊放大鏡圖示
- 點擊該員工資料左前方的編輯圖示,並在跳出來的確認視窗中點擊『確定』
- 點擊下方『入 / 離職紀錄』頁籤
- 填妥離職相關資訊
- 點擊『儲存』並顯示成功訊息,日後就可在『員工離職紀錄』功能中調閱這筆離職資訊
02|我要讓員工先辦離職但暫時留在 WorkDo 公司中交接,日後再移除
STEP 01|請人資先登錄離職資訊
- 切換進入公司的人事工具
- 點擊『員工檔案』
- 點擊該員工資料左前方的空白方框圖示,將顯示藍色勾勾代表已勾選
- 點擊上方橘黃色『離職』鍵
- 填妥離職相關資訊
- 如果您同時是公司管理員,將會出現『從公司中移除此成員』選項;選擇『是』就可略過下方 STEP 02 步驟,選擇『否』則只會提醒需請公司管理員再依 STEP 02 步驟執行移除成員
- 點擊『離職』鍵及確認視窗中的『確認』鍵,顯示成功訊息,日後人資可在『員工離職紀錄』功能中調閱這筆離職資訊
- 若該員工還沒從公司中被移除,仍可正常使用 WorkDo 公司中基本溝通協作工具,個人的打卡、請假 Pro、加班、核銷、簽呈…等進階 Do 工具只能查看紀錄,無法再新增資料
STEP 02|交接完畢,由公司管理員移除成員
- 進入『公司設定』
- 點擊『所有成員』
- 搜尋並點擊該群組成員頭像或姓名,將跳出成員名片
- 點擊『管理成員』:手機版在名片上方、網頁版在名片左下方
- 點擊『從公司中移除此成員』後,填入畫面上的驗證碼,再選擇下列按鍵
- 點擊『移除』
讓該員工離開 WorkDo 公司,系統將同步註記該員工的人事員工檔案為『離職』,該員工將無法再進入查看公司資料,若日後他使用相關帳號,可重新加入公司復職 - 點擊『移除 & 封鎖』(網頁版限定功能)
除了上述移除功能,將列入封鎖黑名單,若日後他使用相關帳號,將無法重新加入公司復職,適合用於不想讓員工有重新加入公司存取資料及員工使用公司企業網域信箱註冊時
- 點擊『移除』
小提醒
- 目前員工也可自行點擊公司設定中的『離開公司』,建議先與員工協商好離開 WorkDo 公司的日期。
- 員工離開 WorkDo 公司的同時,原本已加為好友的內容也將會同步被移除(含所有貼文及聊天紀錄),因此請務必先請該員工將所有好友層級中的工作相關紀錄留存到相關群組。
- WorkDo 採公司成員人數計費,我們會自付款日起,於每月同付款日日期當天確認您的成員數量,並依成員數量收取費用。員工離職時,移除員工的時間點若在付款日前後,也許會影響您的方案費用。(了解更多:員工增加或減少會如何計費呢?)
FAQ-ID:1002
員工停職或離職後,他發佈的貼文和訊息還會在嗎?
他的打卡紀錄和他所申請的那些假單 / 加班單 / 核銷單 / 簽呈 / 客戶管理紀錄…他留下的所有資料都會消失嗎?
您的擔心,WorkDo 都知道。如果只是把人事員工檔案中的在職狀態改為停職、離職或刪除員工檔案,只要員工並未成功離開 WorkDo 裡的公司,所有資料都還留存著。當員工成功離開公司後,根據不同的情況,資料留存的時間也不同唷!
01 │ 員工和其他同仁互加好友裡的資料
- 當員工成功離開 WorkDo 公司,視同解除好友關係,原本已加為好友的內容也將會同步被移除(含所有貼文及聊天紀錄),因此請務必先請該員工將所有好友層級中的工作相關紀錄留存到相關群組。
- 一年內只要重新加為好友,原有貼文會原封不動恢復,但聊天紀錄將無法恢復。
02 │ 員工在公司及群組中的資料及紀錄
勞基法規定員工相關紀錄須留存至少 5 年(詳見下方小提醒),WorkDo 依據資料的重要程度,有不同的保存時限:
- 所有聊天紀錄會留存 5 年 │ 聊天紀錄指的是員工在聊天室中所傳送的各種訊息,包含文字、圖片、影片、位置、貼圖、表情符號以及語音訊息等格式。因此,我們鼓勵使用者將重要的業務討論新增為貼文,方便日後追溯或保存
- 其它紀錄永久留存 │ 包含 8 大基本工具溝通協作中的貼文、員工檔案、打卡紀錄、假單 / 加班單 / 核銷單 / 簽呈等申請及簽核紀錄、客戶管理 / 記帳 / 一起買 / 會議室等進階 Do 工具中的紀錄,除了工具管理員主動刪除之外,全都從寬永久保存。
03 │ 員工的私藏空間及工作圈的資料
WorkDo 帳號是屬於員工個人的,當員工離開原公司之後,新公司若也有使用 WorkDo,他仍舊可以用原本的帳號加入新公司;而原有在 WorkDo 工作圈裡與客戶溝通協作的貼文 / 聊天紀錄、他個人的私藏空間資料,並不會因為員工離開原公司而消失,將跟著他的帳號留存。
小提醒
FAQ-ID:1157
想要刪除初期導入時的測試員工檔案或同一位員工有重複的員工檔案時,請先將員工檔案的『員工狀態』改為『停職或離職』,就可以隨時刪除該員工檔案。
員工檔案被刪除後,該員工如果還沒有成功離開 WorkDo 裡的公司,他只能繼續使用基本溝通協作工具,將無法再繼續使用與人事串接的打卡 / 請假 / 請假 Pro / 加班 / 核銷 / 簽呈 / 薪資等進階 Do 工具,但原有的申請及簽核紀錄都還會留存。
正常使用下,每位員工只會有一份員工檔案,一旦員工離職或留職停薪後不復職,依約定讓他順利離開 WorkDo 裡的公司之後,建議依照勞基法規定留存至少 5 年備查再刪除(詳見下方小提醒)。
小提醒
- 勞動基準法為保障勞雇關係成立後相關權利義務之最低標準,故強制雇主備置勞工名卡、工資清冊及出勤紀錄並依法保存,係為勞動基準法第 7 條、第 23 條第 2 項、第 30 條第 5 項及第 6 項所明定。前述皆保存 5 年(點這邊看法規)。